Ministère de l'Agriculture français
Le ministère utilise la plateforme Nuxeo de Hyland pour concevoir et déployer des solutions personnalisées en fonction du contenu, et de façon plus rapide.
Le ministère français de l'Agriculture a choisi la plateforme Nuxeo de Hyland pour développer des applications internes centrées sur le contenu. Le ministère a déployé une stratégie visant à limiter le nombre de composants logiciels afin d'optimiser les compétences et l'infrastructure, et a investi dans des méthodologies telles que MAREVA, CMMi et ITIL.
L'objectif est de permettre à ses équipes de concevoir et déployer des solutions personnalisées de façon plus rapide.
Aujourd'hui, il existe cinq projets de développement basés sur la plateforme Nuxeo, allant de la gestion des documents à la gestion de la correspondance, en passant par la gestion du flux et de la distribution de notes de service du gouvernement.
Ci-dessous, vous trouverez le profil des deux principaux projets du portfolio : gestion des notes de service et gestion des correspondances.
Gestion des notes de service
Contexte
Au ministère de l'Agriculture, la communication passe par des notes de service, qui sont distribuées aux différentes directions et services du ministère. Elles peuvent également figurer dans un journal publié tous les jeudis sur un site intranet destiné aux utilisateurs internes, ou dans un bulletin d'information officiel du ministère destiné au public.
Mais les processus manuels mis en place dans le cadre de cette distribution posaient quelques difficultés :
- Cela prenait trop de temps à l'administrateur du site.
- La consultation n'était pas optimisée. Aucune notification n'était envoyée au sujet des notes de service qui concernaient une population très spécifique. Les fonctions de recherche étaient également assez limitées.
- Deux différents sites ont été utilisés - l'un public, l'autre interne - et toute note de service adressée aux partenaires et aux agents a été copiée en double.
- Les droits d'accès n'étant pas assez flexibles, un administrateur a dû mettre en place une solution spéciale pour les notes de service dont l'accès est très restreint.
Solution
L'application de gestion des notes de service gère la publication et la distribution à partir d'une source unique, éliminant ainsi la duplication du contenu et de l'administration. La plateforme Nuxeo sert de back-end de gestion de contenu, et Nuxeo WebEngine est le front-end.
Sans Nuxeo Studio, nous n'aurions pas pu créer l'application de gestion des correspondances. Nous n'avions pas de temps disponible pour le développement de ce projet. En 20 jours, nous avons pu concevoir et mettre en œuvre cette solution, sans écrire une seule ligne de code.
— Julie Lecomte, chef de projet, ministère français de l'Agriculture
L'application automatise les processus, de la création des notes de service à la génération d'une page de couverture et du processus public. Il existe également un service d'abonnement pour les utilisateurs, qui peuvent ainsi recevoir automatiquement un résumé hebdomadaire des notes de service publiées.
La création des notes de service est guidée par l'application, avec un formulaire et des métadonnées à remplir. La création se poursuit par un processus de validation accompagné d'un horodatage. Une note de service unique se compose de la note elle-même et des documents connexes, qui sont tous compilés dans un seul PDF. Le PDF est ensuite validé et une demande de publication est émise.
Chaque note a un type d'autorisation qui indique si elle doit être publiée en interne, sur le site public ou limitée à un groupe spécifique.
Chaque jeudi à midi, trois processus automatisés sont lancés :
- Le lien vers le sommaire hebdomadaire est envoyé à toutes les personnes abonnées.
- Un e-mail contenant les liens vers toutes les notes de service à publier dans le bulletin d’information destiné au public est envoyé à l’administrateur du site.
- Une liste des personnes ayant un intérêt direct dans une ou plusieurs notes de service a été dressée, et un e-mail est désormais envoyé avec un lien vers le contenu souhaité.
Il existe également des archives, dans lesquelles il est possible de consulter tous les journaux hebdomadaires en ligne, soit en naviguant, soit en utilisant des fonctions de recherche avancée. Toutes les notes de service sont également classées par thème.
Résultats
L'application de gestion des notes de service a été conçue et développée en 6 mois. Elle met en place un ensemble de mécanismes automatisés conçus avec Nuxeo Studio qui améliorent le processus de conception, de validation et de publication. Elle a également permis d'améliorer la consultation grâce à la recherche et à la navigation thématique.
Enfin, elle a amélioré la distribution grâce à un processus d'abonnement et un système de notifications automatiques développé avec Nuxeo Studio, tout en centralisant la gestion des droits d'accès avec de nombreux profils d'utilisateurs finaux.
Gestion des correspondances
Contexte
L'un des processus manuels du ministère français de l'Agriculture est la gestion des échanges de correspondance par fax, papier et courrier électronique. Dans le passé, ils ont essayé de gérer cette correspondance à l'aide de différents logiciels, mais ceux-ci étaient trop compliqués à utiliser et les utilisateurs, qui étaient des secrétaires au ministère, ne les ont pas adoptés.
Les objectifs de la nouvelle application de gestion des correspondances étaient les suivants :
- Gérer électroniquement toute la correspondance entrante et sortante
- Fournir des archives de la correspondance
- Fournir un mécanisme de recherche et de récupération
- Créer des liens entre des éléments de correspondance apparentés
Solution
La solution, réalisée avec la plateforme Nuxeo, est pragmatique et conviviale. Pour la correspondance entrante, elle permet de saisir le courrier, de l'attribuer ou de le réacheminer, et de le classer. Les fonctionnalités de la correspondance sortante comprennent la validation, l'horodatage et la classification.
Nuxeo Studio a été utilisé pour personnaliser et configurer l'application afin que la maintenance soit aussi facile que possible. Les fonctionnalités de Nuxeo Studio ont été utilisées pour :
- L'élaboration de types de documents pour la correspondance entrante et sortante, et de plans de classification
- La création d'onglets pour faciliter la visualisation de la correspondance entrante et sortante, des workflows et des éléments à classer
- La définition de métadonnées spécifiques à la correspondance entrante et sortante.
Pour améliorer l'expérience utilisateur, le nombre de clics a été réduit dans la mesure du possible. Par exemple, un simple bouton « Enregistrer et créer » permet aux utilisateurs de créer plusieurs entrées plus rapidement.
Résultats
La création de l'application a pris moins de 20 jours, avec deux personnes dans l'équipe. Le travail de conception dans Nuxeo Studio a été effectué par un employé junior, et aucun développement n'a été nécessaire.
L'application a d'abord été mise en œuvre dans un seul département avant d'être déployée dans l'ensemble du ministère.