ペンシルベニア財務部門

課題

多くの人がペンシルベニア州財務省は、連邦市民のほとんどにとって事実上の小切手帳だと考えていますが、政府 機関はそれ以上のことを行っています。税金を投入することで税金を低く抑え、大学の貯蓄プログラムなどの財源を提供しています。

財務省の主な責務の1つは、資格のある市民が受給を承認された資金を確実に受け取れるようにすることです。需要が多い時期でも、失業やその他の補足支払いと同様に、これらの支払いは迅速かつ効率的に処理する必要があります。さらに、連邦は処理を社会保障局に委託したため、一部の支払いにはそれぞれ10ドル以上の費用がかかる場合があります。毎月30万件以上の支払いを処理するため、経費がすぐにかさみました。こうした中、財務省は、紙ベースのプロセスを電子化するソリューションを求めました。情報提供の要請と提案依頼のプロセスに時間をかけ、財務省は3つの製品を選択しました。そして最終的に、すべてのカテゴリーで傑出した製品だったハイランドのエンタープライズ情報プラットフォーム、OnBase を選定しました。

解決策

財務局は、ハイランドの認定ソリューションプロバイダー、IMR Limitedと協力してOnBaseを購入し、最も重要な3つのプロセスを推進するソリューションを導入しました。OnBaseの導入以来、財務局は複数のプロセスで数億ドルのコストを回避しています。

OnBaseのサポートで、財務局は組織全体のプロセスを高速化し、住民への対応を早めています。最も顕著な成功の1つは、失業手当の支払いプロセスの自動化です。2008年後半に請求が殺到する以前から、財務局はこのプロセスを管理する大量の紙書類と格闘していたのです。

「OnBaseなくして、最近の失業手当の要求を制御できたとは思えません」とAlpaugh氏が語っています。

実際、要求が高まっていましたが、財務局は小切手を期限内に確実に市民に支払うために、このプロセスに関与する必要はほとんどありませんでした。OnBaseワークフローの使用で、市民が申請書を提出してから小切手を受け取るまでのトランザクションの99パーセントが完全に電子化されています。印象的なことは、財務局は市民が口座振込やデビットカードで支払いを受け取れるようにしたことです。紙の小切手を受け取る市民は1%にも満たない状況でした。

議会が失業手当の支給を停止したり開始したりした際にも、財務局は対応することができました。

「OnBaseのおかげで、支払い再開のスイッチを入れる準備ができていました」とAlpaugh氏が話しています。

OnBaseはまた、州の補助助成金 (SSP) プロセスを置き換えることで、財務局の別の重要なプロセスを改善しています。 投資対効果 (ROI) に関しても、OnBaseは、このプロセスで財務局のROIを8時間未満で達成しました。2005年以前は、公共福祉省 (DPW) が社会保障庁と契約してSSPの支払いを管理していました。ただし、これにより、各支払いの処理に10ドル以上の費用が財務局にかかり、毎月30万件以上の支払いを送信するため、部門には毎年3,000万ドル以上の費用がかかります。

このプロセスをOnBaseで処理し、完全に自動化することで、州は各取引のコストを大幅に削減しました。

「OnBaseでSSPプロセスを自動化することで、投資対効果をほぼ即時に実現しました。つまり、DPWはその資金を有権者に役立つ他のプログラムに充てることができるのです」とAlpaugh氏が説明しています。

優位性

• 高まる失業保険申請要求に対応：OnBaseワークフローでは、トランザクションの99%が完全に電子化しています。 
• 連邦政府の処理を局内に取り込んで、トランザクションコストを削減：OnBaseでプロセスを自動化することで、ROIを8時間以内に実現しました。
• 四半期ごとに800万ドル、毎年3000万ドルのコストを回避：これらのコストを回避することで、同局はこの資金を他の重要なプログラムに提供し、市民により良いサービスを提供できます。