Horry郡
地方自治体がハイランドRPAを使用して、人手を介さずに30,000の固定資産税申告書を処理しています。
課題
多くの 地方政府機関 と同様、Horry郡監査官事務所も大量のデータ処理に慣れていませんでした。また、多くの地方政府機関のように、紙文書とデジタル文書が混在しており、限られたスタッフで、切り離された複数のアプリケーションから重要なデータを手作業で抽出、検証、入力していました。
毎年、監査官事務所には90,000以上の固定資産税申告書が送付されますが、6人の職員がこの処理を完了するには、およそ半年かかっていました。このプロセスに必要な手作業は、限られた労働力を1年の半分拘束し、他の重要な業務から遠ざけていました。
そうしたことから、監査官事務所は、このプロセスを最新化する必要があると判断しました。Horry郡のIT/GISと協力し、電子納税用のOnBase Unityフォームと紙書類のデジタル化向けOnBaseアドバンストキャプチャを実装したことで、紙記録の量を削減しました。
その後の2年間、COVID-19の大流行により、オフィスへのアクセスが制限されたスタッフがリモートで作業していたことから、手動処理に利用できるリソースにさらなる影響が生じたため、デジタル化プロジェクトのタイミングが適切であることがわかりました。それでも、さらなる最新化の機会がありました。
紙の記録量を減らす助けにはなりましたが、プロセスの多くは依然としてほとんど手動のままでした。郡は プロセスの自動化 を必要としていましたが、郡の監査局が使用していたQS/1税務処理ソフトウェアには、ハイランドのOnBase を含む基幹業務アプリケーションと統合するAPIやその他の手段がなかったため、これは困難であることが判明していました。
Blue PrismからハイランドRPAへの移行は、ハイランドRPAとOnBaseの緊密な統合のおかげで簡単でした。さらなる喜びは、ハイランドRPAがBlue Prismよりもはるかに簡単に設定できることが証明されたことです。
— Horry郡、最高情報責任者、Timothy Oliver氏
そこでHorry郡のIT/GIS部門は、ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) を試すことにしたとHorry郡の最高情報責任者のTimothy Oliver氏が説明しています。RPAは多くの場合、オプションにシステム統合がない反復的で手動のデータ入力プロセスに適しています。当初はBlue PrismのRPAを試していましたが、使いやすさとOnBaseとの統合性の高さから、最終的に ハイランドRPA に落ち着きました。
解決策
人の作業負荷を軽減
Horry郡監査官事務所は、申告データをQS/1アプリケーションに入力するという反復的で面倒な作業を自動化するためにRPAを導入しました。ハイランドRPAは、複雑なタスクに対応するため、条件付きビジネスルールを使用しています。たとえば、申告書の提出者が、ある不動産物件を主な居住地と主張した場合、ハイランドRPAはこの情報を別の機関業務アプリケーションのAumentumと照合して検証し、それに従って処理を進めます。ハイランドRPAは、提出された数値に誤りや不正がある可能性が高い場合、ルールを使用して認識したり、フラグを立てて人間の監査官が見直せるように転送したりできます。
導入初年度、ハイランドRPAは、90,000件の申告書の3分の1を人の手を介さずに処理することに成功しました。その結果、監査官事務所スタッフの負担を大幅に軽減し、より価値の高い業務に従事させることができました。
リスクを軽減しコンプライアンスを向上
Oliver氏は、RPAのビジネスルール設定は学習プロセスだったと認識しています。人間が長年経験してきたことを、再現可能な論理ルールに変換してRPAが従えるようにすることは、必ずしも簡単ではありません。しかし、同郡ではビジネスルールの構築と検証に時間を投資した結果、ビジネスプロセスにおけるエラーや例外の件数を削減できました。
ハイランドRPAのユニークなメリットの1つは、ボットのすべてのアクションがログに記録されるため、設定時のトラブルシューティングを容易に行えることです。また、監査官がすべてのシステム操作や税務ファイルへの変更にアクセスできるため、コンプライアンスへの取り組みも簡素化されます。
始まり
ハイランドRPAは、Horry郡監査官事務所の人の作業負荷を軽減し、有能な助手であることが証明されました。これは、始まりに過ぎません、とOliver氏が語っています。
RPAは、IT/GIS部門の新しいツールです。Oliver氏と彼のスタッフは、プロジェクト会議中に「RPAではできないのか？」よく質問されると語っています。