Gestion des Archives Publiques dans le Gouvernement

L'accès aux documents publics constitue la pierre angulaire d'un service public ouvert et transparent.

Cependant, en plus d'être fastidieux et chaotique, traiter manuellement les demandes en version papier et générer un courrier pour y répondre peut entraîner de la frustration si les réponses arrivent en retard ou sont incomplètes.

Une fois les demandes réceptionnées, les suivre et les répartir peut s'avérer un réel défi, car il faut alors parcourir de longues chaînes d'e-mails, passer de nombreux coups de téléphone et trouver des documents précis.

Les systèmes de suivi prennent généralement la forme de simples feuilles de calcul dans lesquelles il faut saisir manuellement les données, ce qui prend encore plus de temps aux équipes concernées.

Avec la solution Public Records Request Management de Hyland, simplifiez et automatisez l'envoi de demandes et leur traitement.

Envoi des demandes en ligne, recherche exhaustive de documents ou accès à ces derniers par voie numérique : Hyland améliore le processus de bout en bout.

Simplifiez et automatisez la gestion des demandes

Les services publics à l'échelle nationale et régionale sont plus que jamais exhortés à fournir un accès simple aux dossiers publics et tenus de répondre aux demandes qui leur sont adressées.

La plateforme de services de contenus de Hyland simplifie le processus de demande en fournissant un formulaire Web

Les principales fonctionnalités permettent :

• De simplifier et d'automatiser la gestion des demandes
• De procéder à des recherches exhaustives pour répondre aux demandes
• De donner aux utilisateurs un droit de partage soumis à un contrôle
• D'améliorer la transparence des processus pour offrir une meilleure expérience aux électeurs

Qu'elles soient envoyées en ligne ou via un autre canal, toutes les demandes sont intégrées à un workflow et automatiquement acheminées vers le service compétent où elles sont analysées, attribuées et traitées.

Lorsque les dossiers demandés sont trouvés, la plateforme rassemble les documents dans un portail en ligne centralisé où ils pourront être recherchés et consultés. Les délais de traitement s'en trouvent raccourcis, ce qui offre un accès pratique aux électeurs et fait gagner un temps précieux au personnel, le tout dans le respect des obligations légales.

De plus, parce que le papier est retiré de l'équation, la solution de services de contenu suit automatiquement les demandes sans qu'une saisie manuelle de données ne soit nécessaire. Le personnel se retrouve ainsi avec plus de temps à consacrer à d'autres demandes et tâches.

Mettez en place une fonction de recherche exhaustive pour répondre aux demandes

Avec la plateforme de services de contenu de Hyland comme référentiel de dossiers, vous pouvez en outre améliorer la fonction de recherche en continu.

Hyland fournit un éventail d'outils pour identifier les potentiels dossiers nécessaires au traitement des demandes.

Les mots-clés et les recherches plein texte vous permettent de trouver facilement les documents, que vous en connaissiez ou non le titre ou la date de création.

En améliorant votre capacité à retrouver les dossiers, Hyland veille à ce que vous répondiez à chaque demande de la manière la plus complète possible. De plus, les outils de biffure vous permettent de protéger les données sensibles ou confidentielles qui figurent sur les documents avant de les mettre à disposition.

Le logiciel Enterprise Search de Hyland aide à retrouver plus facilement les dossiers éparpillés dans différents référentiels distincts.

Enterprise Search fournit un moyen unique, central et électronique de rechercher des dossiers parmi tous les emplacements de stockage de contenu comme :

• Les systèmes de messagerie
• Les partages réseau
• Les intranets
• Les bases de données
• SharePoint

Donnez aux utilisateurs un droit de partage soumis à un contrôle

Consulter des entreprises privées ou d'autres établissements publics et collaborer avec ces structures fait partie du quotidien des services publics.

ShareBase de Hyland est un système de synchronisation et partage des fichiers d'entreprise (EFSS) qui fournit un partage sécurisé dans le cloud, en interne et en externe, tout en favorisant une meilleure collaboration.

Partagez les fichiers de façon sécurisée et confidentielle tout en contrôlant leur nombre de vues et de téléchargements ainsi que les modifications qui leur sont apportées.

Ainsi, votre agence reste propriétaire de ce qu'elle partage et en garde le contrôle. De plus, ShareBase vous permet de transmettre facilement des réponses incluant des documents, des images, et des fichiers audio et vidéo (volumineux ou non) tout en gardant une trace du moment où ces éléments ont été envoyés et consultés.

Avec la solution Public Records Request Management de Hyland, l'envoi et le traitement des demandes sont simplifiés. Envoi des demandes en ligne, recherche exhaustive de documents ou accès à ces derniers par voie numérique : Hyland améliore le processus de bout en bout.

Améliorez la transparence des processus pour offrir une meilleure expérience aux électeurs

Satisfaire aux demandes d'accès aux dossiers publics relève de la responsabilité juridique des établissements publics à l'échelle nationale et régionale. Pouvoir suivre la satisfaction des demandes et établir des rapports sur le sujet est donc essentiel.

Avec des outils d'automatisation des workflows, la solution de services de contenu de Hyland permet de répondre à ces exigences de conformité en gérant l'acheminement, le timing et la transmission des tâches.

Avec l'automatisation des workflows, vous pouvez indiquer à votre personnel les dates limites de réponse aux demandes imminentes, afin que la priorité leur soit donnée.

Cette fonction met aussi à votre disposition des tableaux de bord de reporting qui décrivent et identifient les goulots d'étranglement tout en vous permettant de consulter les rapports relatifs aux demandes de votre choix.

Ces tableaux de bord fournissent des rapports sur de nombreux critères : demandes en cours, types de demandes, services concernés, etc. La gestion des tâches s'en trouve ainsi optimisée et vous bénéficiez d'une meilleure visibilité sur les facteurs qui ralentissent le traitement.

Les outils d'automatisation des workflows vous permettent par ailleurs de suivre et conserver toutes les informations relatives à une demande. Ainsi, en cas d'audit, vous pourrez facilement prouver que votre établissement a répondu à la demande dans les temps.

Quels que soient les défis liés aux demandes d'accès aux dossiers publics, la plateforme de services de contenu de Hyland offre un large éventail d'outils pour améliorer l'intégralité du processus.

De plus, elle permet de satisfaire les demandes et d'envoyer les dossiers aux électeurs avec la transparence et la rapidité qu'ils attendent.