University of Texas at Dallas

学資援助

UTDが学生を受け入れると、申請書は自動的に学資援助 (FA) ワークフローに入ります。FA部門は、評価の関係で大学の最大のOnBaseのお客様になりました。

ただし、FA部門によるソリューションの利用は、評価だけではありません。

最近では、大学の奨学金申請書の多くをOnBase Unityフォームに変換し、在学生と入学希望者の両方がキャンパスポータルからフォームにアクセスできるようになりました。このダイナミックなフォームでは、ログインして奨学金フォームをクリックすると、学生の名前と大学の識別子が自動的に入力されます。OnBaseはワークフロー機能を活用し、申請書を必要な関係者にルートして審査と決定を行い、大学が学生に迅速に奨学金を通知できるようにしています。

UTDの一般的な奨学金制度に加え、Naveen Jindal School of Management、Erik Jonsson School of Engineering and Computer Science、芸術・人文学部の奨学金制度も、OnBaseで構築されています。

購買

2015年、新しい調達担当部長がUTDに加わり、彼女は、調達プロセスの自動化不足に対処するため、OnBaseチームに注目しました。まず請求書処理から始めましたが、請求書は、Outlookの公開フォルダに保管されていました。誤って書類を削除したり置き忘れたりする可能性があるだけでなく、承認は長いEメールチェーンで行われていました。

OnBaseの導入により、請求書は郵便またはEメールで届き、スタッフはスキャンするか、ソリューションに直接インポートできるようになりました。OnBaseに取り込まれた文書は、レビューと承認のために必要なキューに自動的にルートされます。したがって、請求書を紛失するリスクがなくなり、効率が飛躍的に向上した。さらに、OnBaseは、古い請求書や優先順位の高い請求書を簡単に特定できるよう、請求書のステータスを可視化します。次に、購買発注書など、部門に入ってくる他の文書についても同じ手順を行います。

UTDの調達部門は現在、ハイランドのサービスチームと提携し、購買カードプロセスの課題を解決するため、同部門向けの2つ目のソリューションを開発・導入しています。

現状では、職員が出張に出て経費精算が必要な場合、紙の領収書を提出するか、スキャンして購買部門にEメールで送らなければなりません。スタッフは、領収書が届くと、手作業で各紙片とPカードの請求書の行を照合する必要があります。これは、手間のかかる作業であり、払い戻しに3ヶ月かかることもあります。

一方、新しいソリューションでは、クレジットカード会社から請求書が届くと、直接OnBaseに取り込まれます。そこから、システムが各項目を解析し、キーワードとして保存するので、検索と照合が簡単になります。従業員の場合、大学の識別子を入力すると、フォームに個人情報が入力されます。彼らに必要なことは、出張の開始日と終了日、出張の目的、各ベンダーと購入金額を入力するだけです。大学識別子を入力するだけで、個人情報が自動的に入力され、そこから、OnBaseが、自動的にフォームとクレジットカードの明細書を照合します。

Skiles氏が、このプロセス改善はキャンパスで最も目に見える効果をもたらすと考える理由

「入学やFAのような分野では、スタッフや学生の体験に大きな違いをもたらしていますが、それは必ずしも目に見えるものではありません。でも、これは目に見えるものになるでしょう」とSkiles氏が語っています。教授会は、現在のプロセスがいかに難しいかについて懸念を表明しています。

また、このソリューションの最も優れた点のひとつは、フォームの反応が非常に良いことだと述べています。「テーブルやモバイルデバイスからアクセスする際、アプリにログインする必要さえありません。ブラウザでフォームをポップアップし、レシートの写真を撮って添付するだけで、OnBaseに直接アップロードされます。色褪せたレシートで引き出しがいっぱいになることはもうありません」とSkiles氏は述べています。

施設：物理サービス

おそらくUTDは、施設部門の支部の中で最も顕著なROIを見てきたと言えます。物理サービスは、教員のオフィスや教室の机から食堂の椅子に至るまで、キャンパス内のすべての物理的資産を追跡しています。OnBase を導入する以前は、ファイリングキャビネット (大量のキャビネット) に個々の資産の所在が記録されていました。これらの紙の記録をすべて変換するために、UTDはトレーニングルームをスキャナーと学生でいっぱいにし、わずか数ヶ月ですべての情報をOnBaseにアップロードできました。OnBaseでファイルを電子的に管理・保管することで、同学部は効率性と正確には3つのオフィススペースで大学の拡大と共に需要が高まっている不動産の両方を取得しました。

