Siemens
Une grande multinationale améliore son efficacité à l’aide de la capture intelligente.
La solution
En 2013, Siemens a mis en place Brainware afin d'améliorer le traitement des factures. Ce ne fut pas une mince à faire dans la mesure où son centre de services partagés en Allemagne recevait des millions de factures. Les solutions de reconnaissance optique de caractères dans lesquelles la société avait investi auparavant pouvaient extraire plusieurs champs avec une certaine exactitude, mais nécessitaient encore trop d'intervention humaine.
Avec l’intelligence avancée intégrée directement dans ses moteurs sous-jacents, Brainware se trouvait loin devant les investissements antérieurs.
« C’est le maillon manquant dont on avait besoin dans la mesure où cette technologie est véritablement capable de lire les documents comme un humain le ferait », explique Karin Springer, responsable du Traitement des factures entrantes.
Siemens souhaitait non seulement consolider plusieurs solutions d’OCR mais également trouver une solution pouvant être intégrée à un maximum de produits SAP. Neuf semaines après le démarrage du projet, Brainware for Invoices est devenu opérationnel au sein des systèmes SAP de la société, offrant ainsi la possibilité de catégoriser les factures, d’extraire les en-têtes et les données des champs de ligne article ainsi que d’associer des postes à des informations contenues dans les applications SAP et d’orienter les factures sans faille pour approbation.
Brain, qui veut dire cerveau en anglais, est inclut dans Brainware parce que tout ce que vous avez besoin de savoir sur un procédé particulier est intégré dans le système.
— Nikolas Barth, responsable Stratégie, services financiers partagés, Siemens
La différence
Des chiffres croissants pour des gains croissants
Depuis son adoption, l’utilisation de Brainware s’est étendue chez Siemens et s’est avérée un atout précieux pour la société. Avec désormais 3,5 millions de factures reçues de la part de fournisseurs du monde entier, la capacité de Brainware à apprendre rapidement et à saisir de manière exacte de nouvelles factures, qui plus est en plus de 20 langues différentes, a été essentielle au maintien et à l’accroissement de l’efficience du processus.
En outre, en tirant parti de l’intelligence incorporée, la société a été en mesure d'ajouter et de concevoir des règles de traitement qui permettent au logiciel d’extraire plus de 50 champs de données de chaque facture.
« Nous avons 51 champs de données et plus de 90 % d’entre eux sont extraits sans intervention manuelle », explique Ninja Kobor, propriétaire de solution pour les logiciels d’OCR et de vérification au niveau international chez Siemens. Je pense que cela montre bien la puissance de Brainware. »
Le logiciel a également accru l’automatisation des services partagés. M. Barth a indiqué que l’automatisation avait augmenté en moyenne de 30 %, cependant, dans certains cas, elle atteint les 80 % de croissance.
Cette automatisation accrue est en grande partie due à l’intégration entre Brainware et SAP. Comme chacune des divisions de Siemens dispose de ses propres versions du système d’ERP (Enterprise Resource Planning – planification des ressources d’entreprise), la société a réussi à intégrer Brainware à plus de 50 versions de SAP. Cela permet non seulement d'automatiser l’extraction des données mais aussi leur validation et leur transmission aux systèmes qui conviennent.
« L’intégration constitue véritablement un élément clé en termes de prestation de service, ainsi que par rapport à la solution que nous avions précédemment », explique Carlos Vieira Caldeira, responsable des services pour Brainware chez Siemens. « Dans une perspective globale, nous disposons maintenant d'un avantage clé ».
Rationalisation des processus dans les services partagés
Avec l’installation de Brainware, l’équipe de traitement des factures travaille plus efficacement et comprend mieux les processus. Grâce à l’outil de visionnage fourni par Brainware, l’équipe voit désormais des tableaux de bord et crée des rapports pour comprendre le flux des processus et à quelle étape les factures se trouvent.
« Brain, qui veut dire cerveau en anglais, fait partie du nom de Brainware parce que tout ce que vous avez besoin de savoir sur un processus spécifique est intégré dans le système », explique M. Barth.
Le service des comptes fournisseurs est désormais en mesure de tout traiter de manière centralisée et efficiente, et l’équipe responsable de la gestion des solutions utilisées pour le traitement des opérations financières est également en mesure de regrouper les ressources. Dans la mesure où le service gère moins de technologie, tous les éléments de formation et de gestion de Brainware dépendent d'une seule et unique équipe d’experts. Cela permet au service de répondre encore mieux aux besoins de la société.
Élargissement à l’échelle mondiale pour une variété de documents et de procédés
Sur la base de cette réussite initiale, Siemens a déjà commencé à déployer des solutions semblables à l’aide de Brainware dans d'autres bureaux de par le monde, en ajoutant de nouveaux documents et procédés au passage. En outre, avec des intégrations déjà en place pour ses versions SAP, il est plus aisé que cela ne l’aurait été auparavant de déployer des solutions pour de nouveaux processus faisant intervenir ces systèmes.
Dans le service des comptes fournisseurs, l’équipe a commencé à mettre en place sa solution de traitement des factures dans des processus et bureaux en dehors du siège en Europe de l’est et prévoit de l’étendre aux opérations dans le sud-ouest de l’Europe et aux États-Unis.
« Le projet initial n’était pas de mettre cela en place au niveau mondial mais plutôt de remplacer la solution fragmentée sur le marché allemand, alors que pour le reste du marché, il s'agissait d’utiliser des prestataires extérieurs qui sous-traitent la reconnaissance optique de caractères et la vérification », selon M. Barth. « Puis, nous avons décidé de mettre en place la solution dans le monde entier du fait d’excellents résultats obtenus en Allemagne. Et cela est bien souvent fait à l’initiative de nos clients internes qui en font la demande après avoir eu une bonne expérience en l’utilisant au siège. »
Bien que la reconnaissance optique de caractères soit souvent associée à une simple extraction de données, pour Siemens, Brainware est devenu une plateforme intelligente. Elle apprend et saisit les données de documents complexes, les valide et les intègre à d'autres systèmes tout en nous permettant de comprendre les processus comme jamais auparavant.
Hyland est devenu le partenaire idéal d'orientation et de soutien tout au long du processus. « Qu'il s'agisse de notre contact commercial et de gestion du service client ou de notre contact technique, tout le monde chez Hyland fait preuve de professionnalisme et nous permet de comprendre encore plus de choses », explique M. Barth.