Grupo Eulen

Le défi

Grupo EULEN est une entreprise leader dans la prestation de services aux entreprises, aux institutions et aux administrations publiques. Elle se caractérise principalement par ses activités diversifiées, évoluant dans des secteurs tels que le nettoyage, la maintenance complète et le travail intérimaire, entre autres. Basé en Europe, en Asie et en Amérique latine, le groupe compte actuellement plus de 7 000 clients.

Grâce à sa présence dans tout le réseau d'affaires espagnol et mondial, Grupo EULEN compte plus de 75 000 employés et met en avant un fort engagement social. Le groupe encourage positivement l'accès des femmes au marché du travail, et le nombre d'employés présentant un handicap parmi ses rangs dépasse les 12 000 personnes.

En tant que grande entreprise opérant dans des pays où la numérisation est moins courante qu'en Europe, Grupo EULEN a fait face à un défi majeur en raison de sa dépendance au papier. Selon ses estimations, l'entreprise traitait chaque jour plus de 2 500 documents sous-divisés en près de 200 types différents.

Pour ne rien arranger, il est utile de préciser que chaque personne et chaque service travaillait à sa manière, ne laissant aucune place à la standardisation. À cette époque, le groupe EULEN avait recours à trois gestionnaires de documents différents. En fin de compte, une numérisation complète était nécessaire, un nouveau modus operandi dans lequel les documents seraient numériques de bout en bout. Pour y parvenir, l'entreprise s'est fixé les objectifs suivants :

• Générer des documents au format numérique
• Conserver ou stocker les fichiers de façon adéquate
• Assurer la protection des données
• Permettre un accès facile et sécurisé aux documents
• Permettre les téléchargements automatiques de documents
• Intégrer le gestionnaire de documents avec d'autres systèmes
• Mettre en œuvre la signature numérique

La solution

Pour relever ce défi, la direction d'EULEN a lancé le projet Ártica, basé sur le logiciel Alfresco. Le processus a débuté en 2018, avec la mise en place d'un conseil stratégique capable de créer un centre de compétences. L'étape suivante s'est traduite par le groupage de la plateforme ainsi que la création d'une feuille de route et d'une liste de bonnes pratiques.

Deux ans plus tard, le travail sur le terrain a commencé : plus de 95 000 dossiers ont été téléchargés, et l'intégration des imprimantes multifonctions (avec d'autres systèmes) a été réalisée. Lors de cette phase, 69 typologies de documents et 9 modèles ont été intégrés. Bien que la numérisation complète des processus soit imminente, il n'était pas possible de se passer d'imprimantes, car certains employés n'avaient toujours pas accès aux e-mails.

La phase suivante a débuté en 2022 et s'est principalement concentrée sur l'administration du personnel, la protection des données et l'intégration des contrats et des services de signature. Plus précisément, plus d'un million de documents ont fait l'objet d'une migration, et 90 types de documents et environ 800 modèles ont été intégrés. Grâce à la facilité de personnalisation d'Alfresco, la création d'une interface conviviale s'est avérée un jeu d'enfant.

À l'heure actuelle, Ártica rassemble des informations très variées et doit être alimenté par de multiples sources.Il existe actuellement trois fournisseurs de signature :

• PRE
• Google Docs – Un prérequis pour la suite bureautique du Groupe EULEN.
• Imprimante multifonctionnelle - Comme nous l'avions prévu, bon nombre de salariés ont remis leur lettre de démission (ou d'autres documents) en version papier. Grâce à Alfresco, une fois numérisé dans la plateforme, le document apparaît automatiquement dans le système. Étant donné que chaque imprimante utilise un système d'exploitation différent, cela constituait un processus complexe nécessitant une solution intégrée.

L'intégration de la solution reste le principal défi pour les années à venir. L'entreprise vise à optimiser le processus de signature en passant de trois fournisseurs à un seul. Cela sera possible grâce à l'intégration avec l'ERP Oracle, la mise en œuvre d'un modèle cloud et, bien sûr, la collaboration avec Alfresco.

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