DILA
L'administration française utilise les solutions de Hyland pour améliorer l'ingénierie des processus d'information légale et administrative.
La DILA, l'administration française qui gère l'information légale et administrative, utilise la plateforme Nuxeo de Hyland pour deux applications essentielles de gestion des cas. Ces solutions ont amélioré l'ingénierie des processus d'information juridique et de contenu normatif, ce qui a permis d'améliorer les temps de réponse et la qualité du contenu, afin de garantir une livraison en temps voulu aux citoyens et aux entités gouvernementales.
Grands volumes, utilisateurs multiples et workflows avancés
La DILA , qui fait partie du bureau du Premier ministre français, est une entité gouvernementale française chargée de superviser les processus juridiques et de publier les lois. Le contenu juridique doit être régulièrement mis à jour et son exactitude vérifiée. La DILA travaille en partenariat avec plus de 150 administrations locales en France pour publier des informations publiques et juridiques et les rendre accessibles aux citoyens.
Ils ont choisi la plateforme Nuxeo de Hyland pour les aider.
Dans le cadre de la procédure législative, la DILA gère en outre les questions posées au gouvernement par l’Assemblée nationale et le Sénat. À chaque séance, les membres du Parlement peuvent poser des questions formelles portant sur n’importe quel sujet au gouvernement. Ces requêtes peuvent s’avérer complexes, impliquer plusieurs services ou entités du gouvernement, et il faut y répondre sous trois mois.
Plus que toute autre entité gouvernementale, la DILA est confrontée à un environnement fortement réglementé, à de grands volumes de contenu et elle doit servir des milliers d’utilisateurs. Créer, modifier et maintenir à jour les lois et normes sont des opérations hautement complexes qui requièrent des processus multiples. Or, la collaboration entre les différentes entités gouvernementales n’a pas toujours été facile.Les workflows n’ont pas toujours été automatisés et le contenu n’a pas toujours été irréprochable du point de vue de la précision et de la qualité.
À l'époque, DILA avait défini trois objectifs principaux :
- Améliorer la qualité et le temps de réponse du gouvernement aux membres du Parlement
- Améliorer le flux de production de contenus pour les services gouvernementaux
- Permettre l'analyse de contenus et la visualisation de données sur l'activité et la performance des utilisateurs
Applications hautement modulaires et flexibles pour chaque processus
Avec plus de 4 200 utilisateurs et 700 dossiers par semaine, la plateforme Nuxeo a permis au gouvernement français de créer un système d'e-government de gestion de dossiers d'entreprise performant.
La DILA a lancé un nouveau projet visant à faciliter la production et la publication de contenus législatifs et administratifs entre trois entités gouvernementales différentes : le gouvernement, l'Assemblée nationale et le Sénat. Le projet SOLON aide les trois entités à gérer les processus législatifs de bout en bout. Parallèlement, un autre projet, Réponses, a vu le jour. Cette application assure un flux continu de questions et de réponses entre les membres du Parlement et l'administration.
Avec une architecture similaire, les deux applications fonctionnent sur un cluster de plateforme Nuxeo composé de six serveurs d'applications et supporté par une base de données Oracle.
La plateforme Nuxeo nous a permis de fournir à notre client une application de case management hautement performante et sécurisée destinée au gouvernement français.
— Pierre Gachon, SWORD
Ces deux applications sont similaires aux boîtes de réception. Les questions et/ou documents sont reçus et analysés sémantiquement (les articles de bureau sont également transformés numériquement à l'aide d'un modèle), un workflow automatique attribue l'actif à l'entité appropriée, crée un cas et un processus est lancé. Lorsque le contenu numérique est approuvé et signé électroniquement, la version finale est publiée par la DILA. Chaque cas possède sa propre feuille de route, qui est entièrement personnalisable. L'application enregistre l'intégralité de l'historique et les modifications, puis l'utilisateur peut naviguer entre les modifications. Certains services utilisent également l'API REST pour s'intégrer davantage au système et offrir plus d'automatisation à leurs employés.
La sécurité est essentielle, et seuls les employés habilités peuvent accéder aux données sensibles ou non publiques. Une combinaison de contrôles d'accès basés sur les autorisations (ACL) et sur les règles, offerte nativement par la plateforme Nuxeo, met en œuvre le schéma de contrôle d'accès complexe.
L'un des principaux résultats de la création de ces solutions est le suivi numérique et la visualisation de l'activité législative au sein des différentes entités gouvernementales.
Quelle est la prochaine étape ?
Les deux projets susmentionnés constituent des initiatives majeures pour l’e-Government en France. Ils se sont traduits par une amélioration de la procédure législative de même que par le renforcement des relations intraparlementaires. Menés à bien avec le concours du SWORD Group, ils ont profité de l’extensibilité et des options de personnalisation de la plateforme NUXEO, qui ont permis de garder cette dernière à jour et de répondre à tous les enjeux juridiques et administratifs auxquels font face le Sénat, l’Assemblé nationale et le gouvernement français en lien avec la gestion de contenu.