DGT

Le défi

La DGT (Dirección General de Tráfico) est l'organisme chargé de gérer la circulation des véhicules et la sécurité routière en Espagne. Chaque année, il traite des millions de registres d'achat/de vente, de nouvelles inscriptions, de pénalités et d'autres procédures. Il propose donc un service à fort impact pour les particuliers, les entreprises et d'autres administrations publiques, en fournissant, par exemple, des informations clés aux autorités chargées de l'application de la loi dans le cadre de l'identification des délits. En résumé, la modernisation de la gestion et du traitement des documents est un défi permanent pour la DGT, notamment en raison de son impact important sur les citoyens.

Avant 2015, la culture organisationnelle de la DGT était entièrement basée sur des processus au format papier. Entre autres problèmes, cela engendrait de nombreuses difficultés en matière de traçabilité des documents, sans parler des dépassements de coûts, tant au niveau de l'archivage que de la gestion des ressources humaines. Le parcours de la DGT vers une solide stratégie institutionnelle de numérisation a exigé un changement radical dans l'organisation et a représenté un défi technologique majeur, dans lequel Hyland participe toujours.

L'équipe technique de la DGT n'a pas seulement dû convaincre une organisation entière des avantages des processus dématérialisés, elle a également dû planifier une migration réussie en donnant la priorité à des questions telles que l'interopérabilité, la transparence et l'agilité de la gestion. Elle a calculé le retour sur investissement de ce défi : une économie de plus de deux millions d'euros par an.

L'objectif était de développer un EDMS (système de gestion électronique de documents) intégrant les documents papier, électroniques et hybrides, et couvrant l'intégralité du cycle de vie de ces documents. La solution technique devait être pérenne, s'appuyer sur des solutions du marché offrant une haute capacité de personnalisation (évitant ainsi le coût élevé des solutions ad hoc) et faciliter l'intégration de multiples applications d'entreprise. Flexibilité, autonomie, extensibilité et projection dans l'avenir sont les maîtres mots de cette réussite, qui évolue actuellement avec l'intégration d'un outil qui systématise les procédures préalables à la gestion des documents.

La solution

Jusqu'au stade actuel de développement, axé sur l'automatisation des procédures électroniques, la solution de la DGT a évolué et intégré de nouveaux défis.

En 2015, il a été procédé à la définition du cadre de référence et à la mise en œuvre du premier système qui a permis à la DGT de se conformer à la législation en vigueur en matière de numérisation des documents, l'ENI (National Interoperability Scheme). Cette loi exige que les documents émis par l'administration aient un certain format et que des métadonnées spécifiques leur soient attribuées.

En 2018, l'implémentation des signatures électroniques, la géolocalisation des documents, le développement d'un référentiel multimédia et le contrôle du cycle de vie des documents ont été abordés.

En 2020, l'institution a connu une forte augmentation du volume de documents électroniques et une expansion de la numérisation en général, principalement en raison de la pandémie de COVID-19.

Actuellement, la DGT et Hyland travaillent à l'automatisation des processus par le biais de la RPA, à l'optimisation de l'interopérabilité et au développement d'un nouveau gestionnaire de fichiers. Le processeur attribue les dossiers au personnel de la DGT chargé de les traiter, à l'image d'un guichet où le fonctionnaire reçoit les demandes du public, et constitue un complément idéal à la gestion des documents. Ces processus sont mis en œuvre en exploitant les capacités de gestion de flux de travail du produit et en s'appuyant sur des bases de données non relationnelles telles que Mongo DB.

Avantages

Gain de temps

Avant la numérisation, chaque employé consacrait une demi-heure par jour à la recherche, à l'organisation et à l'envoi de documents ; aujourd'hui, ce n'est plus le cas. De plus, ce nouveau processeur permettra à la DGT d'économiser environ 800 heures de travail au cours de la première année.

Un usage plus efficace des données :

Lors de la mise en œuvre, des millions de données ont été transférées vers des processus de gestion plus efficaces. Actuellement, le nombre de dossiers traités dans les bureaux physiques représente moins de 5 à 10 % de l'ensemble des dossiers.

Complexité simplifiée

Grâce à la RPA, un processus complexe impliquant de multiples systèmes et parties prenantes a été rationalisé en un seul processus.

Interopérabilité des dossiers

Les échanges avec les administrations publiques deviennent de plus en plus sophistiqués. Le système permet de déverser les résultats du cycle de vie des documents de la DGT dans les archives générales de l'administration.