Le ministère espagnol de la Justice
Le ministère espagnol de la Justice a été confronté à la nécessité de moderniser et de numériser ses processus documentaires.
Défis et besoins
Le ministère espagnol de la Justice a été confronté à la nécessité de moderniser et de numériser ses processus documentaires. Avec un grand nombre d'applications et d'utilisateurs internes et externes, le ministère de la Justice avait besoin d'une solution robuste pour gérer, stocker et consulter ses documents de manière efficace et sécurisée.
Solution mise en œuvre
Pour relever ces défis, le ministère de la Justice a choisi la plateforme Alfresco de Hyland pour son système de gestion de documents en 2011.
La direction générale de la transformation numérique est chargée de planifier et de gérer la transformation numérique dans le secteur de la justice. La mise en œuvre d'Alfresco a permis au ministère de fournir des services de gestion des documents aux applications internes et aux utilisateurs finaux par le biais de clouds dédiés.
Services fournis
La plateforme Alfresco de Hyland pour la gestion des documents offre deux services principaux :
- Services aux applications : sert de référentiel documentaire pour toutes les applications, facilitant l'intégration et la gestion du contenu.
- Services aux utilisateurs finaux : fournit un stockage et une consultation des documents pour différents niveaux judiciaires, de la Cour suprême aux cours des magistrats.
Résultats et avantages
Alfresco a apporté des avantages significatifs au ministère de la Justice, notamment la rationalisation et l'universalisation de l'accès grâce à la simplification des environnements et à la standardisation de la gestion des documents. La solution a également amélioré la sécurité et l'audit, qui sont fondamentaux pour le département. Elle a également réussi à gérer et à optimiser efficacement le grand volume de documents et de transactions quotidiennes, avec une moyenne de 109 000 fichiers et 300 000 transactions par jour.
Côté assistance et maintenance, ils disposent d'une équipe de six ingénieurs qualifiés. De plus, l'équipe d'assistance de premier plan d'Alfresco garantit un service de maintenance efficace. Ils ont également à leur disposition une console d'administration globale, un outil centralisé de gestion, d'audit et d'analyse statistique qui optimise la prise de décision et l'évolutivité de la plateforme.
Des interfaces utilisateurs personnalisées ont été mises en place pour faciliter l'accès et la gestion des documents. L'intégration avec des systèmes tels que la gestion des identités et les signatures électroniques a également été fournie pour rationaliser les workflows.
Impact et avenir
En plus de rationaliser la gestion interne, Alfresco a également amélioré l'interaction avec les citoyens et les autres entités judiciaires. Les yeux rivés sur l'avenir, le ministère continue de développer et d'améliorer ses services numériques, garantissant ainsi une justice plus efficace et plus accessible pour tous.