Un grand hôpital pédiatrique rationalise ses flux de travail cliniques pour améliorer l'expérience des patients en numérisant les formulaires de consentement, le recueil de la signature et l'utilisation des directives cliniques.
Cela fait plus de cinq ans que le Great Ormond Street Hospital (GOSH), l'un des plus grands hôpitaux pour enfants au monde, a décidé d'adopter une stratégie zéro papier dans le cadre de son parcours d'innovation numérique.
Plus précisément, l'hôpital souhaitait remplacer les formulaires de consentement au format papier qui sont essentiels à son travail avec les patients. Mais le personnel de l'hôpital savait qu'une initiative visant à remplacer le papier devait aller de pair avec une solution de consentement électronique efficace. De plus, le GOSH avait besoin d'une solution qui réponde à des besoins très spécifiques en matière de formulaires de consentement.
« En tant qu'hôpital pédiatrique de référence, nous avons besoin de jusqu'à six versions différentes de formulaires de consentement pour les procédures, en raison de la complexité de notre organisation », indique Joanna Tucker, responsable du programme TIC au GOSH.
La loi britannique stipule que les hôpitaux pédiatriques comme le GOSH doivent recueillir des formulaires de consentement individuel pour les patients âgés de moins de 16 ans, de 16 et 17 ans ainsi que pour les patients âgés de 18 ans et plus. Il incombe également au personnel de recueillir les formulaires de consentement liés à la religion du patient, principalement pour garantir une utilisation correcte des produits sanguins en fonction des croyances de chacun.
Assurer la conformité réglementaire et éthique autour de ces critères a entraîné une quantité extraordinaire de paperasse essentielle.
Selon Chris Jephson, médecin ORL à l'hôpital GOSH, le centre hospitalier devait gérer jusqu'à six séries de formulaires de consentement de six pages pour chaque procédure. En outre, toute solution de consentement électronique devrait permettre de recueillir plusieurs signatures sur un même document.
« Parfois, il nous faut recueillir un très grand nombre de signatures sur un seul formulaire », explique Chris Jephson. « Nous devons recueillir la signature du parent, de l'enfant et du clinicien. Mais dans certains cas, nous avons également besoin de celle de l'interprète, des services sociaux ou d'un clinicien secondaire, le cas échéant. »
Le GOSH exigeait également des formulaires supplémentaires pour les photographies, les demandes d'IRM et d'autres documents cliniques. Il en résultait une trace écrite confuse qui pouvait entraîner la perte de documents, des omissions et une source de confusion. À tout moment, le personnel pouvait faire circuler plusieurs versions de ces documents au format papier dans l'hôpital.
Face à une telle complexité, le GOSH a décidé de concevoir son propre formulaire de consentement électronique dynamique adapté à ses besoins spécifiques. Le GOSH utilisait déjà PACSgear pour les images médicales et OnBase, la plateforme logicielle de Hyland dédiée à la gestion des contenus et des processus d'entreprise, dans d'autres secteurs de l'hôpital. De plus, le centre hospitalier utilisait activement l'intégration de Hyland avec le système de Dossier Patient Informatisé (DPI) d'Epic.
Par conséquent, Hyland a été inclus, parmi d'autres fournisseurs, dans le processus d'évaluation visant à adopter une solution de consentement électronique.
— Joanna Tucker, responsable du programme TIC, GOSH
Joanna Tucker ajoute : « Nous n'avons plus qu'un seul formulaire, qui change dynamiquement en fonction de l'âge et des croyances religieuses du patient. Maintenant, c'est plus difficile de se tromper de formulaire. »
Le passage d'un processus basé sur le papier à un formulaire électronique dynamique a transformé cette étape clé du processus de soins. En outre, cette approche est infiniment plus sûre et plus sécurisée en matière de protection des informations des patients.
« Le fait que le formulaire de consentement soit lié à la consultation évite de perdre le document », affirme Chris Jephson.
