Canal Barge
海運会社は、手作業の処理を排除し、可視性を高めることで、財務業務を変革しています。
課題
Canal Bargeは、大量の紙を消費していました。買掛 処理部門が最も多く、年間30万枚～50万枚を使用していたため、海運業社には変革が必要でした。成長するビジネスを支えるためには、紙書類を保管できる場所に移転するか、紙の使用を排除する技術ソリューションを探すかのどちらかが必要でした。
Canal Bargeの情報システム兼ナレッジ管理責任者のCarl Fravel氏は次のように述べています。「当社には何年もの間、社内に 文書保管 場所がありました。
それは、施設のかなりの部分を占有し、スペースがないことはわかっていたので、より広い建物に移転するか改装する必要があると考えていました」。
Fravel氏と彼のチームがハイランドの OnBase を見出したのは、そうしたときでした。「将来が見え、不動産を節約するだけでおそらくこのプロジェクトを支払えると気づきました」とFravel氏は語っています。
解決策
OnBase認定ソリューションプロバイダーの DataBank と協力して、Canal Bargeは、2013年にOnBaseを実装して金融業務を簡素化しました。
効率を上げ、業務を改善し、支払管理の可視性を向上
OnBase以前は、手動による紙書類の処理が買掛管理の標準でした。請求書を受け取ると、支払い担当者が追跡目的でそれぞれの請求書にコードを入力し、記録用にコピーを作成しました。その後、請求書の承認を得るよう、社内メールを介して回覧していました。承認には数日かかることもあり、可視性 はありませんでした。請求書は、郵便受けや誰かの机の上に置かれていることが多く、その状態を誰も把握できませんでした。承認が完了すると、請求書は支払いのために支払い部署に返送されました。
OnBaseを実装することで、Canal Bargeは、請求書の承認プロセスを変えました。手作業による処理への依存がなくなり、紙のコピーも排除しました。今では、請求書が届くと、OnBaseが 自動的に必要な請求書データ をキャプチャします。
OnBaseとCanal BargeのERP、Infor Lawson の統合により、ベンダーの検索と検証を迅速に実行し、請求書を承認に向けて進めることができます。OnBaseは、承認する請求書があるとレビュー担当者に自動的に通知し、レビュー担当者はデスクトップまたはモバイルデバイスから承認できるようになりました。承認されると、支払いのために抽出され、Infor Lawsonに表示されます。
紙書類の排除は、OnBaseがもたらした最大のメリットでした。Canal Bargeは、もはや大きな建物への改装や移転という高額の費用がかかる決定を下す必要はありませんでした。事実、同社は人材を追加することなく、ビジネスの拡大を続けています。請求額が20％増加した大きな契約を結んだ後も、業務を維持するために支払い担当者を増員することは不要でした。
可視性の向上もOnBaseによるメリットの1つです。スタッフは今では、承認プロセスのどの段階であっても、ステータスを確認できるようになりました。
「経営陣が支払管理状況を監視する機能が格段に向上しました。OnBaseにアクセスして見るだけで良いのです。請求書の支払い有無を表示したり、請求書への応答時間、平均支払い時間といった統計を入手したりできます」とFravel氏が語っています。
手動の処理を排除し、請求書の正確性を向上
輸送サービスプロバイダーのCanal Bargeは、支払請求書と売上請求書を多数生成しており、それぞれの請求書に証拠書類を添付する場合があります。OnBaseを実装する以前は、請求書に添付される情報を正しくお客様に伝えることは手間がかかり、紙を使用して処理していました、とFravel氏が話しています。請求担当者は、請求書に添付する証拠資料を手作業で集めていたのです。手作業による資料の収集とフィルタリングのプロセスは、手間がかかり、ミスが起こりやすいものでした。現在、請求プロセスのほぼ全体がOnBase で管理されています。スタッフがすべての資料と請求書自体を企業情報プラットフォームで直接収集して組み立てるため、以前は手作業で行われていたプロセスが不要になりました。
全体として、紙書類からOnBaseへの移行は成功しました。
「OnBaseシステムは、請求書の精度の向上に役立ちました。OnBase以前なら、請求プロセスは手動で複雑でしたが、現在使用しているワークフローは、シンプルで正確です。しかも間違いも少ないです」とFravel氏が説明しています。
「経営陣が支払い状況を監視する上で、非常に優れた機能があります。OnBaseにアクセスして見るだけで良いのです。請求書の支払い有無を表示したり、請求書への応答時間、平均支払い時間といった統計を入手したりできます」とFravel氏が語っています。
— Canal Barge、情報システムおよびナレッジ管理担当ディレクター、Carl Fravel氏
優位性
プロセスの可視性を向上
買掛管理では、スタッフは承認プロセスのどの段階に請求書があるか簡単に把握できます。「請求書が誰のデスクの上にあるか考えることはありません」とFravel氏が語っています。
今では、ワークフローで把握できます。ただ、OnBaseにアクセスして誰のキューにあるか見るだけです。
セルフサービスアクセスを提供
「買掛管理と売掛管理チームは、監査人が来社するとOnBaseへのアカウントログインを提供するだけで済むことを喜んでいます。監査人も請求書がどこにあるか聞く必要はありません。簡単に自分で探せるのです」とFravel氏が説明します。
コンテンツのセキュリティを確保
Canal Brageは、OnBaseソリューションを ハイランドクラウド でホスティングすることは、オンプレミスの展開よりも有益だと評価しています。
「ダウンタイムやデータの紛失または盗難の心配も、自社システムより安全です」とFravel氏は述べています。