Grupo Eulen
Grupo EULENは、Alfrescoプラットフォームを活用できるよう、100万件以上の文書を直感的でアクセスしやすいリポジトリに移行しました。
課題
Grupo EULEN は法人、研究機関や公共機関向けサービスの大手企業です。事業の多角化を特徴としており、清掃、総合メンテナンス、短期人材派遣などの分野で事業を展開しています。このグループは現在7,000社以上の顧客にサービスを提供し、ヨーロッパ、アジア、ラテンアメリカに拠点を構えています。
スペイン全土および世界的な事業ネットワークで大きな存在感を示すGrupo EULENは、75,000人以上の従業員を擁し、社会的責任への力強いコミットメントを果たしています。同社は女性の社会進出を積極的に支援するだけではなく、障がいを持つ従業員を12,000人以上雇用しています。
ヨーロッパほどにはデジタル化が普及していない国々でも事業を展開する大企業によくありがちですが、Grupo EULENもまた紙媒体の文書に依存しており、それが大きな課題となっていました。同社の試算では毎日2,500部以上の書類が取り扱われ、しかもそれぞれが200種類近くに細分化されていました。
さらに事態を悪化させていたのは、各従業員や部署がそれぞれ独自のやり方で作業していたため、標準化が不可能なことでした。また、Grupo EULENでは、3つの異なる文書管理システムを使用したことも状況を複雑にしていました。最終的には、包括的なデジタル化が不可欠と判断され、文書が「デジタルで生まれ、デジタルで死ぬ」という新しい運用体制を導入することになりました。これを達成するために同社では以下の目標を掲げました。
- デジタル形式で文書を生成すること
- ファイルを適切かつ安全に保管すること
- データ保護を徹底すること
- 文書へのアクセスを安全かつ容易なものとすること
- 文書を自動アップロードすること
- 文書管理システムを他のシステムと連携すること
- デジタル署名を導入すること
解決策
この課題に対処するために、EULENの経営陣はAlfrescoソフトウェアをベースにしたÁrticaプロジェクトを立ち上げました。このプロセスは2018年、コンピテンシーセンターの設置知識を持つ戦略コンサルタントに相談したときに始まりました。次のステップとして、プラットフォームの統合と、優れた実践のためのルールとロードマップの作成が行われました。
2年後には実地運用が始まり、95,000件以上の記録がアップロードされ、多機能プリンター（および他のシステム）が統合されました。この段階で、69種類の書式と9つののテンプレートが統合されました。プロセスの完全なデジタル化は差し迫って完了させなければならない課題でしたが、一部の従業員はまだ電子メールにアクセスできなかったため、プリンターの使用を廃止できないでいました。
2022年に始まった次なるステップでは、主に人事管理、データ保護、契約と署名サービスの統合に焦点が当てられました。具体的には、100万件を超える文書が移行され、90種類の文書が統合され、約800のテンプレートが完成しました。Alfrescoのカスタマイズは簡単であったため、ユーザーフレンドリーなインターフェースも難なく作ることができました。
現在、Arctica は非常に多様な情報を収集しており、さらに複数の情報源を利用する必要があります。現在、次の 3 つの署名プロバイダーがあります。
- ERP
- Google ドキュメント - EULEN グループのオフィス スイートの前提条件。
- 多機能プリンター - 予想されていたとおり、かなりの数の職員が退職願（またはその他の書類）を紙で提出しましたが、Alfrescoのおかげで、プラットフォームにスキャンされることにより、文書は自動的にシステムに表示できました。しかし、各プリンターが異なるオペレーティングシステムを使用しているため、これは複雑なプロセスであり、統合ソリューションが必要でした。
目下のところは複数のソリューションの統合が主な課題になっています。Grupo EULENは署名プロセスをプロバイダー3社から1社にまとめることで、最適化を目指しています。これはOracle ERPとの統合、クラウドモデルの実装、そしてもちろんAlfrescoとのコラボレーションによって可能になるでしょう。
優位性
より効率的に
プロセスの統一と一ケ所に集約された登録により、時間を短縮し、ユーザービリティを向上させます。
法的なコンプライアンス
より効率的な管理により、紛争が発生した場合でもタイムリーな対応が可能となります。特に Ártica プロジェクトは ISO 規格 15489、30300、30301 に準拠しています。
さらなる節約
紙媒体の文書が減れば、電気代やプリンターにかかるコストも削減できます。
アクセシビリティとユーザビリティの向上
カスタマイズされた使いやすいインターフェース。
さらなるセキュリティ
デジタルトランスフォーメーションにより、データ保護が強化されます。