Sentara Healthcare

医療 提供者にとっての重要な課題は、患者ケアと請求用の非構造化臨床データを処理し同化することです。バージニア州とノースカロライナ州にサービスを提供する大規模な非営利医療システムのSentara Healthcareは、OnBase高速スキャン、フォーム管理、ワークフローを活用して、労働集約的な臨床、管理、財務プロセスを自動化し、スタッフの生産性、患者ケアの決定、払い戻しを改善しました。

医療ツールの向上

新しい患者が提出する紙の記録は、HIM部門ですぐに山積みなります。患者の病歴への迅速なアクセスを確保することは、医療上の決定を改善するために重要です。HIMSSは、EMRAMステージ７で患者のEMR内の記録を統合するために必要なコア品質基準として24時間を確立しました。

Sentara Healthcareは、12の病院にまたがって何百もの医療施設を抱えていることから、患者から受け取る文書の種類が複雑で多様でした。Sentara Healthcareが患者記録の取り込みに利用していたスキャンツールは、スタッフのニーズを満たしていませんでした。Epic EMR や OnBaseコンテンツサービス・プラットフォーム への文書取り込みの信頼性は高くありませんでした。しかも、スキャンされた文書の出所は不明でした。また、文書の種類や記述子を追加する機能がなく、スキャンのスイープ処理がうまくいかないこともありました。

「私たちは、人々が仕事をしやすくし、紙の文書を受け取ってから30分以内に患者のEMRに移行するというサービス要件を満たしたいと考えていました」とIT運用マネージャーのTara Neitzel氏は述べています。

Sentara Healthcareはハイランドと協力し、マスター設定とローカル設定を行い、アイコンを設定することで、600ヶ所以上のスタッフがボタンをクリックするだけで、文書の種類と記述子を選択し、スキャンしてOnBaseに取り込み、Epic EMRから直接アクセスできるようにしました。

OnBase高速スキャンテクノロジーにより、管理者は、各部門や各拠点のニーズに合わせて、構造化されていない患者文書の取り込み を設定することができます。

Neitzel氏は次のように語っています。「新しい施設のセットアップは簡単で、構築完了後のメンテナンスも少なくて済みます。スキャンに問題があれば、サポートチームがすぐに場所を特定してフォローアップをしてくれます」。

Neitzel氏は、「あなたが学ぶ最も簡単なことだ」とが臨床医に語っています。

「臨床医や管理スタッフは、ドロップダウンメニューからドキュメントタイプやEpicの説明をクリックし、スキャンしてアドホックファイルやバッチファイルをOnBaseにインポートします。高速スキャンでは、選択した部門がテキスト記述子を追加するオプションが提供されています。各文書はバーコード化されているため、HIM部門はすべての患者情報とEpicの説明を受領時に確認できます。

Neitzel氏によると、現在、0.28秒でインデックスを作成しています。高速スキャンは、大幅に広まり、組織全体で650から700のスキャン拠点に導入されています。このテクノロジーにより、HIMスタッフの作業が大幅に削減され、品質保証により多くの時間を確保できるようになりました。現在では、書類の97％が患者の記録に記載され、30分のサービス合意より83%改善されています。

「OnBase高速スキャンは、組織全体および多くの部門で活用されています」とNeitzel氏が語っています。たとえば、

• 高速スキャンは、輸液センターが外部のプロバイダーや輸液薬局と連絡を取るための経路として使用され、その後、注文はEpicに統合されます。
• 資材管理スタッフは、荷物の到着時に明示的にスキャンされた梱包明細を簡単に検索するために使用しています。
• リファレンスラボのスタッフは、検体到着時にバーコードによる依頼スキャンを行うことで、請求担当者への請求処理を迅速化しています。
• 病院と専門家への請求では、このソリューションを活用し、バランスの取れた作業キューを確立するルールに基づいて、完全にインデックス化された通信文書、財務支援文書、および弁護士依頼を適切なスタッフにルートしています。

