スペイン法務省
スペインの法務省、特に業界横断型製品部門は、文書プロセスの近代化とデジタル化の必要性に迫られていました。
課題とニーズ
スペインの法務省、特に業界横断型製品部門は、文書プロセスの近代化とデジタル化の必要性に迫られていました。法務省では、社内外のアプリケーションやユーザーが多数存在します。そのため、文書を効率的かつ安全に管理、保存、アクセスするための堅牢なソリューションを必要としていました。
実装済みのソリューション
法務省はこれらの課題に対処するため、2011年にDMS（ドキュメントマネジメントシステム）にハイランドのAlfrescoプラットフォームを採用しました。
デジタルトランスフォーメーション総局は、司法部門におけるデジタルトランスフォーメーションの計画と管理を担当しています。Alfrescoを導入することで、同省は専用クラウドを通じて内部アプリケーションとエンドユーザーの両方に文書サービスを提供できるようになりました。
提供されるサービス
ハイランドの文書管理用Alfrescoプラットフォームは、主に次の2つのサービスを提供します。
- アプリケーションサービス：すべての部門アプリケーションのドキュメントリポジトリとして機能し、統合とコンテンツ管理を容易にします。
- エンドユーザーサービス：最高裁判所から治安判事裁判所まで、さまざまな司法レベルの文書の保管とアクセスを提供します。
結果とメリット
Alfrescoは、環境の簡素化と文書管理の標準化を行うことでアクセスの簡素化と一般化を実現するなど、法務省に大きなメリットをもたらしました。また、同局の基礎となるセキュリティと監査も改善されました。さらに、1日平均109,000件のファイル、300,000件の取引という大量の文書と日々の取引を効率的に処理し、最適化することにも成功しました。
サポートとメンテナンスは、6人の有資格エンジニアが担当しています。Alfrescoの世界最高峰のサポートにより、効率的なメンテナンスサービスが保証されます。また、管理、監査、統計分析のための一元化されたツールであるグローバル管理コンソールも備えており、意思決定とプラットフォームのスケーラビリティを向上させます。
アクセスとドキュメント管理を容易にするために、カスタマイズされたユーザーインターフェイスが実装されています。ワークフローを合理化するために、ID管理や電子署名などのシステムとの統合も提供されました。
今後と影響について
Alfrescoは、内部管理を合理化しただけでなく、市民や他の司法機関とのやり取りも改善しました。将来のビジョンを掲げ、同省は引き続きデジタルサービスの開発と改善を行い、すべての人にとってより効率的で利用しやすい司法を実現していきます。