BentallGreenOak
Un promoteur immobilier obtient un retour sur investissement d'un million de dollars grâce à l'automatisation de la comptabilité des fournisseurs.
)
Bien que l'équipe responsable des comptes fournisseurs chez BentallGreenOak ait chaque jour fait de son mieux pour gérer 9 000 fournisseurs et 1 000 factures papier, le volume considérable de documents circulant dans l'organisation était un fardeau difficile à surmonter. La mise en œuvre des solutions logicielles d'entreprise de Hyland a aidé BentallGreenOak à rationaliser le processus des comptes fournisseurs dans l'ensemble de l'entreprise, accélérant ainsi le cycle de paiement tout en permettant d'économiser 1 million de dollars chaque année.
Identification d'une opportunité
BentallGreenOak est la principale organisation de conseils et de services immobiliers au Canada, au service de grands investisseurs institutionnels et privés, elle fournit une gamme de services de gestion d'actifs, de gestion immobilière, de location et de développement à des clients représentant plus de 22 milliards de dollars d'investissements immobiliers.
La gestion des processus de comptes fournisseurs dans 50 bureaux était un procédé chronophage, en plusieurs étapes, impliquant différents bureaux, coursiers et locaux. Tout au long du procédé, les employés effectuaient de multiples copies pour tenir les registres, ce qui engendrait des documents en double, une saisie de données redondante, une incapacité à suivre les factures et un délai d'exécution pouvant aller jusqu'à 30 jours.
« Le traitement des factures d'un bureau à l'autre, avec plusieurs personnes qui manipulent et saisissent les mêmes informations, était assez lent et fastidieux pour notre personnel chargé des paiements », a déclaré Ben Adams, directeur des processus métier chez BentallGreenOak.
Voyant une chance d’améliorer et de mieux contrôler le processus de facturation, l’équipe de direction a implanté Perceptive Content de Hyland, une solution de gestion de documents, d’imagerie et de workflow, ainsi que Brainware, une solution de capture intelligente.
« Nous avons choisi Perceptive Content parce qu’il s’agit d’une solution automatisée qui se combine à JD Edwards, qui améliore la qualité des données transactionnelles et qui se révèle facile à utiliser », explique M. Adams.
Brainware nous permet de capturer une facture à un endroit le matin et de rédiger un chèque l’après-midi dans notre siège central. C’était tout simplement impossible avec nos anciennes méthodes de traitement.
— Ben Adams, directeur en charge des processus métier, BentallGreenOak
Accélération du processus
BentallGreenOak a rationalisé l'intégralité de son processus relatif aux comptes fournisseurs, réduisant ainsi de plusieurs semaines le cycle de paiement. Les données des factures sont désormais saisies sur chaque site, codées et acheminées électroniquement pour approbation, accélérant le processus à chaque étape.
« Brainware nous permet de capturer une facture à un endroit le matin et de rédiger un chèque l’après-midi dans notre siège central », a déclaré M. Adams. « C’était tout simplement impossible avec nos anciennes méthodes de traitement. »
Grâce aux capacités d'automatisation de Brainware, BentallGreenOak peut traiter un plus grand volume de factures et de transactions avec moins de personnel. Non seulement l'entreprise a pu éliminer les efforts redondants et réaffecter les ressources, mais elle peut également accéder à des rapports sur les performances des employés.
Accélération du processus
BentallGreenOak a rationalisé l'intégralité de son processus relatif aux comptes fournisseurs, réduisant ainsi de plusieurs semaines le cycle de paiement. Les données des factures sont désormais saisies sur chaque site, codées et acheminées électroniquement pour approbation, accélérant le processus à chaque étape.
« Brainware nous permet de capturer une facture à un endroit le matin et de rédiger un chèque l’après-midi dans notre siège central », a déclaré M. Adams. « C’était tout simplement impossible avec nos anciennes méthodes de traitement. »
Grâce aux capacités d'automatisation de Brainware, BentallGreenOak peut traiter un plus grand volume de factures et de transactions avec moins de personnel. Non seulement l'entreprise a pu éliminer les efforts redondants et réaffecter les ressources, mais elle peut également accéder à des rapports sur les performances des employés.
Amélioration de la visibilité
Selon M. Adams, la solution présente également l'avantage d'améliorer la visibilité quant aux factures et aux fonctionnalités de reporting. Les utilisateurs peuvent consulter les factures lorsqu'ils en ont besoin, quel que soit l'état d'avancement des documents, ce qui élimine le gaspillage lié à la réalisation de copies avant l'envoi des documents.
« Plus aucune facture n'est perdue », a déclaré M. Adams.
« Les utilisateurs autorisés peuvent utiliser Perceptive Content pour voir où en sont les factures et prendre des mesures, si nécessaire. »
Un système basé sur le papier pourrait donner lieu à des litiges sur les factures, mais les pistes d'audit dans Perceptive Content suppriment la question de savoir qui a fait quoi. Les approbateurs ne voient pas seulement la facture, mais aussi l'endroit exact où elle est codée et chaque détail, les actions entreprises, quand et par qui.
Gestion des contrats et des obligations
Perceptive Content aide également BentallGreenOak à honorer et à gérer ses obligations contractuelles. Les contrats sont stockés électroniquement et, à l'approche des échéances de certaines obligations ou d'autres événements définis, des alertes sont envoyées automatiquement par e-mail aux gestionnaires d'actifs afin qu'ils examinent le contrat et prennent des mesures. La solution permet aux gestionnaires d'actifs de n'oublier aucun accord contractuel, car ceux-ci n'ont pas à être récupérés manuellement dans un classeur.
Bénéfices nets
La mise en œuvre de Perceptive Content et de Brainware a permis à BentallGreenOak de réaliser des économies considérables dans l'ensemble de l'organisation. Bien que l'entreprise ait apporté d'importantes améliorations à ses processus et investi dans une technologie complexe, elle a rentabilisé l'ensemble de son investissement en 11 mois seulement. BentallGreenOak a calculé que ces économies s'élevaient à 1 million de dollars par an.
« Le principal avantage des solutions Hyland, pour BentallGreenOak, est que, grâce à plus d’efficacité et à l’optimisation de nos processus de comptabilité fournisseurs, elles nous permettent d’épargner un million de dollars chaque année », a déclaré M. Adams.