Alors que la technologie progresse à un rythme rapide, les entreprises prennent conscience de la nécessité d’une stratégie de modernisation des technologies de l’information, qui consiste à mettre à niveau les systèmes informatiques pour rester compétitif, agile et résistant aux nouveaux défis commerciaux. Gartner prévoit que les dépenses informatiques mondiales atteindront 5 000 milliards de dollars en 2024, soit une augmentation de 6,8 % par rapport à 2023.
On pense à tort que les mises à niveau informatiques impliquent d’investir dans les gadgets les plus récents et les plus sophistiqués du marché. Mais il est en fait plus important de prendre en compte l’objectif et les résultats de la modernisation des technologies de l’information, qui devraient viser à améliorer les performances, l’efficacité et l’alignement des capacités technologiques sur les objectifs commerciaux actuels.
Alors, qu’est-ce que la modernisation des technologies de l’information exactement et comment votre entreprise peut-elle la mettre en pratique au mieux ?
Qu’est-ce que la modernisation des technologies de l’information ?
La modernisation des technologies de l’information est le processus de mise à niveau des systèmes, processus et stratégies technologiques de votre organisation afin d’améliorer l’efficacité, la productivité et la prestation de services.
De nombreuses entreprises ont construit leur base numérique sur des systèmes de gestion de contenu de première génération, dont beaucoup ne répondent plus aux besoins de l’entreprise en raison de leur technologie obsolète et de leur manque de compatibilité avec l’environnement industriel actuel, qui évolue rapidement. Les entreprises doivent abandonner ces systèmes et passer à des solutions technologiques dotées de fonctionnalités modernes et avancées, telles que le cloud computing, les workflows automatisés, l’analyse des données et des plateformes logicielles mises à jour.
La différence entre la modernisation des systèmes de l’information et la transformation numérique
À ne pas confondre avec la transformation numérique, la modernisation des technologies de l’information concerne spécifiquement l’infrastructure technologique, les systèmes, les produits et les solutions existants. En se concentrant sur la mise à niveau de ces outils, les entreprises peuvent pérenniser leurs activités, réduire leurs coûts et rester en tête de la concurrence dans un monde de plus en plus numérique.
La transformation numérique est plus holistique, elle englobe des aspects plus larges de la manière dont une organisation intègre la technologie numérique pour fonctionner efficacement et créer de la valeur. Outre la mise à jour des systèmes informatiques, la transformation numérique implique de stimuler l’innovation et de réimaginer les processus métier à l’échelle de l’entreprise, les flux de travail des employés et les expériences des clients.
La transformation informatique joue un rôle dans la portée plus large de la transformation numérique, constituant une première étape essentielle vers l’établissement d’une base solide pour l’adoption de technologies plus récentes et de stratégies innovantes.
Pourquoi moderniser les technologies de l’information ?
Compte tenu de l’évolution technologique rapide d’aujourd’hui, la modernisation des technologies de l’information est une nécessité. Les clients attendent des expériences numériques transparentes et les entreprises doivent travailler plus efficacement pour répondre à ces demandes.
La modernisation des technologies de l’information peut contribuer à :
- Efficacité opérationnelle : la modernisation technologique réduit le besoin de main-d’œuvre manuelle en automatisant et en rationalisant les processus, ainsi qu’en facilitant une communication fluide grâce à des outils collaboratifs. Ces capacités intégrées permettent d’améliorer la gestion des données et la prise de décision.
- Évolutivité : les infrastructures informatiques modernes, comme les services de contenu basés sur le cloud, sont agiles, ce qui permet aux entreprises d’augmenter ou de réduire leur capacité en fonction de la demande, de l’évolution des charges de travail et des besoins de l’entreprise sans trop de perturbations.
- Sécurité renforcée : les systèmes informatiques modernes sont dotés de mesures de sécurité avancées telles que le cryptage des données, l’authentification multifacteur et certains outils d’accès, protégeant ainsi les données cruciales et sensibles de l’entreprise contre les menaces de cybersécurité.