遠隔医療ワークフローは、一度に複数の患者の複数の文書をスキャンできるようにすることで、7つの異なる施設で強化されました。これにより、遠隔医療スタッフと、これらの文書のインデックスを作成するHIMスタッフの両方の効率が効果的に向上しました。

Sentara Healthcare社は、リエンジニアリングとリーン技術を適用して付加価値のない手順を排除し、チームはOnBase高速スキャンテクノロジーを利用して、文書ワークフローの管理と追跡を自動化、簡素化、高速化しました。最終的に、このプロセス改善は、Sentara Healthcareの全従業員に影響を与え、250万ドル以上と予測される大幅なコスト削減とコスト回避につながりました。

高速スキャンに加え、Sentara Healthcareは、さまざまな部門でOnBaseテクノロジーを積極的に活用しています。以下はその例です。

医療情報管理

請求漏れの防止

特に点滴投与では、観察時間の測定値漏れや不正確な測定は、最も頻繁に発生する収益損失の原因のひとつです。Sentara Healthcareでは、既存のOnBase eフォームテクノロジーツールキットやワークフロールーティングを活用して、使いやすいソリューションを提供することができました。

「点滴と注射の管理やベッドサイドでの処置は、経過観察フォームを患者識別情報に基づいて自動入力し、請求データは、時間数に基づいてを計算しているため、経過観察訪問に対して正確に支払われます」とNeitzel氏は述べています。

患者アクセス

スケジューリングと承認管理を一元管理するペーパーレス処理への移行

Sentara Healthcareは、ファックスで毎月39,000通受信する紹介承認管理ワークフローを紙から電子化に移行できました。今では、依頼の受信、インデックスの作成、ルートによる承認管理の迅速化、OnBase内での追跡や保存、Epicとの統合などが簡単に行えるようになりました。その結果、効率が向上し、運用コストが削減されました。自動ダイヤル技術との統合により、患者はスケジューリングの準備ができていることを知ることができます。

患者登録サポート

OnBaseとEpicの統合により、登録担当者は患者の到着時に署名を電子的にキャプチャし、フロントオフィススキャンを利用して保険証と写真付き身分証明書をスキャンすることができます。

臨床

外部検査、イメージング、心臓病のオーダー：ファックスオーダーによる電子ファイリング

Sentara Healthcareは、OnBaseを使用して、地域全体のプロバイダー向けに、ファックスされた検査、画像、心臓病のオーダーを一元的にキャプチャして保存しています。外部の検査ソフトウェアとの統合やシンプルなカスタムクエリにより、オーダーを簡単に見つけて、患者の遅延を減らすことができます。

入院前手術スクリーニング

OnBaseは、外部の診療所から送られてくる入院前手術スクリーニング書類の管理を簡素化しました。文書は、OnBase内でインデックスが作成され、HL7経由でEpicに送信され、プロバイダーとの通信が記録され保持されます。

外部から受け取った患者検査結果をEMR内に統合

肺、心臓、消化器アプリケーションなどの外部ソフトウェアシステムから受信したPDF結果は、OnBaseを介してワークフローに送信され、Epic内に統合されます。

サバイバーシップケアプランの処理

Sentara Healthcareは、がん委員会が制定した要件に準拠するため、OnBase eフォームを利用して、がんの種類に応じたさまざまながんサバイバーシップケアプランの患者情報を収集しています。フォームはインポートされ、さまざまな診療システム内で完成するようルートされた後、Epicと統合されます。

在宅医療とホスピス向けOnBase Roverモバイル統合

Roverとのモバイル統合により、Sentara Healthcareは、Epic Roverとモバイル統合することで、現場の臨床医が20以上のeフォームを在宅医療患者に提供できるようになりました。フォームはアプリケーション内で簡単に入力・署名でき、患者のEMRにセキュアにアップロードできます。

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