Les entreprises tournées vers l'avenir savent que, lorsqu'elles sont correctement exploitées, les données peuvent constituer la base du succès. Cependant, le volume astronomique de données générées par les opérations quotidiennes de nombreuses organisations dépasse constamment leur capacité à les gérer efficacement.
Distinguer l'utile du superflu peut constituer un réel défi dans cet océan de données, au milieu duquel le traitement intelligent des documents (IDP) s'apparente alors à une bouée de sauvetage. En passant du traitement manuel des documents à une approche automatisée pilotée par l'IA, l'IDP permet aux entreprises de favoriser leur transformation globale en exploitant leurs données.
Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents (IDP) ?
L'IDP est un sous-ensemble de l'automatisation intelligente qui utilise une intelligence artificielle (IA) de pointe pour traiter les informations contenues dans les données non structurées et semi-structurées. Il extrait, lit, reconnaît et comprend le contenu du texte avant de le convertir dans un format structuré et accessible.
Considérez l'IDP comme un assistant intelligent assigné à la gestion de vos documents professionnels : il permet un traitement direct de divers formats de fichiers dynamiques (tels que les factures, les contrats, les e-mails et les images) à grande vitesse et à grande échelle, le tout sans intervention humaine. Parce qu'il élimine tout travail manuel fastidieux, il renforce votre efficacité opérationnelle et la productivité de votre personnel.
Les solutions d'IDP sont développées de sorte à imiter la cognition humaine. Elles utilisent des moteurs d'apprentissage continu avancés qui deviennent plus intelligents au fil du temps, déployant automatiquement des améliorations à leurs algorithmes de capture et d'extraction de données, pour des résultats précis.
> En savoir plus : L'avenir de l'entreprise intelligente réside dans l'IDP alimenté par l'IA
Comment fonctionne l'IDP ?
L'IDP associe des technologies d'automatisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR) à des fonctionnalités d'IA telles que le traitement automatique du langage naturel (TALN), l'apprentissage automatique (ML) et l'apprentissage profond pour capturer et contextualiser les données pour une plus grande précision.
Bien que bon nombre de ces fonctionnalités existent depuis un certain temps déjà (pensez aux solutions de « capture intelligente »), les avancées en matière d'IA et de technologie low-code ont permis aux principaux fournisseurs de logiciels de commercialiser des plateformes d'IDP de nouvelle génération.
Voici comment fonctionne une solution d'IDP pour les entreprises :
Étape 1 : Prétraitement des documents
Les documents sont ingérés dans la plateforme de traitement et préparés pour l'analyse. Ils sont d'abord scannés grâce à la technologie OCR, puis traités à l'aide de techniques de capture telles que la réduction du bruit et le redressage afin d'améliorer la lisibilité et la qualité des données.
Étape 2 : Séparation des documents
Les gros paquets de plusieurs documents sont divisés en documents individuels à des fins de traitement plus poussé.
Étape 3 : Classification des documents
Le document est ensuite classé en fonction de son contenu, de son format et de sa structure. Les algorithmes de TALN, qui examinent les données comme un humain le ferait, sont ensuite déployés pour interpréter le texte de manière contextuelle afin de reconnaître les informations critiques pour l'entreprise.
Étape 4 : Extraction des données
Le logiciel identifie et extrait ensuite les données pertinentes, telles que les noms, adresses et numéros. L'apprentissage automatique affine les performances du logiciel d'IDP au fil du temps, améliorant ainsi la précision et l'efficacité du processus d'extraction.
Étape 5 : Validation des données
Toute erreur dans les données extraites est signalée pour examen. La validation avec la logique de l'humain dans la boucle (human-in-the-loop) résout les écarts tout en affinant les algorithmes de prédiction du modèle pour accélérer son processus d'apprentissage. Le résultat final est ensuite intégré dans des bases de données ou d'autres workflows en aval pour une analyse plus approfondie.
IDP et RPA, quelles différences ?
L'IDP est souvent utilisé aux mêmes fins que le robotic process automation (RPA), ce qui est une erreur. Bien que la fonction première de ces deux technologies complémentaires consiste à automatiser les processus centrés sur les données, il existe des différences distinctes entre ces deux notions.
Le RPA est une solution programmatique déployée pour automatiser des tâches répétitives et prévisibles, tandis que l'IDP dispose d'une intelligence native lui permettant de gérer des tâches plus complexes et centrées sur les données. Lorsqu'elles sont utilisées ensemble, l'IDP renforce les capacités du RPA pour former une solution d'automatisation de bout en bout véritablement complète, et capable de produire des résultats extrêmement précis et efficaces.
Pourquoi l'IDP est-il important ?
Au-delà de la simple numérisation de documents, l'IDP est un puissant catalyseur de modernisation. À mesure que les informations importantes pour l'entreprise augmentent en volume et en complexité, le traitement manuel des documents n'est plus une option viable ; il entraîne des erreurs coûteuses et des goulets d'étranglement au niveau des workflows qui peuvent perturber les opérations.
