ボフロスト
bofrostは、広範なプログラミング知識を必要とせずに、プロセス最適化を迅速に展開する必要がありました。同社がOnBaseを用いて成功を収めた事例をご紹介します。
課題
55年以上にわたり、bofrost* は一流の品質、卓越したサービス、そして何よりも顧客に合わせたアドバイスで知られています。1966 年創業、ライン川下流のシュトラーレンに本社を置くこの家族経営の会社は、アイスクリームと冷凍食品を専門に扱う直販企業として現在ではヨーロッパのマーケットリーダーとなっており、欧州の 11 か国に254店舗を展開しています。390 万人の顧客のうち約 210 万人がドイツに所在し、同社のシームレスな冷凍食品チェーン、卓越した鮮度、確実な食品衛生と味の保証を高く評価しています。サステナビリティ、天然資源の責任ある利用、そして社会的責任へのコミットメントは、同社の企業理念の大切な要素となっています。社内の業務プロセスと作業のメソッドは、同社のサービスと品質の基準を満たすように、また顧客に合わせた個別の提案とアドバイスのため営業チームに可能な限り最高のサポートを提供するように設計されています。IT の分野では、コンテンツベースの業務プロセスが特に重視されています。同社はITを活用して、いまだにアナログな業務プロセスを包括的にデジタル化し、コンテンツとデータを事業用システムに安全に統合して、チームの日常業務に役立てています。
ローコードは不可欠な前提条件
この家族経営の企業では、テクノロジーのサプライヤーに特別な要件を課しています。bofrost*ではITが非常に高く評価されています。「ITチームは優れた人材で編成されており、その豊富なノウハウを社内開発に惜しみなく提供しています。だからこそ、ローコードソリューションは当社にとって非常に重要なのです」と、bofrost* のITコーポレート サービスチームのリーダー Lee Robinson氏は言います。つまり使用する標準ソフトウェアは非常に柔軟で、社内開発に簡単に統合でき、迅速に実装できるものでなければなりません。これはまた—最初に中心部で展開した後—新たにローンチされた多くのソリューションが、会社全体の各部署に展開され、業務に使用できるようになることを意味します。さらにbofrost*はクラウドファースト戦略にも力を入れており、データストレージ、データ保護、データセキュリティを重視した柔軟性も必要としています。
文書を検索するだけで時間がかかり、非効率的でした。今ではスムーズなデジタルプロセスを実現しています。
— bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG.、ITコーポレートサービスチームリーダー、Lee Robinson
解決策
ハイランドの OnBase は汎用エンタープライズ・コンテンツ管理システムとして bofrost* を支えており、社内のさまざまなポイントで使用され、SAP やレガシーシステムなどの多数のソリューションを接続しています。人事部門では人事ファイルの管理に広く活用されている他、購買部門の複雑な契約書類も、契約管理ポイントソリューションを利用して OnBase 上にアーカイブされています。さらにヨーロッパ各国の本社で使用されてい 6,000 台の車両ファイルも、すべて OnBase 経由で管理されています。「当社の営業スタッフは毎日外回りに出ています。検査、費用見積もり、損害ファイルなどは、以前は Outlook で管理していました。文書を検索するだけでも時間がかかり、非効率的でした。今ではスムーズなデジタルプロセスが実現しています」。Robinson 氏はそう語っています。bofrost* では個別のプログラムと標準ソリューションが密接に連携しており、これは同社が OnBase に非常に満足しているもう 1 つの理由になっています。
OnBase は「文書管理の十徳ナイフ」
これは会社内でのソリューションの定着の早さにも反映されています。アイスクリームと冷凍食品の直販で市場をリードする同社では、まず 2 つの部門で OnBase の導入を始め、その後急速に導入規模を拡大しました。システムのユーザー数は現在では 150 件程度まで増えており、その流れはさらに進んで、契約管理から IT 調達にまでおよびます。「一度基本原理を理解できれば、そのソリューションは簡単に他の部門の要求に合わせて複製することができます。すでにあるものを使えばいいので、実装に時間はかかりません。私たちにとって、OnBaseは文書管理の十徳ナイフです」と Robinson 氏は語ります。具体的には、たとえば文書中心の車両管理部門であれば、さまざまなタイプの費用見積もりを独自に作成し、ソリューションに入力することができます。かつてアーカイブに保管されていた文書は、長さにして数メートルにもおよぶものでしたが、今では完全にデジタル化されたシステムがあり、在宅勤務でもクラウドベースで簡単に使用できます。認証コンセプトの開発により、さまざまな部門の従業員や支店マネージャーが、自身の業務に合わせて情報を確認できるようになっています。 SAP と Workday でのマスターデータ管理、OnBase での文書と契約書の生成、DocuSign での署名プロセスなど、「OnBase によって、私たち IT 部門はより迅速に必要な専門アプリケーションを実装し、ソリューションを提供することができています。アプリケーションからアプリケーションへと、実装を進めるたびにどんどん簡単になっています」と Robinson 氏は語っています。
企業文化への適合
ハイランドと、そのパートナーでAzure 上での OnBase のホスティングを担当するデータマーケットの双方と連携できたことは、bofrost* にとっては幸運だったといいます。「三社の相性がよく、いわば文化的に合っているのです」と Robinson 氏は語ります。
bofrost* はすでにドキュメントベースのプロセスのための非常に広範なデジタル基盤を実装しており、現在は着実に展開を進めています。近日中に Workday に完全導入される予定のオンボーディングプロセスなど、さらなる効率の向上も進んでいます。可能な限り紙を廃止し、業務プロセスをスピードアップするというのが会社全体の目標です。ここには同社の IT アジェンダの最重要項目である、 OnBase App Builder の使用も含まれます。結局のところこれはデジタルチェンジマネジメントであり、ハイランドとデータマーケットとの良好なコラボレーションによって実現しています。
bofrost*は、主に従業員に在宅勤務の機会を与えるために、新型コロナウイルスのパンデミックよりも前から OnBase を導入していました。「あの時に OnBase を使えるようになっていなかったら、どうしていたかわかりません」Lee Robinson氏はそう語り、自分が正しい選択をしたという自信を見せています。それは、OnBase が包括的なモバイルワークの基礎になったからでもあります。「OnBase を使用したローコード戦略は当社にぴったりでした。多くのプログラミングをしなくても迅速に実装できます」。
優位性
OnBaseは、コンテンツ、プロセス、ケースを整理、管理、最適化する、インテリジェントなコンテンツサービス・プラットフォームです。企業はの機敏性と効率を高め、お客様と従業員の双方のエクスペリエンスを改善します。OnBase ユーザーは、十分な情報に基づく判断を下すために必要なパーソナライズされた情報の全体像を手に入れ、ビジネスを推進することができます。OnBase はコアアプリケーションと簡単に統合できます。これにより、企業は主要なアプリケーションから情報を取得し、OnBase でプロセスを自動化できるようになります。OnBase では、複数のシステムを通じてすべてのデータの同期を維持することができます。
一度基本原理を理解すれば、そのソリューションは他の専門部署の要求にも簡単に適応し、再現することができるのです。
— bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG.、ITコーポレートサービスチームリーダー、Lee Robinson