- Application de la réglementation : dans les secteurs fortement réglementés, les systèmes informatiques modernes peuvent aider à répondre aux exigences de conformité grâce à des capacités automatisées de suivi et de création de rapports réglementaires. Ils peuvent générer des rapports en temps réel et soumettre automatiquement des rapports réglementaires, conserver les documents essentiels en lieu sûr et les rendre facilement accessibles, et fournir des pistes d’audit pour s’assurer que les entreprises opèrent dans le respect des directives légales.
- Économies de temps et d’argent à long terme : les outils informatiques actuels nécessitent moins de maintenance grâce à des systèmes intégrés de surveillance, de diagnostic et de mise à jour. La maintenance des solutions basées sur le cloud incombe souvent au fournisseur de services, ce qui signifie que les entreprises consacrent moins de temps, d’argent et de ressources à la réparation de leur infrastructure informatique. La technologie informatique moderne permet également de réduire les coûts associés au stockage physique, à l’énergie, aux matériaux et à la main-d’œuvre humaine.
Exemples de modernisation des technologies de l’information
Il existe plusieurs approches de la modernisation technologique, qui s'articulent autour de différents domaines de l'infrastructure informatique d'une entreprise.
| La migration vers le cloud | Modernisation des applications | Automatisation et intégration de l’IA | Modernisation de la gestion de contenu d'entreprise (ECM) |
| Les entreprises peuvent migrer les applications, le stockage des données et les ressources informatiques des systèmes existants vers des plateformes cloud pour plus de flexibilité et de rentabilité. | Cela implique la migration de systèmes sur site vers des solutions cloud ou l’adoption de logiciels et de matériel plus récents. | Les entreprises profitent de l’intelligence artificielle (IA) et des outils d’automatisation pour rationaliser leurs opérations, réduire les interventions manuelles, rationaliser la gouvernance et le respect des politiques et améliorer la prise de décision. | Les systèmes ECM modernes utilisent des solutions natives du cloud qui permettent le stockage numérique, la gestion des documents, l’automatisation intelligente et les systèmes d’intégration pour une migration fluide des données. |
Les organisations doivent adapter leur stratégie de modernisation des technologies de l’information en fonction des besoins spécifiques, des objectifs commerciaux et des tendances du secteur. Vous devez également prendre note des capacités technologiques émergentes et des services de contenu sur le marché qui améliorent l’efficacité.
Le rôle des technologies émergentes dans la modernisation des technologies de l’information
Les technologies émergentes jouent un rôle central dans la modernisation des TI – en fait, c’est en grande partie la raison pour laquelle les entreprises modernisent les TI.
L’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML) jouent un rôle essentiel dans la modernisation des technologies de l’information. L’IA est un moteur essentiel pour les opérations critiques, car elle permet aux systèmes modernes d’automatiser et d’optimiser les tâches manuelles basées sur des règles qui peuvent traditionnellement nécessiter une intervention humaine. L’apprentissage automatique est un sous-ensemble de l’IA qui utilise des algorithmes de données pour aider les ordinateurs à apprendre à faire des prédictions et à prendre des décisions clés sans avoir besoin d’une préprogrammation approfondie.
Ensemble, l’IA et le ML permettent une automatisation de haut niveau pour aider les entreprises à rationaliser les processus, à obtenir des informations sur les données, à améliorer la prise de décision et à améliorer les stratégies de fidélisation, libérant ainsi du temps au personnel pour travailler sur la stratégie.
> En savoir plus : Quelle est la différence entre l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique ?
Avec la numérisation croissante des processus de gouvernance, des mesures de cybersécurité avancées sont devenues essentielles pour protéger les systèmes et les données contre les cybermenaces. Les technologies telles que les outils de cryptage, les pare-feu et les contrôles d’accès sont présentes dans les plateformes logicielles modernes et sont essentielles pour contribuer à la protection de l’infrastructure informatique et des informations sensibles.
L’informatique quantique est une autre innovation prometteuse présentée par McKinsey comme l’une des prochaines grandes tendances technologiques. Il s’agit d’une toute nouvelle approche informatique qui permet d’effectuer plusieurs calculs à la fois, ce qui leur permet de fonctionner à une vitesse beaucoup plus rapide que la technologie basée sur les systèmes informatiques classiques.
