Liberty Mutual Insurance
Un assureur mondial économise 21 millions de dollars sur 5 ans grâce à Hyland.
Liberty Mutual garantit un avenir sans papier grâce aux services de contenu Alfresco sur AWS
La compagnie d'assurance Liberty Mutual a créé la division Global Specialty en 2012 pour soutenir son expansion à l'international, dans 18 pays. L'objectif était dès le départ de mettre en place une entreprise moins consommatrice de papier.
« Nous voulions créer des équipes mondiales plus productives, capables de collaborer efficacement et d'exploiter les avantages de notre implantation à l'international de manière digitalisée », a déclaré le vice-président principal et DSI de Global Specialty.
À l'époque, l'organisation disposait de quelques systèmes tactiques de gestion de documents, mais ils étaient cloisonnés et basés sur une technologie lente et obsolète.De plus, les fichiers étaient stockés dans des centres de données basés aux États-Unis, qui ralentissaient l'accès aux contenus pour les équipes implantées dans les différents pays.
Gestion de contenu dans le cloud
L’objectif de la vice-présidente principale (VPP) et directrice des systèmes d’information (DSI) était de fournir une solution moderne, basée sur le cloud, qui permettrait des opérations sans papier dans le monde entier.
« Notre but était de mettre en place des fonctionnalités de gestion de documents performantes à l’échelle locale, partout sur la planète, que nos utilisateurs se trouvent en Asie-Pacifique, en Europe, en Amérique du Nord ou en Amérique latine », explique la cadre supérieure.
L'équipe voyait également dans ce projet l'occasion de simplifier la conformité réglementaire et de réduire les délais de mise en service de la solution grâce à une conception et un déploiement automatisés.
La plateforme Alfresco est la seule solution ECM qui répondait vraiment à nos critères, notamment en termes de fonctionnalités cloud natives.
— Vice-président sénior et DSI, Global Specialty
La plateforme Alfresco sur Amazon Web Services
La division Global Specialty a mis en service Alfresco Content Services et Alfresco Governance Services sur Amazon Web Services (AWS). La solution offre des fonctionnalités de gestion de documents et d'archivage électronique qui s'intègrent parfaitement aux applications métiers de l'assureur.
Selon le SVP et DSI, la plateforme Alfresco de Hyland était la seule solution ECM qui « répondait vraiment à nos critères, notamment en termes de fonctionnalités cloud natives ». La plateforme présente également d'autres avantages comme une empreinte réduite, une compatibilité avec CMIS et les API REST, de solides références clients et un modèle open source adapté aux besoins des professionnels, qui « nous garantit toute l'attention que requiert une grande entreprise comme Liberty Mutual ».
« Un succès fou » auprès des utilisateurs finaux
Global Specialty a déployé la plateforme Alfresco pour ses équipes d’indemnisation et de rédaction, au niveau de plusieurs agences et pour de multiples gammes de produits. Selon la VPP et DSI, les retours sont « extrêmement positifs ». Les employés continuent d’utiliser les applications frontales, tandis qu’Alfresco fonctionne en arrière-plan et automatise l’ensemble des processus, de la recherche de documents jusqu’au Records Management.
L’entreprise a mis en service des environnements AWS en Asie-Pacifique, en Europe et au Royaume-Uni, pour que ses collaborateurs à l’international puissent accéder plus rapidement aux documents et les partager.
« La solution a permis de résoudre tous nos problèmes de performance, affirme l'exécutif. Nos équipes de rédaction et d’indemnisation peuvent désormais se concentrer sur leur tâche sans se soucier de la technologie. »
21 millions de dollars d'économies
Alfresco Content Services a aidé Global Specialty à numériser l'ensemble de ses opérations. Les bénéfices sont considérables. L'entreprise prévoit d'économiser 21 millions de dollars sur 5 ans grâce à la suppression des coûts de papier, d'impression et de stockage.
L'équipe informatique a collaboré étroitement avec les utilisateurs afin de concevoir une solution « où aucun processus n'est basé sur des supports papier », explique le SVP et CIO.
L'attention portée à « former » les utilisateurs et à accélérer l'accès aux contenus a transformé la manière dont les employés travaillent. Les contenus étant très facilement accessibles, les utilisateurs ne ressentent plus la nécessité d'imprimer les documents, et l'entreprise dispose à son gré des espaces auparavant dédiés au stockage des archives papier.
« Une bénédiction » en termes de conformité réglementaire
La vice-présidente senior et DSI souligne également les avantages d'Alfresco Governance Services pour rationaliser la conformité aux exigences de confidentialité et de conservation des données. Global Security peut désormais appliquer de manière systématique une politique de Records Management à une source unique de vérité hébergée dans un environnement AWS sécurisé.
« Face à l'entrée en vigueur de réglementations comme le RGPD et d'autres encore, cela nous a définitivement sauvé la vie », a déclaré la dirigeante.
Pour la vice-présidente senior et DSI, les entreprises qui adoptent des solutions de services de contenu basées sur le cloud doivent prévoir du temps pour d'éventuels ajustements et pour éduquer les utilisateurs. Ses équipes ont dû multiplier les réunions avec les responsables de la conformité et de la confidentialité des données pour les convaincre de transférer une application de production dans le cloud et les données client associées.
Déploiement en 30 minutes
Les fonctionnalités cloud natives d'Alfresco ont permis à Global Specialty d'accélérer les délais de mise en œuvre et de maximiser le ROI à l'échelle globale. L'entreprise peut déployer un environnement Alfresco entièrement opérationnel dans AWS en seulement 30 minutes, en utilisant l'infrastructure en tant qu'automatisation de code et des pipelines CI/CD pour une intégration et une livraison continues.
« Nous mettons en œuvre en quelques minutes ce qui prenait auparavant plusieurs semaines, voire plusieurs mois », explique la vice-présidente senior et CIO. « Et nous pouvons réutiliser les plans de déploiement que nous avons conçus pour créer de nouveaux environnements Alfresco sur d'autres sites de Global Specialty et d'autres entités de Liberty Mutual. »
300 millions de documents
Après un partenariat fructueux de trois ans, Alfresco est désormais le fournisseur de solutions ECM privilégié de Global Specialty. L'équipe de Mojgan Lefebvre prévoit d'étendre les fonctionnalités d'Alfresco dans d'autres domaines liés à la souscription et à la gestion des sinistres. Parmi les projets à long terme, l'entreprise prévoit d'utiliser Alfresco pour gérer tous les registres de l'entreprise.
Au vu des bénéfices de la solution ECM dans le cloud pour Global Specialty, d'autres entités de Liberty Mutual, comme l'assurance Particuliers aux États-Unis ou encore l'assurance Professionnelle, ont choisi Alfresco comme solution standard. Selon les prévisions de la vice-présidente senior et CIO, Liberty Mutual devrait bientôt gérer 300 millions de documents dans Alfresco sur AWS.
« Ce chiffre devrait répondre à toute question sur l'évolutivité de la solution », ajoute-elle en souriant.