Université Macquarie
Une université publique de recherche australienne a grandement amélioré les délais de prise de décision en passant au zéro papier grâce à la plateforme Alfresco de Hyland.
Le client
L'université Macquarie de Sydney, en Australie, met l'accent sur l'apprentissage transformationnel et la recherche de niveau international. La prestigieuse université compte près de 50 000 étudiants et 2 800 membres du personnel dans ses quatre écoles. Elle est largement reconnue pour ses performances en matière d'enseignement, de recherche, d'employabilité des diplômés et d'équipements.
Le défi
Avant de mettre en œuvre la plateforme Alfresco de Hyland, l'université Macquarie était confrontée à de grands volumes de documents physiques et d'informations sur papier. Les rapports statutaires au gouvernement et la gestion des dossiers pour se conformer aux exigences de l'université ont entraîné l'accumulation des dossiers des étudiants, des dossiers du personnel et des dossiers de propriété concernant l'entretien des bâtiments.
Ces documents papier étaient gérés manuellement et conservés dans des entrepôts qui ont été inondés il y a plusieurs années, entraînant ainsi de sérieux dégâts.
« Cela a causé beaucoup de moisissures, et nous avons dû faire beaucoup de travail pour démouler chaque morceau de papier », a déclaré Chi Nguyen, directeur de l’information numérique de Macquarie. « C’est à ce moment-là que nous avons commencé à nous orienter vers la numérisation ».
L'université de Macquarie avait besoin de trouver un moyen de mieux gérer ses ressources numériques liées aux dossiers et aux documents, et de faciliter les workflows électroniques pour améliorer l'efficacité de nombreux processus au sein de l'université.
Grâce à la plateforme Alfresco, nous sommes désormais en mesure de réaliser des tâches qui n'étaient pas possibles auparavant, ce qui est important compte tenu du paysage concurrentiel en termes d'intérêt suscité auprès des étudiants. Des documents physiques doivent toujours être conservés, mais nous produisons beaucoup moins de papier aujourd'hui.
— Chi Nguyen, responsable de l'information numérique, Université Macquarie
La solution
Après avoir étudié plusieurs solutions, l'université Macquarie a choisi la plateforme Alfresco de Hyland, principalement en raison de sa communauté d'utilisateurs dynamique et de son architecture ouverte.
« L'une des principales raisons qui nous a poussés à choisir la plateforme Alfresco est qu'elle nous permettait d'accéder au code, ce qui nous a permis de personnaliser la solution en fonction de nos besoins », a déclaré M. Nguyen. « Nous avons pu réaliser un grand nombre d'intégrations, non seulement entre d'autres systèmes et la plateforme Alfresco, mais aussi entre d'autres systèmes. »
Macquarie a déployé Alfresco et a commencé à transférer son contenu numérisé vers la plateforme. Très vite, les cas d'utilisation d'Alfresco ont augmenté et l'université a commencé à gérer non seulement les documents de son service central d'archivage, mais aussi ceux d'autres unités autonomes telles que les ressources humaines, les biens immobiliers et sa Graduate School of Management.
En plus d’utiliser Alfresco pour ses dossiers, l’établissement y a recours pour la gestion documentaire. Ainsi, les membres de ses différents comités peuvent accéder rapidement aux ordres du jour et aux procès-verbaux des réunions.
« Avant l’arrivée d’Alfresco, nous disposions d’un lecteur partagé sur lequel les utilisateurs faisaient des mises à jour. Mais après un certain temps, on se retrouvait avec différentes versions et on ne savait plus laquelle faisait autorité, explique M. Nguyen. Maintenant, poursuit-il, nous avons consolidé les ressources à un endroit central et les gens savent avec certitude quelle est l’unique source de vérité pour une information donnée. »
La différence
Aujourd'hui, l'université Macquarie ne produit plus aucun document papier. Tous les dossiers étudiants sont désormais des fichiers électroniques, et la plateforme Alfresco sert de référentiel de contenu central pour l'école. Dès que les dossiers des élèves sont numérisés, par exemple, les administrateurs peuvent déplacer le fichier directement dans un dossier spécifique qui sera automatiquement acheminé vers le dossier de l'élève concerné. Un workflow électronique similaire a été créé pour les factures.
« Il y a très peu de travail à faire, si ce n'est de scanner le document physique », explique M. Nguyen. « Il était très important pour nous que l'université passe de workflows basés sur le papier à des workflows entièrement électroniques ».
La plateforme Alfresco de Macquarie contient aujourd'hui plus de 1,6 million d'actifs et compte plus de 2 500 utilisateurs. Chaque semaine, environ 10 000 à 15 000 nouveaux actifs sont créés et téléchargés dans Alfresco.
La première étape a consisté à numériser le contenu.Aujourd'hui, l'université s'efforce de mieux comprendre son contenu. Par exemple, elle analyse les dossiers des étudiants afin de mieux comprendre les facteurs qui déterminent la conversation des étudiants, ainsi que les informations pertinentes pour les rapports statutaires.
Bien que certains aspects de la plateforme soient actuellement disponibles sur tablettes, l’établissement prévoit de tirer profit de l’application mobile pour permettre aux utilisateurs d’accéder plus facilement à Alfresco à distance.
« Avec l'adoption de nouveaux workflows électroniques et leur déploiement dans différentes équipes au sein de l'université, la capacité d'accorder des autorisations et de réaliser des évaluations pendant les déplacements sera bien meilleure grâce à une application mobile spécialement conçue pour les tablettes ou téléphones », a déclaré M. Nguyen.
L'université Macquarie prévoit également de s'appuyer sur l'infrastructure basée sur le cloud de la plateforme Alfresco dans un avenir proche. En tant que client de Premier Services, Macquarie a bénéficié de la collaboration d'un responsable de compte technique Alfresco, et ses administrateurs internes ont participé à plusieurs sessions de formation afin de pouvoir rapidement exploiter la plateforme dans les nombreuses unité commerciale de l'université.
« Compte tenu de notre expérience, je recommande vivement les services de conseil de la plateforme Alfresco à tout nouveau client », a déclaré M. Nguyen. « La plateforme Alfresco est un système très important au sein de l'université. Il est difficile d'imaginer qu'un autre produit puisse répondre à autant de cas d'utilisation différents dans un environnement universitaire, où de nombreuses unités sont autonomes, chacune ayant des exigences très spécifiques. »