Cela a un impact sur la modernisation des technologies de l’information de plusieurs façons, notamment en permettant de traiter plus rapidement des ensembles de données plus importants, d’accélérer les processus d’automatisation et de mettre en place des mesures de sécurité plus strictes.
Technologie 5G est également un terme à la mode. Il s’agit essentiellement de la dernière mise à niveau de la technologie sans fil (après la 4G), qui offre des transferts de données nettement plus rapides entre les serveurs et les plateformes cloud et prend en charge simultanément un grand nombre d’appareils connectés (Internet des objets). Cela facilite l’interopérabilité entre les organisations, en améliorant le traitement des données à grande échelle, l’automatisation et la communication.
Créer une stratégie réussie de modernisation des technologies de l’information
La planification de la modernisation des technologies de l’information devrait faire l’objet d’une approche systématique, ce qui implique d’évaluer l’infrastructure informatique existante, d’identifier les axes d’amélioration, de sélectionner les stratégies de modernisation appropriées et d’élaborer une feuille de route complète pour la mise en œuvre. Voici les étapes que vous pouvez suivre :
1. Évaluation et planification
Vous devez d’abord identifier les possibilités de modernisation dans le cadre de leurs processus actuels. Y a-t-il des lacunes dans les processus et y a-t-il de la place pour l’adoption, l’automatisation ou l’amélioration de la sécurité du cloud ?
Une fois que vous avez réduit le nombre de possibilités, établissez un ordre de priorité pour la mise en œuvre en fonction de l’adéquation de chacune d’entre elles avec les objectifs commerciaux personnels de votre organisation, de la faisabilité de la mise en œuvre, des incidences (positives et négatives) qu’elle pourrait avoir sur vos activités et de facteurs tels que le coût et le délai d’obtention de la valeur ajoutée.
Vous pouvez alors commencer à élaborer une feuille de route de modernisation complète qui décrit l’ordre des initiatives, les délais et les ressources.
2. Engagement des parties prenantes
La modernisation des technologies de l’information est un effort à l’échelle de l’organisation. Alignez vos objectifs avec vos stratégies et ressources actuelles dans tous les services, et contactez vos parties prenantes concernées pour les informer de ce qui serait attendu d’elles.
3. Sélection des technologies appropriées
Les technologies que vous choisissez doivent s’aligner sur vos objectifs commerciaux, en tenant compte de l’extensibilité, de la sécurité et du coût.
Cette décision peut être prise en procédant à une évaluation des besoins, en étudiant les technologies disponibles sur le marché, l’intégration et la compatibilité avec les systèmes actuels, l’analyse coût-bénéfice et d’autres recherches.
Il est également utile d’étudier les tendances du secteur et les technologies émergentes, principalement l’impact qu’elles ont eu sur des entreprises similaires, ainsi que la manière dont leurs capacités s’adaptent aux besoins de votre entreprise et à votre infrastructure actuelle.
4. Mise en œuvre
Bien qu’il soit tentant pour les entreprises de vouloir procéder à de grands changements, il est préférable de moderniser par étapes, en commençant par des projets plus modestes et en augmentant progressivement la taille du projet.
5. Formation et assistance
Pour toutes les parties prenantes impliquées, proposez une formation et une assistance pour faciliter des transitions en douceur vers de nouveaux systèmes et processus, y compris de nouvelles solutions ECM. Cela devrait être un effort continu, car une formation et des mises à jour cohérentes sont nécessaires pour que les processus continuent de fonctionner.
6. Évaluation continue et adaptation
Examinez régulièrement vos progrès en matière de modernisation, en vous assurant que votre stratégie peut être adaptée pour répondre facilement aux nouvelles avancées technologiques et aux besoins de l’entreprise.
Cette compagnie d’assurance a transformé le traitement des sinistres grâce à la modernisation de l’ECM
Le groupe d’assurance NJM disposait d’un système existant vieillissant qui ne s’intégrait pas à son système principal, Guidewire. Cela a entraîné des défis tels que des expériences de service client médiocres.
