Autostrade per l'Italia

La solution

Pour relever ces défis, Autostrade a décidé de déployer OnBase, un logiciel développé par Hyland, par l'intermédiaire de Florence Consulting Group, partenaire certifié de Hyland en Italie. OnBase offre de multiples fonctionnalités et s'intègre facilement avec d'autres systèmes présents sur le marché, ce qui a facilité son adoption dans un environnement aussi complexe. Le processus de déploiement s'est déroulé en plusieurs phases clés :

1. Saisie de la documentation : les documents papier ont été numérisés et indexés par mots-clés pour faciliter l'archivage et la recherche. Les informations ont été recueillies via des e-mails, des fichiers locaux, des formulaires ou des dossiers de réseau.


2. Contrôle des documents : OnBase a géré l'architecture de dossiers de manière automatisée, éliminant ainsi le besoin d'une logique précise de création de dossiers. Cela a simplifié le workflow quotidien et amélioré l'efficacité opérationnelle.


3. Recherche de documents : OnBase a facilité la recherche d'informations grâce à des requêtes personnalisées et à la navigation dans les dossiers, ce qui a limité la résistance de l'équipe au changement. Il a également permis de relier les documents associés, offrant ainsi une vue complète des informations.

La différence

Numérisation et gestion de documents

Le déploiement d'OnBase a été un succès. À ce jour, Autostrade a numérisé plus de 13 millions de documents et près de 2 000 personnes utilisent la plateforme quotidiennement. La numérisation a permis une gestion efficace des documents de construction et de maintenance des infrastructures, amélioré la collaboration avec les tiers et assuré la conformité aux réglementations internationales.

Innovation et efficacité

L'intégration d'OnBase a permis de rationaliser l'exécution des projets et d'améliorer la satisfaction client. La plateforme prend en charge la gestion de grands volumes de documents et d'utilisateurs, démontrant ainsi son extensibilité et son efficacité.

Applications spécialisées

De nombreuses applications de processus ont été conçues et mises en œuvre à l'aide d'OnBase, comme le Seismic Retrofit Plan, qui traite de la sécurité des ponts et des viaducs contre les événements sismiques, et de la fourniture de documents aux organismes de réglementation et à la protection civile. La plus importante d'entre elles est le Common Data Environment (CDE), qui gère et stocke l'ensemble des données et documents tout au long du cycle de vie de l'infrastructure, conformément à la norme internationale ISO 19650.

Maintenance des infrastructures

L'utilisation d'OnBase a également transformé les processus de maintenance. Avant 2022, les inspecteurs utilisaient des documents papier. Désormais, grâce à une application mobile native intégrée à OnBase, tous les défauts et interventions sont enregistrés directement sur une tablette, ce qui améliore l'efficacité et la précision de la gestion de la maintenance.

Conclusion

Le déploiement d'OnBase, de Hyland chez Autostrade per l'Italia, facilité par Florence Consulting Group, a permis une importante transformation numérique dans la gestion des processus documentaires. Cela a permis d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la satisfaction client, jetant ainsi les bases d'une expansion future et de projets novateurs. La collaboration et l'engagement en faveur de la qualité restent les pierres angulaires de la croissance et de la réussite d'Autostrade sur le marché.