First National Bank of America
L'institution financière utilise le Document Tracking dans le cadre des workflows de prêts, ce du montage du prêt jusqu'à sa mise en œuvre.
Le défi
La First National Bank of America (FNBA) était bien engagée sur la voie de la transformation numérique. En collaboration avec Keymark, fournisseur de logiciels d'automatisation intelligente et partenaire de Hyland, la banque a remplacé son système existant vieillissant et non pris en charge, DART, par la plateforme d'information d'entreprise OnBase de Hyland. Alors que la banque avait initialement mis en place OnBase en tant que nouvelle solution de stockage de documents, la plateforme a rapidement révolutionné le workflow de traitement des prêts de la FNBA en lui fournissant une meilleure visibilité sur les prêts qu'elle accordait, achetait et gérait.
La grande banque devait toutefois encore relever un défi de longue haleine. Bien qu'elle ait continué à utiliser certains éléments de DART pour suivre les documents et s'assurer que chaque prêt était complet, sécurisé et conforme, le suivi était limité aux documents finaux, tels que la politique de titre de propriété finale et l'hypothèque enregistrée. De plus, DART n'étant plus pris en charge, ce n'était qu'une question de temps avant que la banque ne soit confrontée à un défi plus important qu'elle ne le souhaitait.
« Il pouvait y avoir une panne à tout moment », a déclaré Jon Hinsman, responsable du service des archives à la FNBA. « Et nous ne pouvions pas mettre en place un système rentable par nos propres moyens. »
FNBA avait besoin d’une solution qui organiserait les documents par type et qui les préparerait pour la consultation en cas d’audit de conformité. L’institution cherchait plus particulièrement une solution qui autoriserait le suivi des documents, de la conclusion des engagements à leur administration. Une solution qui ne serait pas seulement axée sur les documents, mais plutôt sur les prêts dans leur ensemble.
Et la solution qu’elle a trouvée, c’est OnBase.
La solution
Craig Bowman, directeur informatique chez FNBA, et Hinsman ont découvert la solution lors de la conférence CommunityLIVE annuelle des utilisateurs de Hyland.
« Nous visitions le salon et avons assisté à une démonstration, par des experts Hyland, d'une nouvelle solution de suivi des documents de prêt », a déclaré M. Hinsman.
Une démonstration plus approfondie avec plusieurs décideurs de la FNBA a montré à la banque que la solution de suivi des documents de prêt de Hyland avait la capacité de fournir une vue complète sur le prêt et pas uniquement sur les documents. L'équipe dela FNBA avait une longue liste de questions, telles que « et si » et « il faut ». L'équipe de Hyland et Keymark a répondu à toutes ces questions.
« L’approche de cette solution était innovante. C’était une façon totalement différente d’aborder le problème, explique M. Hinsman. Alors que de nombreuses entreprises utilisent OnBase pour suivre les documents et les types de documents, la plupart des banques cherchent plutôt un moyen de suivre les prêts. »
Autrement dit, les banques cherchent une solution qui voit le prêt comme une entité et les documents comme ce qui rend un prêt complet.
« Chaque prêt requiert un jeu de documents de base pour la titrisation de la transaction. Et il est crucial de faire le suivi de ces documents tout au long du cycle de vie du prêt », ajoute M. Hinsman.
Comme la FNBA utilisait déjà OnBase, il ne s'est écoulé que 6 mois entre la démonstration et la mise en service de la solution de suivi des documents de prêt. Environ un mois après la mise en place, la FNBA constate déjà des améliorations concernant les documents manquants et exclus.
« Maintenant que l'on utilise OnBase, on voit tout ce que le programme peut faire et on se demande ce qu'il nous reste à faire », explique M. Hinsman.
L'approche de la solution a été innovante. Une façon complètement différente d'aborder le problème. Alors que de nombreuses entreprises utilisent OnBase pour suivre les documents et les types de documents, la plupart des banques recherchent un moyen de suivre les prêts.
- Jon Hinsman, responsable du service des archives, FNBA
Avantages
Garantit la conformité aux réglementations du secteur
En informant de manière proactive le prêteur des documents requis ou manquants, la solution de suivi des documents de prêt de Hyland contribue à assurer la conformité tout au long du cycle de vie du prêt.
Elle permet également d'identifier les documents arrivant à expiration, d'informer les responsables de prêts des nouveaux documents à collecter et d'initier la conservation après le remboursement. L'organisation évite les amendes et les pénalités et sa réputation demeure intacte. La solution donne également aux auditeurs une vue unique sur le dossier de prêt. Ils peuvent rapidement voir si un prêt est conforme, quels documents sont rassemblés, ceux qui manquent et pourquoi, quels documents de la liste de contrôle sont complets et pourquoi certains ne le sont pas.
Fournit une vue complète du pipeline de prospects
La solution commence à assurer le suivi dès que l’institution financière reçoit une piste, donnant aux employés une vue complète du pipeline des prospects. Elle le fait en capturant électroniquement des informations autrefois reléguées aux ordinateurs locaux ou qui n’existaient que sur papier. Les employés peuvent désormais exécuter des rapports qui fournissent une foule d’informations en temps réel, notamment le type de prêts en cours, ainsi que des données sur ces prêts.
Cela inclut la possibilité de suivre les documents et les données des prospects qui ne font peut-être pas encore affaire avec la banque ou qui ne sont peut-être pas encore membres de la coopérative de crédit.
Améliore l'expérience client
La solution permet de réutiliser et de renouveler les garanties des prêts dans le secteur des services financiers. Qu'il s'agisse d'une banque, d'une coopérative de crédit ou d'un prêteur non traditionnel, la solution permet de suivre les données, documents et exceptions liés à des prêts pour plusieurs emprunteurs et plusieurs prêts.
Pour ce faire, elle recueille et trie toutes les données liées aux garanties des prêts, aux courriers échangés et aux informations sur les emprunteurs pour tous les produits de prêt qu'une entreprise propose. Elle peut également traiter tout type de processus de prêt.
La solution peut créer des rapports sur tout élément de données ayant été capturé, y compris le type de garantie, le nom de l'entité, les expirations, les exceptions, les types de documents, les éléments mis à jour tout au long du processus de prêt, les garanties sur les prêts clôturés, la visibilité dans la réserve de ressources et les courriers échangés.