Ethias
Un assureur belge passe d'un système de stockage classique sur papier à une plateforme de contenu adaptée aux entreprises modernes.
Avec 1 800 employés, 40 bureaux régionaux et plus d'un million de clients, Ethias est le troisième assureur en Belgique. En tant que fournisseur direct de polices d'assurance, Ethias possède une longue expérience en matière de protection de clients issus du secteur privé, d'entreprises et du secteur public contre les pertes financières, sans avoir recours aux services d'un courtier.
La question : comment moderniser la gestion de contenu ?
En tant qu'organisation fière de fournir des solutions d'assurance modernes, Ethias doit s'adapter rapidement à l'évolution des conditions du marché d'une manière qui satisfasse les clients. Cela signifie qu'il faut fournir aux employés et aux clients des processus fiables et des données précises qui leur permettent de communiquer efficacement et de prendre des décisions en connaissance de cause.
L'un des principaux obstacles au succès était un ancien système Documentum. Initialement prévu pour le stockage de documents et l'archivage de courriers électroniques, il n'était pas en mesure de transformer les vastes quantités de données contenues dans ses 57 millions d'enregistrements en informations exploitables.
Cette situation était source de difficultés majeures pour les processus financiers et métier :
- Maintenance coûteuse d’un système dépassé
- Des occasions manquées de créer de nouvelles sources de revenus
- Manque d'informations pour concevoir et fournir de nouveaux services et expériences aux clients
- Difficultés à trouver et consulter les documents
- Collaboration compliquée entre les différents départements
La réponse : adopter l'approche d'un assureur
Avec une expertise reconnue dans le calcul du risque client, l'équipe d'Ethias s'est servie de son approche d'assureur pour créer une liste complète des défis de contenu auxquels elle était confrontée. Elle a ensuite étudié le marché de la gestion de contenu d'entreprise (notamment EMC Documentum, IBM FileNet, OpenText et Oracle) avant de choisir XeniT, partenaire intégrateur système Alfresco Premier, pour leur fournir une solution Alfresco Content Services hébergée sur le cloud.
Avec la plateforme Alfresco de Hyland qui répond aux critères stricts d'augmentation considérable des fonctionnalités et de réduction des coûts, l'équipe de XeniT s'est attelée à la transformation des systèmes existants d'Ethias en une plateforme de gestion de contenu flexible et évolutive.
La plateforme Alfresco s'est avérée évolutive et robuste, ce qui a permis de l'intégrer facilement à d'autres systèmes. Ce point s'est révélé essentiel à la réussite du projet. Les utilisateurs disposent du contenu dans les systèmes qu'ils utilisent pour accomplir leur travail, Alfresco gérant le contenu et offrant des capacités de recherche et de visualisation avancées. Nos processus ont ainsi été optimisés.
— Benoît Vard, chef de projet, Ethias
Le processus : une méthodologie minutieuse
Ethias a adopté une approche scientifique pour élaborer le plan de son projet. Il s'agissait notamment de dresser la liste de toutes les fonctionnalités de gestion de contenu possibles, des applications auxquelles la plateforme Alfresco devait se connecter, ainsi que des exigences en matière de législation sur les données et de réglementation.
La priorité numéro un était de concevoir et d'offrir de nouvelles solutions et de meilleures expériences à leurs clients. Avec des améliorations programmées, notamment l'intégration d'un moteur OCR et d'une nouvelle plateforme de production de documents, l'équipe d'Ethias a apprécié la capacité de l'architecture ouverte et agile de la plateforme Alfresco à valoriser ses métadonnées et à assurer une sécurité sans faille.
La plateforme Alfresco a également démontré qu'elle pouvait améliorer la circulation de l'information et faciliter la collaboration entre les employés en offrant des connexions fiables avec les applications de productivité et industrielles existantes, notamment Guidewire PolicyCenter, ClaimCenter et Salesforce.
« La plateforme Alfresco s’est avérée être évolutive et robuste, ce qui a permis de l’intégrer avec aise à d’autres systèmes. Cet aspect a été crucial pour la réussite du projet », précise Benoît Vard, gestionnaire de projet chez Ethias.
Il fallait aussi s’assurer que la solution proposée soit avantageuse financièrement. Il était vital qu’Ethias soit en mesure de prouver que sa nouvelle solution de gestion de contenu apporterait un ROI clair, en plus d’éliminer les frais courants liés à Documentum.
Le résultat : rapide, flexible et évolutif
Sous la direction de XeniT, la migration a connu un succès incroyable.Ethias a transféré ses 57 millions de documents vers la plateforme Alfresco en moins de 3 mois. Et ce n'est pas seulement la vitesse qui a été impressionnante. En définissant de nouveaux paramètres de métadonnées, les données d'archives sont devenues plus complètes et plus utiles.
Cela a permis d'apporter d'autres améliorations en matière de sécurité. Grâce à la plateforme Alfresco, Ethias bénéficie d'un cryptage, d'une gestion des identités et d'un contrôle d'accès plus efficaces.
La plateforme Alfresco jouant le rôle de couche de service de contenu commun, la productivité est montée en flèche. Ethias peut désormais mettre en œuvre et intégrer de nouveaux processus numériques plus rapidement que jamais. De plus, l'utilisation d'une API commerciale permet d'améliorer les interactions entre la plateforme et les applications tierces.
La plateforme Alfresco a donné à Ethias la certitude qu'elle dispose de la capacité et de la souplesse nécessaires pour évoluer selon ses besoins. Aujourd'hui, 70 millions de documents sont gérés dans la plateforme Alfresco, et 10 à 20 millions de documents sont ajoutés chaque année. Grâce à une architecture basée sur des conteneurs, Ethias peut gérer facilement 100 000 interactions avec les utilisateurs, et est prête à atteindre le seuil des 100 millions de documents.
Ils sont également adaptés à une réglementation accrue. Grâce à sa capacité de prise en charge des demandes plus complexes, il est facile de répondre aux exigences du règlement général sur la protection des données.
Et qu'en est-il du coût ? La plateforme Alfresco n'a pas mis du temps à faire valoir ses mérites.Le retour sur investissement a été réalisé en moins de 12 mois et le coût total de possession (TCO) a été réduit de 50 % par rapport au système existant. Avec des dépenses opérationnelles stabilisées grâce à la migration, c'est un avantage perceptible au quotidien, laissant Ethias libre de se concentrer sur la fourniture de solutions d'assurance modernes, et non sur le contrôle des coûts.