Scania
Le fabricant suédois aide ses collaborateurs du monde entier à collaborer et à échanger des connaissances.
Le client
Scania, l'un des principaux fabricants mondiaux de camions et de bus, ainsi que de moteurs industriels et marins, est présent dans plus de 100 pays et emploie environ 41 000 personnes à travers le monde.
Avec des activités de recherche et de développement concentrées en Suède, la production de l'entreprise a lieu principalement en Europe et en Amérique du Sud, et un réseau de centres de produits régionaux se charge de l'assemblage, du travail sur la carrosserie et de l'aménagement des véhicules adaptés localement.
Des bureaux d'achat locaux en Pologne, en République tchèque, aux États-Unis et en Chine complètent le service d'achat de l'entreprise situé en Suède. En outre, environ 20 000 personnes travaillent dans l'organisation de vente et de service indépendante de Scania.
Le défi
L'identité de Scania est façonnée par ses clients, ses produits et ses collaborateurs, dont les valeurs et les méthodes de travail s'articulent autour de trois valeurs fondamentales : le client d'abord, le respect de l'individu et la qualité. Celles-ci constituent la base de la culture, du leadership et de la réussite commerciale de Scania.
La capacité des collaborateurs à trouver et à partager des informations et des connaissances est essentielle pour le succès actuel et futur de Scania. Scania estime que tous ses employés sont des travailleurs du savoir et se consacre à la création d'une organisation favorisant l'apprentissage, dans laquelle les personnes peuvent partager des informations et des connaissances afin de maximiser leur satisfaction au travail et créer un avantage compétitif durable.
Responsable d'un portfolio de services destinés à aider les travailleurs du savoir de Scania dans leur travail quotidien, Niclas Lillman, Responsable Services collaboratifs chez Scania, expose la mission ECM de l'entreprise.
« Nous voulons que les travailleurs et travailleuses du savoir de Scania qui se trouvent aux quatre coins de la planète puissent entrer en contact les uns avec les autres, coopérer et échanger leurs connaissances au moyen d’une plateforme technologique qui prend en charge le partage de documents et est capable d’intégrer n’importe quel utilisateur potentiel à la chaîne de valeur, y compris nos fournisseurs, distributeurs et concessionnaires externes. »
Un système de partage de fichiers précédemment implanté n’avait pas apporté la fonctionnalité et la facilité d’utilisation dont Scania avait besoin pour mettre en œuvre sa vision du partage et de la collaboration « sans restrictions ». Soucieuse d’éviter que les utilisateurs se tournent vers des services de partage non sécurisés (donc risqués) centrés sur le consommateur, l’entreprise s’est mise à la recherche d’une solution de collaboration de calibre mondial.
La solution
M. Lillman décrit les principales exigences de la nouvelle plateforme technologique de gestion de contenu d'entreprise (ECM) de Scania. « Basée sur des normes ouvertes, elle devait offrir un modèle de licence réaliste, proposer une large gamme de fonctionnalités et, surtout, être conviviale », explique-t-il. « En plus d'une extensibilité impressionnante, nous voulions pouvoir intégrer la plateforme ECM à divers environnements, y compris les suites bureautiques les plus courantes, ainsi qu'à nos réseaux Extranet et Intranet. »
Après une évaluation approfondie des solutions concurrentes, la plateforme Alfresco de Hyland a été sélectionnée comme système ECM offrant les standards ouverts dont Scania avait besoin pour étendre le partage des connaissances au sein de l'entreprise et au-delà.
« Les modèles de licence de nombreuses solutions concurrentes étaient extrêmement rigides et coûteux. De plus, d'un point de vue technique, il aurait été difficile, voire impossible, d'opérer un déploiement auprès d'utilisateurs ou de clients externes. C'était donc incompatible avec notre vision à long terme du partage des connaissances. »
En moins de quatre semaines, Scania a implanté avec succès la plateforme Alfresco pour 5 000 utilisateurs et fait migrer 20 000 documents issus d’une d’une solution existante pour soutenir ses travailleurs du savoir. « La plateforme Alfresco nous a été livrée littéralement prête à l’emploi, confirme M. Lillman. Sa souplesse innée nous a donné les moyens de simplifier en un rien de temps le partage d’information à l’échelle de l’organisation, en faisant appel à un service centralisé dont les utilisateurs peuvent se servir comme bon leur semble. »
Dans un premier temps, la plateforme Alfresco a été mise à la disposition de groupes ciblés au sein du service des opérations commerciales de Scania. Dans ces groupes, tout le monde pouvait créer un site de partage des connaissances et commencer à coopérer avec autrui. Aujourd’hui, la plateforme sert de tremplin pour une variété de projets transversaux et d’entreprise, de forums et d’autres activités visant la transmission du savoir et des bonnes pratiques. Les propriétaires de sites choisissent si leur site doit être ouvert et accessible à tous, ou si l'adhésion est soumise à un processus de demande et d'invitation.
Pour la première fois, des groupes commerciaux externes sur plus de 100 marchés, qui exploitent souvent leurs propres réseaux et annuaires, sont désormais en mesure d'échanger. Grâce à la plateforme Alfresco, nous avons également facilité la collaboration centrée sur les documents entre les équipes internes de R&D, industrielles et de fabrication, ce qui aurait été difficile à réaliser par le passé.
— Niclas Lillman, responsable des services collaboratifs
La différence
- Le partage organique des connaissances au sein de l'organisation et au-delà est désormais possible : les distributeurs et les revendeurs peuvent partager et collaborer via l'extranet de l'entreprise et il est également prévu d'étendre l'accès à d'autres groupes cibles.
- Jusqu'à 40 000 utilisateurs internes bénéficieront bientôt, grâce à la plateforme Alfresco d'une collaboration professionnelle et d'un partage des connaissances améliorés, ce qui permettra d'étendre encore davantage les capacités d'une main-d'œuvre numérique véritablement autonomisée.
- Les employés et les partenaires qui n'étaient jusque là pas en mesure d'échanger peuvent désormais partager leurs meilleures pratiques, collaborer au sein de forums et de réseaux sociaux inter-fonctionnels et organisationnels, et bénéficier d'un environnement dynamique d'échange d'informations.
Aujourd’hui, Alfresco permet à 5 000 travailleurs du savoir opérant au sein de Scania de se mettre en réseau et de partager des milliers de documents et d’informations de manière rapide et efficace.
Des plans sont actuellement en cours pour élargir cette capacité de collaboration pour tous les employés du groupe Scania, ce qui permettra une plus grande coopération inter-fonctionnelle entre tous les employés ainsi qu'avec les parties externes.
« Notre rôle est d'agir en tant que facilitateur, fournissant ainsi un service central que les utilisateurs peuvent utiliser de la manière qui correspond le mieux à leurs propres besoins », poursuit M. Lillman. « Alfresco agit tout simplement comme un référentiel d'informations et d'outil de collaboration fonctionnant en arrière-plan, les utilisateurs faisant appel à leur propre créativité pour créer des modèles de partage des connaissances qui répondent le plus efficacement possible à leurs besoins ».
Concernant le retour sur investissement pour Scania lié à la mise en œuvre de la plateforme Alfresco, M. Lillman se montre philosophe. « Notre vision sur le long terme d'une collaboration accrue a fait un grand pas en avant ; et cela n'a pas de prix ».