Il est facile d'accéder au formulaire, de le remplir et de l'envoyer. Tout cela se fait par le biais de la plateforme OnBase et dans le dossier du patient.
Pour commencer, le personnel et les cliniciens créent simplement un nouveau formulaire, en le liant à la consultation à partir d'Epic.
Une fois que la plateforme OnBase a généré le formulaire, elle remplit automatiquement les champs avec les données démographiques du dossier Epic. Le personnel saisit ensuite les champs qui ne sont pas pré-remplis électroniquement.
Une fois cette étape finalisée, les signatures du patient, du tuteur et du clinicien sont saisies numériquement à l'aide d'un dispositif à écran tactile.
De plus, comme le formulaire est ajouté à la liste des tâches générales de l'équipe, il indique automatiquement à l'équipe soignante qu'un patient est prêt à entrer dans la salle d'opération. Grâce aux tableaux de bord Epic – qui suivent et fournissent le statut des cas dans la salle d'opération et fournissent une documentation sur les délais d'attente pour les équipes intra-opératoires – les cliniciens sont informés lorsque la phase préopératoire est terminée, lorsque le formulaire de consentement est signé et lorsque la liste de contrôle est complète.
« Avec un formulaire de consentement papier, ce n'était pas automatique », explique Chris Jephson.
L'adoption d'un système dématérialisé s'est avérée si fructueuse que le personnel a demandé des formulaires modifiés pour différents départements et diverses procédures spécifiques. Par exemple, une équipe a demandé un questionnaire sur les métaux et un formulaire de consentement pour les patients nécessitant une IRM.
Le formulaire de consentement électronique permet également d'améliorer l'expérience du patient. Si un patient doit subir plusieurs fois la même procédure, il ne doit plus renseigner toutes ses informations dans un nouveau formulaire à chaque fois. La solution Hyland sauvegarde les informations fournies dans le formulaire de consentement original, en supprimant simplement les signatures en vue d'en recueillir une nouvelle.
Un patient en chimiothérapie qui suit six traitements, par exemple, n'a plus besoin de remplir un formulaire de consentement pour chaque traitement. Au lieu de cela, les signatures sont ajoutées au bas du formulaire préexistant, ce qui permet aux cliniciens de gagner du temps et au patient de se concentrer sur son traitement plutôt que sur l'aspect administratif.
— Chris Jephson, médecin ORL, GOSH
À mesure que la transformation numérique de l'hôpital évolue, les cliniciens continuent de découvrir des moyens nouveaux et innovants de simplifier les soins aux patients pour le personnel et les cliniciens grâce à OnBase. Par exemple, alors qu'Epic remplace certains systèmes existants, OnBase sert de référentiel sécurisé et accessible pour les données historiques que le GOSH doit conserver à partir de ces systèmes.
Une autre innovation permet aux médecins d'utiliser leurs propres appareils pour capturer des photographies cliniques lors des consultations avec les patients. Conformément à la loi, les cliniciens ne peuvent pas posséder de matériel permettant d'identifier un patient sur des appareils personnels. Cependant, la méthode Haiku/Canto de capture du consentement, qui utilise les applications sécurisées de dossiers patients informatisés d'Epic, permet aux utilisateurs de capturer une image et de la télécharger directement dans OnBase, contournant ainsi complètement l'appareil personnel.
Cela élimine les risques pour les cliniciens et améliore les soins aux patients, car les médecins n'ont plus besoin de diriger un patient vers un autre service pour la capture d'images.
En 2023, le GOSH a franchi une nouvelle étape dans sa collaboration avec Hyland en créant Mind Palace, conçu pour saisir et gérer les directives, politiques et procédures cliniques qui s'intègrent à la plateforme OnBase de Hyland.
Cette solution aborde l'un des aspects les plus difficiles du soutien administratif aux patients. Comment les cliniciens peuvent-ils rechercher (et trouver) plusieurs documents dans l'empreinte numérique toujours croissante d'un hôpital ? Plus important encore, comment y parvenir lorsqu'un accès en temps réel est nécessaire ?