キャンパス警察

テキサス州では、人事 関係の書類、特にキャンパス警察署に応募して不合格と なった候補者や退職した候補者について、厳格な保有要件が定められています。応募書類一式は約1.5インチの厚さで、140ページから150ページで構成されています。それぞれの保有期間は、5年から7年です。

スタッフは、このすべての書類をOnBaseにスキャンし、UTDがケース管理機能を使用して初めて構築した新しいソリューションを活用している最中です。警察は、電子ストレージと検索機能のメリットをすぐに理解しました。かつてファイルキャビネットで占拠されていた広スペースで必要なオフィスを間もなく再生する予定です。

OnBaseのネイティブなレポート機能は、時間とコンプライアンスという投資対効果で、警察にとってさらなるメリットをもたらします。有色人種、女性、その他のグループを含むマイノリティの雇用慣行に関する詳細なレポートを求める要望がしばしば寄せられています。このデータを取得するために、スタッフがフォルダやファイルキャビネットを調べ、手作業で書類を精査する必要があったプロセスが、マウスを数回クリックするだけで完了するプロセスへと進化し、数日ではなく数分で結果を提供できるようになりました。これを実現するために、スタッフは最初のスキャンと保存のプロセスで必要なキーワードを含めます。同部門は、すべての引用で同様のソリューションを構築する予定です。

ジェンダーセンター

1996年に設立されたGalerstein Gender Center (旧Galerstein Women’s Center) は、多様性とコミュニティ参画のオフィスを通じて、学生や教職員のためのキャンパスリソースとして発展してきました。同センターは、メンタリング、アドバイス、専門的なカウンセリングサービスをUTDコミュニティに提供しています。OnBaseを導入する前は、患者のカウンセリング情報はすべてファイルキャビネットに保管されていましたが、セキュリティと効率を高めるため、IT部門は記録を保存するための基本的なスキャンストア検索ソリューションを構築しました。また、介護者がメモを取るためのフォームも作成し、さらに、患者情報を直接OnBaseに保存するケース管理アプリケーションにも取り組んでいます。

卒業特例申請

UTDのOnBaseソリューションが実現することの多くは、学生の学業に直接良い影響をもたらします。ただし、卒業生特例申請ソリューションは、学業面に直接影響する最初のアプリケーションです。

多くの場合、大学院生はインターンシップやエクスターンシップなど、従来の授業以外の方法で学業要件を満たします。また、他大学で履修する場合もあります。卒業に必要な単位を取得するためには、卒業特例申請書を提出しなければなりません。

UTDの大学院研究科には、毎年このような申請が数百件寄せられます。さらに付け加えると、複雑なことに、各プログラムには独自の承認パスがあります。一部のケースでは、指導教官が最初の承認者となり、部門長、副学部長、大学院学部長と続きます。二重専攻の場合は、承認パスも二通りになります。

過去には、大学院事務局がエクセルのスプレッドシートで承認パスを追跡・管理し、個々のプログラム要件に基づいて学期ごとに更新していました。申請書を受け取ると、職員はスプレッドシートを開き、承認パスを確認した後、机から机へと紙を運んで署名をもらっていました。これを1学期に数百回行うことは、事務局スタッフ、アドバイザー、そして特に学生にとって退屈なプロセスであり、申請状況を知るために何週間も待たされていました。

OnBaseの使用では、大学院生は指導教官にコース要件を満たす外部研究を通知するだけで済みます。そこから指導教官は、適切なアカデミックコードをオンラインフォームに入力します。フォームを送信すると、電子承認プロセスが開始され、申請が適切な担当者にルートされるため、学生はわずかな時間で承認を得ることができます。

このワークフローはケース管理アプリケーションと連携しています。したがって、コードは手動のスプレッドシートではなく電子的に保存され、必要な順番で適切な関係者にルートされます。

障害者リソースサービス

これまで、学生がUTDの学生アクセシビリティオフィスに連絡して、テスト用の静かな部屋や特別な寮の家具など、キャンパス内での特別な便宜を求めた場合、その部署はすべてをスプレッドシートで管理していました。管理は煩雑で、この方法では職員が質問に迅速に答えることも難しく、学生にとって最適とは言えない経験となっていました。