La mise en œuvre de l'IDP remédie à ces difficultés, permettant un traitement des documents rapide, précis et rentable.
Prenons l'exemple des factures : l'IDP résout les inefficacités liées au traitement manuel des factures papier, car les informations critiques (telles que les numéros de bon de commande et les noms des fournisseurs) sont extraites et converties au format numérique, accélérant ainsi le processus de saisie des données.
Ce workflow automatisé s'intègre de manière fluide avec les logiciels comptables pertinents, ce qui permet d'obtenir un système de traitement des factures sans erreur et rentable, avec des capacités de gestion des documents améliorées.
Selon Bain and Company, les cadres observent que leurs collaborateurs peuvent prendre en charge des tâches de plus grande valeur grâce à l'automatisation de leur workflow. Ce même rapport suggère une augmentation de 45 % de la flexibilité du personnel après la mise en œuvre, ainsi que quelques autres avantages pour vos résultats financiers.
Jusqu'à 20 %
d'économies financières
34 %
d'accélération du traitement
32%
d'amélioration de la qualité du service
De plus, l'IDP agit également comme un facteur de différenciation face à la concurrence, en transformant les données brutes en renseignements essentiels qui stimulent l'innovation et la croissance.
Selon 80 % des personnes interrogées, la gestion intelligente des processus permet d'améliorer les résultats de l'entreprise en identifiant les processus à forte valeur ajoutée.
— Deloitte, Automatisation with Intelligence, 2022
Considérant ces atouts, rien d'étonnant à ce que de nombreuses entreprises commencent à axer l'optimisation de leurs processus sur l'IDP. N'attendez plus et suivez leur exemple !
Quels sont les avantages de l'IDP ?
Les solutions d'IDP modernes changent la donne (même par rapport aux anciennes offres d'IDP) pour toute entreprise dont les processus reposent sur une grande quantité de documents. En effet, ces outils leur apportent des avantages tangibles, par exemple :
Efficacité et précision optimisées
L'IDP minimise les erreurs humaines généralement associées au traitement manuel en capturant des données de manière fiable et avec une grande précision. L'automatisation des tâches centrées sur les documents rationalise également les workflows et réduit les cycles de l'entreprise, améliorant ainsi son efficacité globale.
Gains de temps et d'argent
Optimiser les processus routiniers du back office en déployant des techniques d'extraction basées sur l'IA peut permettre aux entreprises d'économiser 30 à 40 % du nombre d'heures généralement consacrées au traitement des documents et 20 % des coûts opérationnels afférents.
Prise de décision plus rapide et performante
Exploitez des données précieuses pour prendre rapidement des décisions stratégiques afin de tirer parti des nouvelles tendances ou d'acquérir un avantage concurrentiel.
Amélioration de la productivité des employés
L'IDP soulageant vos employés du travail de saisie manuelle, ils peuvent désormais se concentrer sur des initiatives stratégiques à plus forte valeur ajoutée.
Service client amélioré
L'IDP permet à votre équipe d'offrir une expérience client exceptionnelle en réduisant considérablement le délai de réponse aux demandes. Les données extraites permettent également d'adopter une approche personnalisée pour répondre aux besoins individuels des clients.
Conformité et gestion des risques
Les fonctionnalités de classification automatisée des documents de l'IDP renforcent les efforts de conformité et de gouvernance des données en garantissant que les dossiers sont gérés et conservés conformément aux politiques réglementaires adéquates.
Sécurité des données
Protégez les données confidentielles en réduisant les interventions humaines et en vous appuyant sur de solides mesures de sécurité intégrées, telles que le cryptage des données et les contrôles d'accès conformes aux normes mondiales en matière de confidentialité et de sécurité des données.
Une plateforme configurable et évolutive
Les logiciels d'IDP peuvent varier, mais les plateformes idéales sont polyvalentes (et non des solutions figées et câblées qui nécessitent du développement) et peuvent être personnalisées pour répondre à divers champs d'application par secteur. Une architecture évolutive permet également d'accueillir des volumes croissants de documents sans compromettre les performances.
Intégration parfaite.
Conçues pour s'intégrer parfaitement aux applications d'entreprise existantes telles que les ERP et les CRM, les solutions d'IDP remédient au cloisonnement des données afin de favoriser une collaboration efficace entre différents services.
En savoir plus : Votre guide pour le traitement intelligent des documents (IDP)
5 cas d'utilisation courants de l'IDP
En raison de sa nature agile et polyvalente, l'IDP offre une solution de traitement des données adaptée à tous les secteurs d'activité. Découvrez certains de ses champs d'application les plus courants ci-dessous :
- Assurance : les compagnies d'assurance déploient l'IDP pour automatiser le cycle des sinistres, accélérer les délais d'exécution et optimiser le processus de souscription. L'IA du logiciel apprend en continu et analyse les modèles de données pour détecter les activités frauduleuses.
