The Judge Group
人材派遣会社がローコードケース管理ソリューションでオンボーディングを改善しています。
課題
世界中に顧客を持つ有数な人材派遣会社であるThe Judge Groupは、急速な成長を続けています。このため、しばらくの間、人事部の契約社員オンボーディングプロセス に大きな負担がかかりました。
「私たちは、外に目を向けるという意味で時代の流れに乗り遅れていました。登録者には、多くの選択肢があります。そのため、オンボーディングの経験は、効率的で現代的でなければなりません」とERPシステム部長のRen Bellu氏が説明します。
オンボーディングとコンプライアンスの取り組み向けに、さらに優れたソリューションを構築するよう、認定ソリューションプロバイダーのMTS Software Solutionsのサポートを受けた同社は、ハイランドのOnBaseコンテンツサービスプラットフォーム に注目しました。
文書をネットワークフォルダやExcelスプレッドシートから手作業で追跡していた日々は終わりました。
「満たさなければならない要件は、非常に複雑です。必要とする文書やフォームは、登録者の種類や雇用状態、雇用する側の特定の顧客、さらには個々のケースで大きく変わってきます。OnBaseは、こうした異なるケースを柔軟に対処します。
コンプライアンスマネージャー は、斡旋に必要な文書テンプレートをOnBaseで定義し、すべての担当者が確実に同じ情報を使用するようにします。
「バージョン管理は大きなメリットです。以前は、複数のバージョンがありましたが、今は、OnBase内で直接管理できるので、非常にセキュアな状況です」とBellu氏が語っています。
オンボーディングが開始すると、コンプライアンスの担当者は、ボタンをクリックするだけで、それぞれの斡旋ケースで必要となる文書一式を作成します。OnBaseは、オンラインのポータルサイトで登録者に文書一式を配信し、Eメールで文書を利用できることを通知します。
OnBaseの素晴らしい点は、何にでも対応できる機能があることです。本当にコードを書く必要はほとんどありませんでした。
— The Judge Group、ERPシステム部長、Ren Bellu氏
解決策
The Judge Groupでは、登録者の人事関連文書などの重要なコンテンツを、OnBaseで管理していました。そこで、OnBaseシステムの特長である柔軟性を活かし、登録者のオンボーディングプロセスを向上するためのシステムをOnBaseケース管理ソリューションで迅速に構築することを決めましたアプリケーションを構築するIT担当者にとって、ポイントアンドクリックで設定できることは、非常に重要でした。
OnBaseでは、コンプライアンス担当者が各登録者への職の斡旋をケースとして作成し、登録者のあらゆる情報、斡旋データ、人事で必要な文書を１ヶ所で管理します。また、OnBaseは、ERPのような別のアプリケーションと連携して重要な情報を保存し、最新の登録者データをケースに関連する他の情報とともに表示します。
登録者は、このポータルサイトから就職に必要なすべての文書にアクセスし、電子フォームに入力してコンテンツをアップロードします。文書の署名も電子的に行えます。その結果、時間を節約できるだけでなく、オンボーディングのエクスペリエンスが向上しました。
入力済みの文書やフォームはOnBaseのケースとなり、コンプライアンスの担当者にあらゆる情報を360°の全体像で提供します。
OnBaseのケース管理を使用することで、同社は、コンプライアンス担当者と5,000人の登録者のエクスペリエンスを向上させると同時に、IT担当者に柔軟なプラットフォームを提供して成長への対応と企業全体におけるアプリケーションの構築を可能にしました。
優位性
アプリケーション設定タイムラインの短縮：3人のIT担当者が、議論と設計から本番稼動まで9ヶ月未満という記録的な短期間で、完全に機能するアプリケーションを構築しました。OnBaseは、自動Eメール通知や担当者がケースに関連する文書を即時に閲覧できるクロスリファレンスなどの機能をカスタムコーディングなしで構築しました。
契約社員のエクスペリエンスを向上：「契約社員にとってのメリットは非常に大きいです。文書をダウンロードして保存したり、署名後にスキャンしてEメールに添付する必要がないのです。今では、たった1回のクリックだけです」とBellu氏が説明します。
人事部のオンボーディングを簡素化して効率を向上：マネージャーは、契約社員の配置に関連する すべての人事やコンプライアンス情報 を1ヶ所で完全に把握できるため、アプリケーション、フォルダ、スプレッドシートを切り替える必要性を最小限に抑えることができます。
将来の成長に向けて拡張可能なプラットフォームを提供：OnBaseには数百万件の文書が保存されているため、同社は、契約、買掛 、その他の 人事機能 などの分野で、ソリューションのケース管理およびプロセス自動化機能を活用して、コンテンツをさらに活用する大きな計画を立てています。