近年、大学が拡大するにつれて、宿泊施設を求める学生の数も増加しています。一方、オフィスの予算とスタッフの規模はそうではありません。そこで、同大学はハイランドのサービスチームを活用し、すべての宿泊施設を追跡・管理するケース管理アプリケーションを導入しました。これにより、学生は、OnBaseの電子申請フォームに入力できます。その後、リクエストは、リソース割り当てのために適切なスタッフに自動的にルートされます。また、このソリューションでは、申請の受領とリソースの割り当てが、学生または教員にEメールで通知されます。これらの改善は、学生アクセシビリティオフィスのプロセスを簡素化するだけでなく、優れた学生サービスの提供も向上させます。今後、UTDはリソースのスケジューリングを自動化し、カレンダー機能を追加することで、さらに効率化を図るとも予想されます。

学生の教師評価

大学では、学生の教師評価プロセスを改善するため、別のアプリケーションの導入を計画しています。現状では、学生の教師評価は紙の書類で存在し、記入された評価は、学生のプログラムと研究分野によって指示された多数の承認者に手渡しされています。ここでも、スタッフはスプレッドシートで承認パスとプロセスを追跡します。

評価が効果的であることを保証し、州の学校が優秀な教師を惹きつけ、維持するために、報告要件として、州の職員が評価と結果の両方を閲覧することが義務付けられています。評価パスは、それぞれの被評価者のプログラムやキャリアパスによって異なるため、スプレッドシートで追跡するのは困難です。今回、大学はこのプロセスをOnBaseで追跡できるようにします。レビュー担当者は、携帯端末やノートパソコンでEフォームを活用して、電子的に提出します。これにより、大学は、OnBaseからレポートを作成して、スコアを電子的に州に送信することもできます。

学生と教職員の出張管理

UTDのチェスチームは、毎回世界ベスト4にランクされ、国際的なグランドマスターも多数輩出しています。これらの奨学金をもらっているチャンピオンは、年に数回、大会のために海外に渡航します。大学の代表として学生が旅行する際には、毎回、緊急連絡先、旅行の日程と目的、宿泊施設と旅行の手配などの項目を4枚の用紙に記入しなければなりません。また、スポンサーとなる教職員は、同行する学生のリストを含め、さらに3枚の用紙を記入する必要があります。各旅行には最低7つの用紙が必要です。大学の備品を持参する場合は、さらにもう1枚書類が加わります。このように、毎年行われる1,000を超える学生や教職員の出張に際し、大量の紙書類によるプロセスが必要でした。

しかし、幸運なことに、OnBaseを導入たプロセスの改善が間近となっています。ダイナミックフォームが、OnBaseケース管理アプリケーションを活用してPeopleSoftに問い合わせ、学生の健康状態や緊急連絡先情報を自動入力します。また、OnBaseが生徒のフォームから名簿を自動的に作成するため、スタッフは生徒の出席者名簿を記入する必要がなくなります。時間を節約し、情報をよりよく管理できるだけでなく、このソリューションによって毎年何千枚もの紙が不要になり、大学のオフィスのスペースも解放されます。

成長するソリューションとチームの拡大

UTDがOnBaseをキャンパスに導入した当初、チームはシステム管理者とサポート担当者の2名だけで構成されていました。2014年までに、チームは申請システムに140の未解決チケットを抱え、追いつかないという評判が立っていました。多くの人がOnBaseを使いたがったため、チームが追いつけなかったのです。

ユーザーの要望に後押しされ、UTDはチームを拡大させ、さらに3人の情報技術専門家を加えました。今では、100パーセントの時間をOnBaseの管理と開発に当て、チームの未解決チケットは60枚以下となっています。

UTDでは、IT部門のOnBase専門チームだけでなく、ビジネスユーザーも関与させています。毎年開催されるハイランドのユーザーカンファレンスで他の機関と意見交換した後、UTDは、2015年にソリューションアーキテクト (SA) プログラムを導入しました。このプログラムは現在、学内のさまざまな部門の5人のパワーユーザーで構成されています。彼らはOnBaseの基本的なトレーニングコース、特にシステム管理とワークフロー入門を受講します。トレーニング後は、UTDの開発環境にアクセスして、自らソリューションを構築できます。構築後、IT部門のOnBaseチームがソリューションをテストし、本番稼動前に検証を行います。

SAにとり、報奨は公約に比べてたいしたものではありません。SAは毎週2時間集合し、トレーニングを受けて、プロジェクトについて議論します。抱えている問題について話し合い、テストと本番のためにIT部門に提出する必要があるものを決定します。

「SAプログラムの最も価値あるものの1つは、ビジネスユーザーがソリューションの他の分野で行っている作業を活用できることです。たとえば、フォーム作成に非常に積極的な2人のユーザーがいて、それを学内の他のエリアでも再現することで、より迅速な影響を与えることができることです」とSkiles氏が語っています。

