Asian airline
La plus grande compagnie aérienne à bas prix d'Asie s'associe à Hyland pour améliorer les workflows et la collaboration.
Le défi
La plus grande compagnie aérienne asiatique à bas prix souhaitait numériser ses documents papier existants et les mettre à la disposition de ses employés par voie électronique afin d'améliorer les processus de workflow. L'entreprise souhaitait réduire les tâches administratives manuelles et mettre en place un partage des documents entre huit services répartis dans trois pays. L'objectif était de rationaliser les processus, d'intégrer d'autres systèmes d'entreprise et de permettre aux responsables de prendre des décisions rapidement.
Par exemple, la compagnie aérienne recevant des centaines de factures papier chaque jour, elle avait besoin d'un système capable de capturer et de stocker électroniquement ces dernières, puis de les intégrer à des workflows automatisés afin d'améliorer leur traitement. Disposer d'un référentiel centralisé faciliterait le partage et la gestion de documents, tels que les factures, entre les différents services, au lieu des courriers électroniques ou des dossiers papier.
Pour ce projet, l'équipe informatique de la compagnie aérienne a évalué les systèmes de gestion des documents en fonction de ses principales exigences, notamment :
- Capacité de créer un workflow robuste pour l’approbation de documents
- Architecture ouverte, conforme aux normes pour faciliter l’intégration aux systèmes existants
- Intégration au logiciel Kofax déjà en place pour la capture de documents
- Devenir un référentiel centralisé et sécurisé pouvant être utilisé dans plusieurs pays
Grâce à la plateforme Alfresco, les processus métier de notre client sont plus efficaces et ses employés peuvent prendre des décisions plus rapidement, ce qui lui permet de rester la meilleure compagnie aérienne low-cost d'Asie depuis trois ans.
— Anshul Sharma, Tech Mahindra
La solution
Après avoir étudié plusieurs solutions, le client a choisi la plateforme Alfresco de Hyland. Cette plateforme représentait la solution la plus évolutive et la plus rentable et pouvait être facilement personnalisée pour répondre aux besoins de la compagnie aérienne. Dès le départ, l'entreprise a été impressionnée par la convivialité de la plateforme Alfresco, qui permettait aux employés de se connecter au référentiel documentaire à partir de leur environnement Windows existant. Avec la plateforme Alfresco, les utilisateurs n'ont pas eu besoin d'apprendre de nouvelles méthodes de publication, ce qui a facilité la transition.
Pour la mise en œuvre, le client s'est tourné vers Tech Mahindra, partenaire mondial d'Alfresco, afin de mettre en place le système et de l'intégrer à Kofax pour la capture et l'absorption de contenu. La mise en œuvre, la personnalisation et l'intégration ont été réalisées par étapes sur une période de 18 mois. Le système devait être configuré et personnalisé afin de prendre en charge l'authentification unique pour des bureaux dans plusieurs pays. Un référentiel centralisé a été créé pour les différents pays afin de garantir un accès sécurisé aux documents en fonction des niveaux d'autorisation.
Une fois le nouveau système mis en place, Tech Mahindra a cartographié les workflows pour la création, la vérification et l'approbation des documents. Une interface utilisateur personnalisée a été créée avec le logo de l'entreprise, permettant aux employés de voir quels documents devaient être examinés ou approuvés.
En outre, les capacités de production de rapports permettent à la direction de voir quels documents sont en cours d’examen et à quels endroits l’efficacité laisse à désirer.
La plateforme Alfresco s’intègre à de nombreux systèmes existants utilisés par les différents services de l’entreprise, comme le système de gestion financière, ce qui permet de rationaliser les processus métier, notamment la gestion des factures. Grâce à cette intégration qui fournit une interface utilisateur unique sur une multitude de systèmes, le personnel des différents services peut effectuer des recherches, récupérer et enregistrer plus facilement les résultats sans être limité par les systèmes. D’autres workflows personnalisés ont été mis au point en tenant compte des exigences et des besoins spécifiques de chaque service.
La différence
- Le client dispose désormais d'une plateforme de contenu riche en fonctionnalités afin d'automatiser ses processus workflow dans plusieurs pays
- Le traitement automatisé des factures est simplifié grâce à la capture de documents Kofax et aux workflow de la plateforme Alfresco
- Plus de 700 utilisateurs actifs peuvent désormais partager des documents et y accéder en toute sécurité afin d'améliorer la prise de décision
- Le référentiel de la plateforme Alfresco contient actuellement plus de 50 Go de données (le client capture et numérise de 80 à 100 documents papier par jour en se servant de la solution intégrée Kofax/Alfresco)
Résultats
- Partage de documents et coopération désormais possibles en toute sécurité entre huit départements situés dans trois pays
- Automatisation du workflow basée sur le contenu pour les processus métier critiques et réduction des besoins de documents papier
- L'adoption par les utilisateurs a été immédiate et la collaboration au sein de l'équipe s'est améliorée
- Stockage centralisé et sécurisé du contenu
Quelle est la suite ?
Le client prévoit d'étendre sa mise en œuvre et envisage de mettre en place un système de gestion des connaissances dans la plateforme Alfresco.