NJM a modernisé son infrastructure informatique avec la solution OnBase de Hyland. Aujourd’hui, l’entreprise gère numériquement 300 millions de documents et en ingère 17 millions par an, tout en proposant un portail client en libre-service et en améliorant le service client.
Mettre à niveau votre plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM) pour relever les défis modernes
Pendant longtemps, les entreprises ont eu du mal à mettre à jour leurs systèmes logiciels existants en raison de leur programmation obsolète, écrite il y a de nombreuses années dans des codes et des langages aujourd’hui considérés comme obsolètes.
Les temps ont changé, tout comme l’agilité logicielle. Grâce à une approche moderne de plateforme cloud, les organisations peuvent s’intégrer en douceur aux applications d’entreprise, déployer rapidement des solutions et mettre à jour facilement les logiciels avec un minimum d’intervention.
Les systèmes modernes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) sont conçus pour une adaptabilité maximale. Ils peuvent jouer un rôle essentiel en aidant les entreprises, même dans des situations imprévisibles, de la manière suivante :
- Gestion transparente des informations : les ECM relient les points entre des bases de données auparavant cloisonnées en lisant et en identifiant les données, en les centralisant et en les gérant sur une seule plateforme basée sur le cloud, permettant un accès à tout moment et en tout lieu pour prendre en charge le travail à distance et améliorer le workflow opérationnel global.
- Atténuation des risques : les ECM sont conçus pour détecter et combattre automatiquement les cybermenaces de manière efficace dans le paysage numérique de plus en plus vulnérable d’aujourd’hui, grâce à des mesures de protection telles que le cryptage, les autorisations, la gestion et la conservation des risques et des processus d’accès et d’approbation sélectionnés.
- Conformité : les ECM modernes facilitent la mise en conformité, en particulier face à des exigences réglementaires en constante évolution, en réduisant la complexité de la gestion de la gouvernance à travers un large éventail de types de contenu.
- Agilité de l’entreprise : les besoins des entreprises doivent s’adapter rapidement à l’évolution des conditions du marché, aux demandes des clients et aux exigences internes. Les systèmes ECM modernes permettent de rationaliser l’accès à l’information en aidant les employés à trouver rapidement et facilement le contenu dont ils ont besoin et de s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise pour faciliter l’échange de données, rationaliser les workflows et améliorer la collaboration interfonctionnelle afin d’accélérer les temps de réponse et la prestation de services.
Les ECM d’aujourd’hui permettent aux organisations de répondre à des demandes sans précédent ou rapides, garantissant une gestion des données sécurisée, conforme et rationalisée, ce qui place les entreprises à la pointe de la croissance, de l’efficacité, du positionnement de premier plan et de l’innovation.
Le nettoyage des données héritées et la mise en œuvre d’une technologie moderne de services de contenu sont les deux projets de gouvernance de l’information les plus demandés dans notre récente étude.
InfoGov World - Enquête mondiale sur la gouvernance de l’information 2021-2022, parrainée par Hyland
Choisir l’ECM qui vous convient
La modernisation des technologies de l’information est un processus continu essentiel pour maintenir un avantage concurrentiel et aider les entreprises à se développer et à réussir à l’avenir.
Les entreprises doivent évaluer régulièrement leurs stratégies de modernisation technologique et les comparer à leurs sorties, résultats et bénéfices.
En raison de l’étendue de ses capacités, une plateforme ECM robuste peut améliorer de manière significative divers aspects des processus informatiques d’une entreprise, notamment l’efficacité opérationnelle, la sécurité, les mesures de conformité, la collaboration et la communication.
La plateforme que vous sélectionnez doit disposer de fonctionnalités qui reflètent les lacunes et les blocages actuels de vos flux de travail et qui permettra d’unifier au mieux votre contenu pour une meilleure visibilité globale, une meilleure prise de décision et une meilleure efficacité. La suite de plateformes ECM modernisées de Hyland offre des solutions adaptées aux besoins des entreprises de divers secteurs.
