¿En qué consiste la gestión de documentos de RR. HH.?

Los departamentos de recursos humanos (RR. HH.) generan una montaña de datos y documentos. Todo, desde las evaluaciones de los empleados hasta las políticas de la empresa, necesita ser rastreado, almacenado y actualizado de forma regular. Si es usted un profesional de RR. HH., estará familiarizado con los retos que supone lidiar con este excedente de archivos, a veces abrumador. La buena noticia es que hay formas de gestionarlo de manera eficaz por su cuenta sin tener que subcontratar a un tercero.

Una visión general de la gestión de documentos de RR. HH.

La gestión de documentos de RR. HH. son los procesos y técnicas que intervienen en la organización, el almacenamiento y el acceso a todo tipo de archivos y datos de RR. HH.

Un proceso eficaz de gestión de documentos de RR. HH. garantiza que la información de los empleados se mantiene segura y es accesible para los equipos de RR. HH. Contar con la estrategia adecuada significa que la documentación de los empleados se almacena correctamente, que los archivos se eliminan de acuerdo con la normativa y que los equipos de RR. HH. pueden racionalizar sus tareas administrativas diarias.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos de RR. HH.?

Una buena solución de gestión de documentos de RR. HH. le permitirá centrarse en su trabajo (la gestión de los recursos humanos) en lugar de en las agotadoras auditorías y en la laboriosa actualización y almacenamiento de archivos.

Esto lo conseguirá mediante:

• La actualización y el archivo automáticos de todos los formularios y documentos relacionados con RR. HH. en un servidor seguro basado en la nube
• El procesamiento rápido y sencillo de nuevos solicitantes y la incorporación de nuevos empleados
• El almacenamiento y la gestión seguros de los expedientes de los empleados en carpetas digitales que garantizan la separación de los documentos cruciales de RR. HH.

Ventajas de un sistema de gestión de documentos de RR. HH.

El software de gestión de documentos de RR. HH. libera tiempo para sus empleados. Al eliminar los riesgos que conlleva el papeleo manual, podrá dedicar más tiempo a racionalizar los procesos de contratación, incorporación o salida. Entre las principales ventajas de las soluciones de gestión de documentos de RR. HH. se incluyen:

Mayor accesibilidad gracias al almacenamiento centralizado de RR. HH.

Los documentos dispersos por archivadores, discos duros o bandejas de entrada de correo electrónico convertirán cualquier proceso de RR. HH. en una tarea tediosa. Un repositorio de almacenamiento de documentos permite que los archivos de los empleados puedan consultarse al instante y que los profesionales de RR. HH. puedan recuperarlos fácilmente cuando los necesiten.

Las herramientas de captura de datos reducen aún más la carga de papeleo. Por ejemplo, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extraerá automáticamente los datos de los documentos físicos, los convertirá al formato adecuado y los guardará en formatos electrónicos grabados en una única plataforma.

Procesos de RR. HH. simplificados y automatizados

Los equipos de RR. HH. deben mantener el control del envío de cartas de oferta, la publicación de nuevas políticas de empresa y otras solicitudes relacionadas con los empleados que llegan a diario.

Los flujos de trabajo de documentos automatizados consiguen que los archivos y la información se dirijan a las personas adecuadas para su revisión y aprobación. Los flujos de trabajo de RR. HH. definen las tareas preexistentes que deben realizarse para lograr una meta (una solicitud de empleo revisada, contratos firmados, etc.). Con la automatización de los flujos de trabajo, todos los usuarios pertinentes reciben una notificación inmediata de las tareas pendientes y se acelera la toma de decisiones.

La firma en papel es otra tarea que consume mucho tiempo y retrasa los tiempos de respuesta. Las firmas electrónicas permiten a los usuarios, desde cualquier lugar, firmar documentos legalmente vinculantes sin necesidad de imprimirlos físicamente, enviarlos por fax, escanearlos o enviarlos por correo. Para los equipos de RR. HH., esto supone una ventaja obvia a la hora de conseguir que los contratos o las cartas de oferta se firmen con mayor rapidez.

Información protegida de los empleados

La gestión desordenada de los registros y archivos de los empleados es un riesgo para la seguridad. Una mala gestión de los documentos de RR. HH. implica:

• Documentos constantemente traspapelados, mal clasificados y perdidos
• Compartir archivos ad hoc sin seguir los estándares de seguridad
• Almacenamiento, archivo y destrucción no conformes de la documentación confidencial de RR. HH.

Una ubicación única y segura puede reducir las responsabilidades de su organización en materia de gestión de documentos. Esto puede conseguirse proporcionando todo el historial auditable de un documento y controlando quién tiene acceso a los documentos y a la información confidencial de los empleados. Un sistema de almacenamiento de documentos también mantendría a las organizaciones por delante de los rápidos cambios en materia de cumplimiento normativo y las leyes de gestión de RR. HH. específicas de cada país.

Cómo OnBase puede ayudarle con la gestión de documentos de RR. HH.

OnBase maximiza su capacidad para realizar tareas administrativas, acceder a la información y pasar por los procesos de aprobación de RR. HH. Nuestro sistema se integra con sus sistemas de gestión del capital humano, permitiéndole recuperar documentos y datos de los empleados sin salir de sus interfaces familiares.

OnBase le permite:

• Eliminar los formularios manuales/en papel y crear procesos rápidos y transparentes
• Automatizar tareas esenciales como la aprobación de políticas y procedimientos, la incorporación y la desvinculación de empleados
• Acelerar significativamente el reclutamiento y la selección de nuevos empleados mediante la captura, el almacenamiento y el enrutamiento electrónicos de los expedientes de los candidatos
• Gestionar mejor los expedientes de los empleados dotándole de un acceso seguro e instantáneo a la información crítica de los empleados
• Almacenar y distribuir electrónicamente las políticas y los procedimientos, garantizando que se informe a todos los empleados al instante cuando se realicen cambios