Alliant Credit Union
La coopérative financière met en œuvre une solution ECM plus complète et améliore l'efficacité de toute l'entreprise.
Le défi
Même si la société Alliant Credit Union disposait d’une solution de gestion de contenu (ECM), la coopérative de crédit ne l’utilisait que de façon limitée : pour la numérisation, le stockage et la recherche de documents dans quelques départements seulement. Alliant a réalisé la nécessité d’une solution ECM plus puissante en mesure d’être étendue facilement à toute l’entreprise. Cette solution requérait également l’inclusion d’un logiciel de workflow pouvant être configuré facilement et suffisamment robuste pour automatiser des processus basés sur le papier gourmands en temps.
Plus de 30
années au service de l'industrie des services financiersPlus de 3 500
clients de services financiers internationauxLa solution
Alliant a mis en œuvre la plateforme de services de contenu OnBase de Hyland pour commencer à capturer automatiquement des documents et des informations. Aujourd’hui, plus de 95 % de la documentation de la coopérative de crédit sont disponibles sous forme électronique.
« Mais nous voulions faire plus que stocker des images de documents », explique Heather Lally, vice-présidente des opérations chez Alliant.
Alliant a donc utilisé OnBase pour arrêter d’imprimer des documents et, à la place, y accéder de manière électronique à partir de plusieurs systèmes. La coopérative de crédit a facilement intégré OnBase dans Symitar, le système central de traitement existant d’Alliant, pour permettre un accès instantané et sécurisé aux rapports et à toute la documentation des membres, sans devoir quitter les écrans familiers.
Permettre un bon déroulement du travail par voie électronique
Dans une seconde étape, Alliant a transformé ses processus manuels de comptes fournisseurs avec OnBase et son puissant logiciel de workflow. La coopérative de crédit a facilement mis au point trois workflows essentiels à sa mission : Ressources humaines (RH) pour l’accueil et l’intégration des nouveaux employés, Comptes fournisseurs (CF) pour le traitement des factures et Service juridique pour la gestion des contrats.
Désormais, la coopérative de crédit joint automatiquement les documents et les informations avec les processus, en en informant également les acteurs concernés. Pour illustrer la façon dont le workflow optimise les processus : si celui-ci n’enregistre pas une approbation en temps voulu, le système fait automatiquement passer la demande d’approbation au niveau suivant.
« Cela réduit les frais de retard liés à des factures qui traînent parfois trop longtemps sur les bureaux », explique Mme Lally.
Grâce à un traitement structuré, nous avons généré de l’efficacité, augmenté notre exactitude et diminué nos coûts.Ceci nous permet de continuer à réagir rapidement afin de fournir à nos membres un excellent service.
— Heather Lally, vice-présidente des opérations, Alliant Credit Union
Un autre workflow important avertit les managers lorsque l’un des 300 contrats tiers d’Alliant doit être renouvelé. La solution assure le suivi de chaque étape du processus de renouvellement ou de lancement d’un contrat dans le workflow, y compris la diligence raisonnable, la demande de proposition et la négociation du contrat.
Développer ensemble une solution contre la fraude
En joignant leurs efforts, Alliant et Hyland ont mis au point une solution de gestion de la fraude pour s’assurer non seulement qu’elle répondait aux besoins d’Alliant, mais qu’elle était extensible pour les coopératives de crédit de toutes tailles. Le résultat est un système simple d’utilisation. Les employés ont besoin d’une heure seulement pour apprendre à s’en servir.
En éliminant la nécessité de plusieurs feuilles de calcul Excel avec référence croisée, la solution permet aux enquêteurs spécialistes de fraude d’Alliant d’économiser plusieurs heures par jour. Auparavant, Alliant avait besoin de quatre ou cinq heures pour établir un rapport mensuel sur les fraudes. Cela prend désormais moins de 10 minutes. En optimisant davantage le processus, la solution de Case Management de OneBase permet aux enquêteurs de consigner, d’accéder et d’interagir facilement avec toutes les données, y compris les enregistrements, documents, formulaires et historiques, impliqués dans une enquête pour fraude.
« Grâce à la solution de Case Management pour les fraudes, nous disposons maintenant d’outils d’analyse et plusieurs de nos analystes peuvent travailler sur les cas de fraude en même temps », déclare Jason Knapp, manager principal des opérations.
En considérant l’ensemble de son organisation, la coopérative de crédit voit d’autres possibilités d’optimisation globales.
La différence
- Intégration à Symitar : en intégrant OnBase et Symitar, Alliant donne aux employés les moyens d’accéder instantanément aux informations tout en utilisant des écrans d’ordinateur familiers, ce qui leur accorde plus de temps pour se concentrer sur les membres.
- Réduit de 70 % le temps de traitement AP : « Avant l'implémentation de la solution AP, nous avions deux employés à plein temps (EPT) qui géraient ce processus très manuel. Désormais, seul 1,5 ETP est requis pour gérer les processus automatisés, ce qui nous permet de réutiliser ces employés pour d’autres tâches. Cela a été un grand gain pour nous », a déclaré M. Knapp.
- Rationalisation des enquêtes sur les fraudes : les rapports qui nécessitaient quatre ou cinq heures ne prennent maintenant plus que 10 minutes.
- Optimisation des processus dans toute l’entreprise : au lieu de chercher des classeurs ou des partages de fichiers, l’ensemble du personnel a désormais accès aux documents et aux informations nécessaires en quelques clics.