Mintel
Une entreprise mondiale de recherche et d'information sur les marchés élimine ses 10 systèmes de gestion de contenu au profit d'un seul : la plateforme Alfresco de Hyland.
Le défi
Fondée en 1972 et basée à Londres, Mintel est la première agence de connaissance des marchés au monde et emploie plus de 1 200 personnes dans ses différents bureaux internationaux. Mintel utilise des données, des connaissances et une expertise pluridisciplinaire pour aider ses clients à mieux comprendre les besoins des consommateurs et les tendances du marché. Le volume de contenu de l'entreprise est considérable et ne montre aucun signe de ralentissement.
La gestion de ce contenu a été un défi permanent. En 2014, Mintel utilisait plus de 10 systèmes de gestion de contenu personnalisés indépendants hérités, construits sur 20 ans — , ce qui rendait la moindre tâche difficile à réaliser.
« Nous avions des contenus similaires à différents endroits. Tout était séparé. Il était pratiquement impossible de trouver la bonne version de quoi que ce soit sur tout ce qui était ancien », a déclaré Ana Gouveia, ingénieure en informatique principale.
Alors Mintel s’est fixée un plan : un système de gestion de contenu (CMS) pour les gouverner tous.
Nous possédions des contenus similaires dans différents emplacements. Tout était séparé. Il était pratiquement impossible de trouver la bonne version s'il s'agissait d'un élément ancien.
- Ana Gouveia, ingénieure en informatique principale, Mintel Group Ltd.
La solution
Mintel s'est tourné vers la plateforme Alfresco de Hyland pour l'aider à contrôler la création, la gestion et la publication de l'ensemble de son contenu dans un seul et même endroit.
Pour tester la fonctionnalité de la plateforme, Mintel a décidé de commencer sa transformation numérique avec des rapports de contenu plus longs, qui comprennent des données détaillées sur les consommateurs et le marché. Traditionnellement, la publication d'un de ces rapports prenait trois à quatre mois et nécessitait 17 workflows et plus de 150 tâches pour l'utilisateur. En outre, des règles de processus et des autorisations strictes ont été mises en place pour garantir la sécurité des données des consommateurs. Au début, Mintel a réalisé une phase de collecte de connaissances afin de mieux comprendre le fonctionnement des employés qui ont participé à la publication de contenu. Mintel a ensuite mis en place des workflows et les a testés au sein d'un groupe témoin pour permettre aux responsables de voir où se situaient les retards et les erreurs dans le processus.
Fort de ces enseignements, Mintel a développé des fonctionnalités de gestion de contenu sur la base d'Alfresco Share. Le moteur de workflow intégré à la plateforme permet à tous les responsables d'avoir une vue complète de chaque rapport, y compris son rapport d'avancement, les étapes suivantes et la piste d'audit de l'activité, en un seul coup d'œil.
Après avoir mené à bien le projet rattaché au contenu long, Mintel a décidé de s’attaquer au contenu court. La société a fini par opter pour une stratégie de création de contenu priorisant d’abord le travail en ligne, car elle « voulait que les analystes soient capables de rédiger le contenu tel qu’il s’afficherait pour les clients, sans devoir renoncer à toutes les fonctionnalités que nous avions développées pour la production de rapports et à celles qu’Alfresco propose, comme la gestion de versions, les workflows et les autorisations », indique M. Gouveia.
En l’espace d’un an, l’équipe a construit Mintel Editor, une bibliothèque pour Alfresco Share qui permet l’édition HTML avec les fonctionnalités désirées. Grâce à ce déploiement, Mintel a pu commencer à mettre hors service ses systèmes de gestion de contenu existants. Et bientôt, l’entreprise prévoit de fédérer son contenu dans la bibliothèque de Mintel Editor pour pouvoir éliminer tous ses systèmes existants.
Il est impressionnant de constater que Mintel a mis en œuvre la plateforme Alfresco et obtenu les bénéfices escomptés avec une équipe de 5 personnes. Aux côtés de M. Gouveia travaillaient 3 ingénieurs en logiciel et un chef de produit senior. Cela témoigne de la facilité d'utilisation, de déploiement et de configuration inhérente à la plateforme Alfresco.
La différence
Accélération de la mise sur le marché
L'utilisation d'une solution unique et efficace de services de contenu a permis à Mintel de raccourcir le délai de mise sur le marché et de réduire la durée du cycle de publication. Grâce à la plateforme Alfresco, « Nous livrons de nouveaux produits très facilement », explique M. Gouveia.
L’agilité offerte par Alfresco a transparu de façon très évidente pendant la pandémie de COVID-19. D’après Mm Gouveia, la plateforme « a permis une réponse souple » parce qu’elle « centralisait tout le contenu et toutes les recherches à un seul endroit » accessible en toute simplicité, sur demande.
« La collaboration, même asynchrone, était aisée et il était quand même possible de livrer le contenu à temps, en maintenant le niveau de qualité auquel notre clientèle est habituée », ajoute-t-elle.
Cohérence accrue
La cohérence de la marque s'est également renforcée dans l'ensemble de l'entreprise. « Le contenu s'affiche bien sur tous les appareils. Tout est cohérent. Si vous voyez une étude de Mintel, elle aura plus ou moins toujours la même apparence », explique Mme Gouveia.
Des données de performance très visibles
En outre, Mintel dispose désormais de statistiques d'utilisation qu'elle peut utiliser pour évaluer les performances de ses équipes et de son contenu. Ces données éclairent la prise de décision de la direction afin d'orienter les améliorations opérationnelles et de fournir une visibilité immédiate sur la productivité et les tendances.
Réduction des coûts grâce à la rationalisation des opérations
Ce qui est peut-être le plus bénéfique pour Mintel, c'est qu'une solution de gestion de contenu en a remplacé plus de dix permettant ainsi à l'entreprise d'économiser des coûts considérables en termes d'exploitation et de maintenance.
« Tout le contenu est au même endroit. Vous pouvez le réutiliser parce que tout est dans le même système », a expliqué Mme Gouveia.