La solution, Mind Palace, sert de base de connaissances au personnel chargé de résoudre ces problèmes grâce à la navigation à facettes, à la recherche conversationnelle, à la prise en charge du langage naturel et à d'autres fonctionnalités intuitives visant à améliorer la productivité clinique et les résultats pour les patients.
Cela signifie que le personnel n'a plus à « se contenter » des anciens systèmes de visualisation de documents chronophages qui ne sont pas parfaitement adaptés à leur flux de travail clinique.
Au lieu de cela, Mind Palace est un outil dédié, toujours actif et accessible de n'importe où, avec une intégration transparente du système qui simplifie le travail des équipes cliniques à l'échelle de l'organisation.
Le Dr Shankar Sridharan, responsable de l'information clinique au GOSH, est convaincu de l'impact de cette nouvelle solution.
— Dr Shankar Sridharan, responsable de l'information clinique, GOSH
Le déploiement de la solution de formulaire de consentement électronique dématérialisé et de la technologie plus récente Mind Palace souligne l'étroite relation professionnelle entre le GOSH et Hyland. Cela signifie que le GOSH peut poursuivre son innovation numérique en sachant que Hyland est un partenaire établi à long terme axé sur les soins aux patients.
À ce jour, les deux projets ont :
Élimination du papier, gain de temps : avant de mettre en œuvre sa solution de formulaire de consentement électronique, le GOSH, avec son formulaire de consentement traditionnel généré par le DPI, imprimait le formulaire, le faisait signer, le scannait à nouveau pour l'enregistrer sur ordinateur et déchiquetait ensuite le papier. Avec un formulaire de consentement électronique dynamique, le personnel et les cliniciens peuvent pré-remplir les formulaires en téléchargeant les données des patients stockées dans Epic. Les données relatives aux patients sont toujours à jour et les formulaires de consentement peuvent être remplis en moins de temps.
Accès rapide et simplifié aux formulaires : les utilisateurs disposent d'une interface unique et conviviale pour remplir, signer ou imprimer à la demande des lots de formulaires pré-remplis. Les administrateurs prédéfinissent des lots de formulaires en fonction de règles commerciales personnalisées, garantissant ainsi que les soignants remettent en toute confiance les formulaires adaptés, à chaque fois.
Une solution personnalisée pour rationaliser l'accès : la solution Mind Palace sur mesure offre une interface de recherche unique et fédérée permettant au personnel de trouver des informations et des documents provenant d'une variété de sources au sein de l'empreinte numérique colossale du GOSH. La solution permet la navigation à facettes, la recherche conversationnelle, prend en charge le langage naturel et d'autres fonctions intuitives qui améliorent la productivité clinique et les résultats pour les patients.
Amélioration de l'expérience des patients : plutôt que de jongler avec six séries de formulaires de consentement papier de six pages, le formulaire de consentement électronique dynamique du GOSH permet au personnel et aux cliniciens de se concentrer davantage sur les patients que sur le papier. L'interactivité du formulaire est également un atout pour les parents et les patients, qui ont le sentiment de participer à leur processus de prise en charge.
Hyland Healthcare fournit des solutions de soins connectées qui permettent aux établissements d'exploiter les contenus non structurés disséminés dans tous les services et de les relier aux applications cliniques et métier essentielles, comme les dossiers patients informatisés (DPI) et les systèmes ERP (Planification des ressources d'entreprise). Hyland Healthcare propose une gamme complète de services de contenu et d'outils d'imagerie d'entreprise qui mettent les documents, les images médicales et d'autres données cliniques riches à la disposition des intervenants du secteur de la santé qui en ont le plus besoin. Cette vue complète des informations patient accélère les processus métier, rationalise les workflows cliniques et améliore la prise de décision clinique.
