Servier
Servier surmonte des défis commerciaux complexes et réalise rapidement des gains d'efficacité en mettant en œuvre OnBase.
Le défi
Les laboratoires Servier constituent un groupe pharmaceutique international fondé en France en 1954, géré par une association à but non lucratif et engagé dans le progrès thérapeutique pour répondre aux besoins des patients. Il est actuellement présent dans plus de 150 pays, dont l'Espagne, et emploie plus de 20 000 personnes. Sa philosophie consiste à placer le patient au cœur de ses efforts et à donner la priorité à ses besoins.
Dans le secteur pharmaceutique, la relation avec les médecins, surnommée RELEM, est de la plus haute importance. Malgré son acronyme, elle concerne un public plus large : équipe commerciale et promotionnelle, marketing, prestataires de service externes, comptabilité et finance, équipes juridique et médicale.
Rien que l'année dernière, plus de 7 500 médecins faisaient partie du réseau Servier. Un nombre si important de parties prenantes se traduit par un grand volume de documents à gérer, au format numérique comme papier.
Contrairement à d'autres entreprises, chez Servier Espagne, la transformation initiale avait déjà commencé, mais les processus étaient longs. Le manque de traçabilité était un autre obstacle majeur, car il n'était pas possible de savoir où en était chaque document dans son cycle de vie. En bref, le manque de visibilité se traduisait par des lacunes en termes de sécurité.
Facteur aggravant, l'ERP et le CRM ne communiquaient pas. Chaque fois qu'une incohérence était détectée, il fallait donc la vérifier manuellement, ce qui constituait une perte de temps supplémentaire. L'entreprise avait besoin d'un outil capable d'extraire du CRM les informations nécessaires et de demander de manière autonome à l'utilisateur ce qui lui manquait. En bref, Servier avait besoin d'un outil ouvert, extensible et convivial, capable :
- Voir où se trouvait chaque document à tout moment
- de guider l'utilisateur ;
- d'accompagner différents services.
- Accélérer les cycles de développement
La solution
La philosophie d'entreprise de Servier a joué un rôle important dans le choix de la plateforme Hyland. La multinationale utilise le Slim Model, une tournure résumée dans l'expression « Osez innover ». C'est un modèle qui encourage les collaborateurs à trouver de nouvelles idées pour améliorer leur travail quotidien. Grâce à cette culture d'entreprise, Sonia López, spécialiste des solutions financières chez Servier, a trouvé OnBase. Selon ses propres mots, « ç'a été un vrai coup de foudre ».
La filiale espagnole de Servier fonctionnait avec un CRM (Veeva) et un ERP (JD Edwards - Oracle). OnBase a permis de centraliser toutes les opérations et a représenté un changement radical dans la gestion des documents de Servier.Sa fonction consistait à extraire des informations du CRM afin de générer automatiquement des documents et de diffuser de manière adéquate les instructions nécessaires à la réalisation des tâches. En outre, un développement spécifique a été implémenté pour les factures.Pour faire simple, lorsqu'un reçu entre dans l'ERP, il est automatiquement publié et traité de manière autonome dans les « entrées » correspondantes. Tout ceci permet un meilleur contrôle budgétaire tout en garantissant la transparence, un facteur essentiel dans le secteur pharmaceutique.
Le processus a débuté en septembre 2021 et s'est terminé en février 2022. Dans l'ensemble, la mise en œuvre d'OnBase a permis d'atteindre les objectifs suivants :
- Définir les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante
- Améliorer la transparence du processus de documentation
- Disposer d'un contrôle budgétaire visible et utile
- Garantir la compatibilité avec FMW
Une fois qu'il a été confirmé qu'OnBase était le compagnon de voyage idéal, les membres de l'équipe Servier ont souhaité poursuivre les améliorations. En collaboration avec Hyland, ils ont développé un projet basé sur la célèbre méthodologie Agile avec les objectifs suivants : réduire les délais, gagner en flexibilité et en précision, mettre en œuvre la signature numérique, rationaliser la gestion budgétaire, visualiser un tableau de bord instantané et suivre les statuts RELEM.
La différence
OnBase a fait plus que répondre aux attentes. Les excellents résultats que la solution permet d'obtenir ne peuvent qu'être confirmés par les collaborateurs de Servier, qui soulignent les nombreux avantages de la plateforme :
Du gestionnaire de documents au gestionnaire de processus
La flexibilité d'OnBase permet de trouver une solution à chaque défi rencontré par une entreprise. Dans le cas de Servier, la solution a permis de transformer un gestionnaire de documents en un gestionnaire de processus. C'était la véritable clé d'un retour sur investissement solide.
Transformation digitale
L'introduction d'OnBase a permis d'éliminer la plupart des processus manuels, réduisant ainsi les erreurs tout en stimulant l'efficacité.
User-friendliness
Loin d'être un outil complexe, OnBase se distingue par son fonctionnement simple et son extrême adaptabilité. Grâce à cet outil, les problèmes se sont rapidement transformés en solutions.