Skiles氏は、また学内の他の数人がこの取り組みに参加することに興味を示しているため、SAチームは近い将来大きくなる可能性があるとも述べています。

ベテランのアドバイス：デザイン、文書化、構築

OnBaseの新規ユーザー、あるいは小規模な導入で戦略的にソリューションを成長させたいと考えているユーザーに対するアドバイスとして、Skiles氏は、設計、文書化、構築という3つの言葉を挙げています。

「トップダウンで計画する」「その場限りで構築しない。そうやって、誰も理由を知らないオーダーメイドのコードを作ってしまうことになる。設計し、文書化し、そして構築する。そして、ユーザーを関与させる」とSkiles氏が説明しています。

UTDは、OnBaseソリューションを進化させる過程で、ユーザーの関与を増やし続けています。ITチームは、パワーユーザーに限らず、学内の全OnBaseユーザーを対象としたユーザーグループオープンを四半期ごとに開催し、アイデアやフィードバックを募っています。

「他部門がどのようにOnBaseを使用しているかを確認したり、今後のプロジェクトについて話し合ったり、アイデアや課題、機会を共有したりするために集まっています。ユーザーの日々のニーズを可視化することで、彼らの仕事にどのようにポジティブな影響を与え、将来の成功に貢献できるかを把握することができます」とSkiles氏が付け加えています。

別のアドバイス：他の機関のOnBaseユーザーとのネットワークを付ける

「就職して最初の週末、私は飛行機に飛び乗り、毎年開催されるハイランドユーザーカンファレンス（CommunityLIVE）に向かいました。それ以来、毎年参加していますが、このカンファレンスを通じて構築できたOnBaseネットワークをどれほど活用しているか、いくら強調してもしすぎではありません」とSkiles氏が語っています。

CommunityLIVEの一番の価値は、間違いなく他の人々とのネットワークです。プレゼンテーションの題材だけでなく、誰がプレゼンテーションを行っているのかも確認しています。他校が何をやっているのか、誰がやっているのかを知ることは、とても貴重なことです。

将来の計画

Skiles氏と彼のITチームの指導のもと、UTDは、OnBaseを拡張する価値をすぐに認識するようになりました。成績証明書の自動取得から生徒の教師評価まで、キャンパス全体で可能なユースケースの数が非常に多いため、大学は、ITポートフォリオに追加し続けるよりも、この戦略的アプリケーションを活用することで、影響力を生み出しし、価値を実現し続けることができます。

UTDのOnBaseソリューションのポートフォリオが急速に拡大する中、Skiles氏と彼のチームは、影響力、可視性、リソースに基づいてプロジェクトに優先順位を付け、学生に影響を与えるプロジェクトはリストの最上位に上げています。

UTDは、戦略計画の中で、人と人との積極的な関わりを増やすことを目指しています。OnBaseのようなテクノロジーを活用することで、教職員は手作業で時間と労力のかかるプロセスを自動化し、学生の将来に向けたサービスや準備など、最も重要な事項に集中することができます。

同大学はOnBaseを、IT部門の変更管理から、全米屈指の公立大学になるという同大学のビジョンを支える研究面まで、他の多くの分野にも拡大したいと考えています。OnBaseを活用して効率性を向上させ、UTDのスタッフが継続的なイノベーションの機会に集中できるようにすることで、紙ベースのプロセスをなくすというUTDの当初の目標を達成できることは間違いないでしょう。

「実際、大学は年間10％近いペースで拡大しています。10年前に機能していたプロセスはもう機能しません。その時の規模は半分でした」とSkiles氏が語っています。

Eメールを印刷し、署名し、スキャンして文書をEメールで送信し、机から机へと手渡しするようにユーザーに強いるプロセスは、時代遅れで非効率的です。Skiles氏は、紙のプロセスを電子化するだけでなく、OnBaseを使った自動化やダイナミックなアプリケーションの作成を通じて、文書に含まれる情報を活用できることの価値を認識しています。

「より多くの学生をサポートするためには、効率性を維持する必要があります。大学のコストを増やさずに、官僚的な要求を満たす必要があります。キャンパス中に紙切れを送るだけでは、そのようなことはできません」とSkiles氏が語っています。

「OnBaseを使う上で私が気に入っていることは、あらゆる問題を容易に解決できるということです。キャンパスで構築できるソリューションの数に制限はなく、仕事にプラスの影響を与え、生活を改善し、効率化を支援する機会が多くあります」とSkiles氏が結論付けています。