En quoi consiste la gestion des documents RH ?

La fonction RH génère une véritable montagne de données et de documents. Tout doit être suivi, stocké et mis à jour régulièrement, qu'il s'agisse des évaluations des employés, des politiques de l'entreprise et bien d'autres choses encore. Si vous travaillez dans les ressources humaines, vous savez combien il peut être difficile de gérer ce surplus de documents parfois accablant. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des moyens de les gérer efficacement sans avoir à les confier à un tiers.

Présentation de la gestion des documents RH

La gestion des documents RH désigne les processus et techniques impliqués dans l'organisation, le stockage et la consultation de tous les types de documents et de données RH.

Un processus efficace de gestion de documents RH garantit que les informations relatives aux employés sont sécurisées et accessibles aux équipes concernées. La mise en place d'une stratégie adéquate signifie que les documents relatifs aux employés sont correctement stockés, que les dossiers sont détruits conformément à la réglementation en vigueur et que les équipes RH peuvent rationaliser leurs tâches quotidiennes d'administration.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents RH ?

Une solution de gestion de documents RH adéquate vous permet de vous concentrer sur votre travail, c'est-à-dire la gestion des ressources humaines, et non sur des audits pénibles et sur la mise à jour et l'archivage laborieux des dossiers.

Elle se charge des points suivants :

• La mise à jour et le classement automatiques de tous les formulaires et documents relatifs aux ressources humaines sur un serveur sécurisé basé dans le cloud.
• Le traitement rapide et facile des nouveaux candidats et l'intégration des nouveaux employés.
• Le stockage et la gestion sécurisés des dossiers des employés dans des dossiers numériques qui garantissent la séparation des documents RH essentiels.

Avantages d'un système de gestion de documents RH

Un logiciel de gestion de documents RH libère du temps pour vos employés. En éliminant les risques liés à la paperasse manuelle, ils peuvent consacrer plus de temps à la rationalisation des processus d'embauche, d'intégration ou de départ. Voici les principaux avantages des solutions de gestion de documents RH.

Facilité d'accès grâce au stockage centralisé

La dispersion des documents entre les armoires, les disques durs et les messageries électroniques complique grandement la tâche du personnel RH. Un référentiel de stockage de documents permet de rechercher instantanément les dossiers des employés et de les récupérer facilement en cas de besoin.

Les outils de capture de données réduisent encore la lourdeur de la paperasse. Par exemple, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d'extraire automatiquement les données des documents physiques, de les convertir dans le format approprié et de les enregistrer sous forme électronique sur une plateforme unique.

Simplification et automatisation des processus RH

Les équipes RH doivent garder le contrôle sur l'envoi des lettres d'offre, la publication de nouvelles politiques d'entreprise et d'autres demandes quotidiennes liées aux employés.

Les workflows de documents permettent d'acheminer automatiquement les dossiers et les informations vers les bonnes personnes pour qu'elles les examinent et les approuvent. Les workflows RH identifient les tâches qui doivent être accomplies pour qu'une étape soit franchie (examen d'une candidature, signature d'un contrat, etc.). Grâce à ces workflows automatisés, tous les utilisateurs concernés sont immédiatement informés des tâches en suspens et peuvent ainsi prendre des décisions plus rapidement.

La signature physique (ou sur papier) est une autre tâche fastidieuse qui allonge les délais de réponse. La signature électronique permet aux utilisateurs, où qu'ils se trouvent, de signer des documents juridiques sans avoir à les imprimer, les faxer, les scanner ou les envoyer par courrier. Or, cela permet de faire signer les contrats et les lettres d'offre plus rapidement, un avantage indéniable pour les équipes RH.

Protection des informations sur les employés

La gestion désordonnée des dossiers des employés constitue un risque pour la sécurité. Voici quelques exemples d'une mauvaise gestion des documents RH :

• Les documents sont constamment égarés, mal classés et perdus.
• Les documents sont partagés de manière ad hoc, sans respecter les normes de sécurité.
• Le stockage, l'archivage et la destruction des documents RH sensibles ne respectent pas la réglementation.

La mise en place d'un espace unique et sécurisé réduit les contraintes de votre entreprise en matière de gestion des documents. L'une des solutions consiste à conserver l'historique complet des documents et à contrôler les personnes qui ont accès aux documents et aux informations confidentielles sur les employés. Un système de stockage de documents permet également aux entreprises de garder une longueur d'avance sur les réglementations en constante évolution et sur les lois propres à chaque pays en matière de gestion RH.

Les avantages d'OnBase pour la gestion des documents RH

OnBase optimise votre capacité à effectuer des tâches à caractère administratif, à accéder aux informations et à suivre les processus d'approbation dans le domaine des ressources humaines. Notre système s'intègre à vos systèmes de gestion du capital humain, ce qui vous permet de récupérer les documents et les données des employés à partir de vos interfaces habituelles.

Avec OnBase, vous pouvez :

• éliminer les formulaires manuels/papier et mettre en place des processus rapides et transparents ;
• automatiser les tâches essentielles telles que l'approbation des politiques et des procédures, l'intégration et le départ des employés ;
• accélérer considérablement la sélection et le recrutement de nouveaux employés grâce à la capture, au stockage et à l'acheminement électroniques des dossiers de candidature ;
• améliorer la gestion des dossiers des employés en vous donnant un accès sécurisé et instantané à leurs informations essentielles ;
• stocker et distribuer électroniquement les politiques et les procédures, en veillant à ce que chaque employé soit instantanément informé des modifications apportées.