Autorité municipale de Rotterdam
Collaboration sur les dossiers numériques à la municipalité de Rotterdam
La collaboration numérique sur un seul dossier est un sujet plus pertinent que jamais. Mais comment y parvenir dans une organisation où tant de documents sont créés et utilisés chaque jour ? Comment maintenir un aperçu et garder le contrôle ? L'autorité municipale de Rotterdam a cherché des réponses à ces questions.
Quatre points d'intérêt pour atteindre les objectifs
La collaboration numérique devient rapidement la norme, c'est pourquoi la municipalité de Rotterdam a commencé à chercher une solution pour prendre en charge la collaboration numérique sur les dossiers. Ses principaux points d’intérêt étaient la traçabilité, l’exhaustivité, la sécurité et le respect de la législation et de la réglementation. Elle souhaitait mettre en œuvre un système de gestion des documents à l'échelle du groupe qui pourrait garantir ces quatre domaines clés grâce à des autorisations des pistes d'audit, une gestion des archives, des interfaces conviviales et une automatisation des processus.
Un autre pilier important de la collaboration numérique est l'automatisation des processus impliquant des dossiers de décision administrative. Une charge d'intégration générique fournit également un lien vers d'autres applications et services de tâches, tels que la signature numérique et la génération de documents.
De la collaboration à l'archivage en passant par l'expérience utilisateur
La principale priorité était que la solution fournisse aux utilisateurs une assistance optimale afin d'encourager la collaboration numérique sur les dossiers numériques et de s'assurer que la municipalité contrôle les informations. Avec une approche centrée sur l'utilisateur, nous avons impliqué l'utilisateur dans toutes les phases du processus. En effectuant des recherches sur l'expérience utilisateur (UX) et en utilisant un système de conception, nous avons créé une solution cohérente, accessible et conviviale pour le groupe cible.
Bien sûr, nous avons également réfléchi au côté gestion. En utilisant dès le départ une approche d’« archivage dès la conception », le respect de la législation et de la réglementation concernant le stockage et la destruction des informations est assuré dès la création d’un nouveau dossier. Par exemple, on réfléchit en amont à la façon dont les dossiers doivent être correctement archivés à la fin du terme, ce qui est extrêmement pratique. Par conséquent, le contrôle des informations a considérablement augmenté dans une solution durable et tournée vers l'avenir.
La municipalité de Rotterdam est également prête pour l'avenir d'un point de vue technologique. Grâce à la plateforme cloud native moderne d'Alfresco, la municipalité a acquis une solution qui peut être développée dans les années à venir. En appliquant une architecture de microservices, nous avons mis en œuvre une solution évolutive et pérenne. De plus, Alfresco est open source et utilise des standards ouverts.
« DIVA s'occupe de l'archivage pour le programme de numérisation de la municipalité de Rotterdam. »
— Bart Ballaux
Une collaboration numérisée et basée sur Rotterdam pour des employés satisfaits
La nouvelle plate-forme permet aux employés d'obtenir facilement les informations dont ils ont besoin pour bien faire leur travail. La numérisation et l’automatisation des processus les ont rendus plus rapides et ont permis une meilleure compréhension. Du fait que la législation et les réglementations relatives à la conservation et à la destruction des données ont été prises en compte dès le départ, le contrôle des informations a énormément augmenté. La municipalité de Rotterdam est désormais en mesure d’assurer les quatre points d’intérêt essentiels : exhaustivité, traçabilité, sécurité et respect de la législation et de la réglementation. Et surtout, les utilisateurs sont heureux et satisfaits de cette nouvelle solution !
Partenariat
Dès le départ, la clé du succès a été la coopération entre la municipalité de Rotterdam et Incentro. Dans le cadre de ce partenariat florissant, les deux parties ont fait tout leur possible pour avoir un impact ensemble. Avec une nouvelle méthode de travail agile pour la municipalité de Rotterdam, nous avons développé la solution dans un processus itératif. En tant que spécialistes de la plate-forme Alfresco, nos Incentronautes ont fait le maximum pour mettre la municipalité au défi et élaborer une solution d'excellence. L'implication des utilisateurs finaux et l'accent mis sur l'expérience utilisateur sont essentiels à ce processus afin que nous puissions continuellement intégrer les retours d'information de l'organisation dans la prochaine itération.
« Avant, il s’agissait surtout de devoir utiliser des systèmes, alors qu’avec cette solution, les employés veulent vraiment l’utiliser, car elle les aide à mieux faire leur travail ! »
— Maarten van Veelen