- Santé : l'IDP réduit la charge administrative des professionnels de santé en rationalisant le traitement des dossiers des patients, de l'imagerie médicale et des résultats de laboratoire. De toutes ces données, l'IDP tire également des informations précieuses permettant une vue unifiée du patient et optimisant ainsi les résultats.
- Services financiers : dans des secteurs très réglementés comme les services bancaires, l'IDP extrait et valide avec précision les données des clients pour les demandes de prêt, les ouvertures de compte et les vérifications KYC (Know Your Customer).
- Comptes fournisseurs : le logiciel basé sur l'IA des solutions d'IDP accélère l'approbation des factures, garantissant ainsi des paiements ponctuels qui permettent à votre équipe de bénéficier d'escomptes. Ses capacités d'analyse prédictive offrent également une perspective globale pour une gestion optimisée des flux de trésorerie.
- Ressources humaines : la capacité de l'IDP à reconnaître des textes et les syntaxes complexes en fait un outil idéal pour gérer les tâches des RH centrées sur le contenu, du recrutement à la gestion des performances. Il simplifie ces processus en ingérant de grandes quantités de documents, tout en les extrayant et en les stockant automatiquement pour une utilisation future.
> En savoir plus : 20 cas d'utilisation du traitement intelligent des documents (IDP)
Choisir le logiciel d'IDP adapté à votre entreprise
Avec les différentes offres d'IDP disponibles sur le marché, il peut être difficile d'en sélectionner une adaptée à votre entreprise. Il est important de réfléchir à la manière dont l'IDP peut répondre à vos besoins spécifiques et de déterminer si la solution dispose des fonctionnalités adéquates.
Voici quelques critères à prendre en compte lors de l'étude des différentes offres disponibles :
Quel est le degré de précision de l'outil ?
La plupart des solutions d'IDP ont un taux de précision allant de 80 % à 99 %. Demandez au fournisseur quelle est la précision du moteur d'IA de la solution lors de l'extraction, de la classification et de la vérification de types de documents complexes, y compris les formats structurés et non structurés.
Les performances sont-elles constantes ?
Évaluez la fiabilité de la solution s'agissant de gérer un afflux de documents tout en garantissant des résultats de qualité.
La solution évolue-t-elle au gré de vos besoins ?
Recherchez un outil configurable qui peut être développé par des utilisateurs sans connaissances techniques à l'aide d'outils low-code ou no-code pour répondre aux besoins de votre entreprise à mesure qu'elle se développe.
L'outil est-il convivial ?
La solution doit avoir une interface utilisateur intuitive, basée sur le Web, facile à utiliser et qui s'intègre de manière fluide aux applications d'entreprise existantes.
Quelles sont ses politiques de gouvernance des données ?
La gouvernance de l'information est une priorité pour de nombreuses entreprises. Assurez-vous que la solution dispose d'une procédure d'enregistrement de données robuste et d'une politique de conservation de documents structurée à des fins de conformité et d'audit.
Quelle est l'efficacité de son modèle d'entraînement ?
Les solutions d'IDP fonctionnent sur un modèle d'intelligence intégré qui peut apprendre, s'améliorer et s'auto-entraîner au fil du temps. Veillez à bien comprendre l'étendue des capacités basées sur l'IA et des limites de l'outil, ainsi que l'efficacité avec laquelle il peut intégrer des données humaines.
Avez-vous accès à une assistance technique ?
Le fournisseur doit également fournir une formation technique complète et une assistance experte en cas de besoin.
L'IDP est essentiel pour moderniser votre lieu de travail
L'intégration de l'IDP aux opérations d'une entreprise ne constitue pas seulement une étape de plus vers l'automatisation ; c'est un pas vers un avenir où les données n'ont plus de secret. Hyland IDP se caractérise par une automatisation intégrée des processus, une extraction avancée des données pilotée par l'IA et une architecture low-code hautement évolutive afin d'accélérer le déploiement et l'expansion de la plateforme.
Alors que les données sont aujourd'hui au centre de tout, IDP révolutionne la façon dont elles sont gérées avec une rapidité, une efficacité et une précision inégalées. Choisir Hyland IDP, c'est investir dans l'avenir de votre entreprise en générant des résultats précieux pour votre entreprise et en contribuant à des innovations plus importantes, par exemple la définition de nouveaux cas d'utilisation pour l'automatisation pilotée par l'IA.
Grâce à son modèle d'IA en constant apprentissage, Hyland IDP ne fera que gagner en puissance, en précision et en rapidité au fil du temps, améliorant ainsi votre retour sur investissement. Si votre objectif consiste à transformer votre entreprise en une organisation numérique intelligente, il peut être judicieux de considérer Hyland IDP comme l'outil qui fera parler vos données les plus critiques.
