Organisme de soins de santé universitaire
Un hôpital privé à but non lucratif limite la prolifération des systèmes et améliore les capacités.
Le client
Depuis près de trois quarts de siècle, un hôpital communautaire régional de Caroline du Sud fournit des services de soins de santé avancés à ses communautés essentiellement rurales, ouvrant ainsi la voie à une meilleure santé. Hôpital principal pour plus de 250 000 personnes, l'organisation de soins de santé a récemment connu une expansion importante, par la création de nouveaux cabinets et l'acquisition de cabinets médicaux et spécialisés situés à proximité. À mesure qu'il se développe, l'hôpital poursuit sa mission de soigner avec compassion, tout en améliorant et en transformant constamment les soins de santé au bénéfice de ses usagers.
L'hôpital est également membre du programme Epic Community Connect, qui permet aux institutions de partager l'utilisation de la solution de dossiers médicaux électroniques (DME) d'Epic.
Le défi
En raison de son expansion, l'hôpital disposait de neuf instances distinctes d'Allscripts, son ancien système de DME, qui hébergeait plus de 25 millions de documents relatifs aux patients pour 29 cabinets. Bien que partageant un grand nombre de patients, chaque cabinet ne pouvait accéder qu'à ses propres données patient. Après avoir consolidé son système Epic via Community Connect, l'hôpital a constaté que son installation Allscripts était obsolète.
L'objectif de l'établissement de soins de santé était de réduire le nombre de ses systèmes d'information tout en conservant la fluidité de l'information dans l'ensemble de l'institution. Bien qu'Epic ait répondu à ses exigences en matière de DME, des lacunes persistaient. L'hôpital avait besoin de convertir tous les documents, images et métadonnées des anciennes bases de données Allscripts en un référentiel d'informations centralisé, afin de constituer un « guichet unique » destiné à l'accès sur le terrain des cliniciens.
La première étape a consisté à identifier les ressources nécessaires à l'exécution de ce vaste projet de conversion. L'expérience interne en matière de conversion et le personnel spécialisé étaient limités, et trouver des ressources externes dans une zone rurale représentait un défi. Tout bien considéré, l'équipe a décidé de laisser les experts en migration de données de Hyland se charger du gros du travail.
La solution
L'hôpital a consolidé ses bases de données existantes à l'aide des services de conversion et de migration des données afin de minimiser les risques et l'impact sur l'utilisateur final.
Une conversion de bout en bout avec Hyland Global Services
L'hôpital s'est tourné vers Hyland Global Services pour réaliser une conversion complète, clé en main et de bout en bout, de tous ses systèmes Allscripts existants vers OnBase. Cet engagement avec Hyland a permis de minimiser les risques, les ressources et le temps nécessaires pour effectuer la transition.
Pour réaliser cette conversion complète, Hyland a pris en charge l’extraction, la transformation et le chargement des données (ETL). Ces tâches comprenaient la gestion du projet, l’extraction des données, l’identification des ensembles de données, les conversions d’échantillons, les tests, l’importation dans OnBase et l’établissement de rapports sur les processus. L’équipe de Hyland prenant en charge ces tâches, les actions requises de la part des équipes informatiques de l’hôpital étaient minimales. Le groupe ne se réunissait que lors des points de contact organisés, des appels de contrôle hebdomadaires ou lorsque des délibérations plus approfondies étaient nécessaires.
L'équipe de Hyland a facilité la mise en œuvre du projet tout en fournissant des informations détaillées sur l'ensemble du processus, y compris des exemples de métadonnées et des rapports de rapprochement.
« Nous échangions chaque semaine par téléphone avec notre interlocuteur chez Hyland », explique l'analyste principal en charge des systèmes de gestion d'entreprise. « Il s'est chargé de la documentation, a organisé des réunions, a créé des dossiers avec des points de contact et nous a indiqué les échéances. Une fois ceci mis en place, il nous a laissés libres et s'est assuré d'être disponible si nous avions des questions ».
Garantir le succès et l'adoption
L'une des préoccupations de l'hôpital était de savoir quel serait l'impact de la conversion sur les utilisateurs finaux. Pour éviter des retards coûteux et une faible adoption par les utilisateurs, Hyland a effectué des tests complets sur la conversion afin de vérifier que les routines de conversion fonctionnaient bien, et que la taxonomie du contenu était correcte avant la migration complète.
Pour être conforme aux critères de réussite de l'hôpital, Hyland a fourni des rapports de rapprochement sur le succès du transfert et de l'intégration des données. « Hyland a fait du bon travail en assurant l'ensemble du suivi », déclare le responsable des services d'assistance. « Les rapports de fin de projet montrant le succès de l'intégration des DME au niveau des patients et des documents nous ont confirmé leurs dires ». L'équipe de Hyland a obtenu un taux de réussite de 99,93 % pour l'importation des 25 millions de documents.
Grâce à OnBase de Hyland, l'hôpital s'est véritablement transformé en une organisation de soins de santé interconnectée et interopérable. Les cliniciens ont désormais accès aux mêmes documents, images et métadonnées associées chaque fois qu'ils en ont besoin. OnBase fournit également ces données patient à Epic via Integration for Epic de la solution OnBase Patient Window.
« L'équipe de Hyland nous a aidés à traverser une longue période de 18 mois, en facilitant au maximum la conversion », a déclaré l'analyste principal des systèmes métier.
Suite au succès de sa conversion à Allscripts, l'établissement de soins de santé prévoit de s'associer à nouveau à Hyland pour continuer à réduire le nombre de ses systèmes et silos d'informations existants.
La différence
Meilleure répartition des ressources internes
« Le projet n'a nécessité que très peu d'attention et d'efforts de ma part pour le maintenir sur la bonne voie, ce qui a été très appréciable », a déclaré le responsable des services d'assistance. L'équipe des services d'assistance a consacré du temps à répondre aux besoins des utilisateurs finaux et des parties prenantes pendant la transition, tandis que Hyland exécutait les principales tâches du projet.
Minimisation des risques et du temps
La méthodologie de conversion et les procédures de test de Hyland ont pour effet que les services d’assistance n’ont plus à gérer les problèmes liés à l’ETL, évitant ainsi des retards et des erreurs fréquentes.
Validation du succès
Hyland a continué d'assurer un suivi détaillé du processus de conversion et a produit des rapports pour l'équipe des services d'assistance afin de vérifier la réussite de l'opération.