Los principales factores de riesgo de fracaso
Los proyectos que tienen éxito suelen tener muchas cosas en común (y los que no lo tienen, también). Por término medio, los grandes proyectos de TI no salen tan bien como esperan las organizaciones, por decirlo de manera suave. La mayoría "sobrepasa en un 45 % el presupuesto y en un 7 % el plazo, a la vez que aporta un 56 % menos de valor de lo previsto", afirma McKinsey.
La buena noticia: estos fracasos no suelen deberse a que la organización haya elegido el producto equivocado. La mala noticia: la cuestión es mucho más complicada.
"El mayor riesgo de fracaso o de suboptimización se encuentra en realidad en el lado humano de la ecuación, no en el técnico", afirma Implementation Management Associates.
Dado que los humanos prosperan con los elogios y la gratificación instantánea, incluso los más inteligentes (aquellos que se proponen elegir cuidadosamente una nueva solución de TI y diseñar su implementación al pie de la letra) caen en tres trampas comunes:
1 - Elección de una solución basada en el coste inicial
Las organizaciones andan escasas, especialmente en tiempos de incertidumbre económica. No se puede culpar a nadie por querer elegir una solución de software basada en su bajo coste. Sin embargo, los bajos costes iniciales rara vez se traducen en beneficios financieros a largo plazo. Considere el valor de por vida de una solución (y su probable ROl), no solo su precio inicial.
2 - El intento de contentar a todo el mundo
"No puedo darle una fórmula infalible para el éxito", decía el periodista Herbert Bayard Swope, ganador de un premio Pulitzer, "pero sí puedo darle una fórmula para el fracaso: intente complacer a todo el mundo todo el tiempo". Cuando una organización está evaluando proveedores, es inevitable que las partes interesadas tengan opiniones diversas. Pero con una inversión de esta envergadura, intentar transigir solo conducirá a una decisión insatisfactoria para todos. Elija a un responsable para recabar opiniones, sopéselas frente a los objetivos originales del proyecto y tome unilateralmente la decisión que sea mejor para la empresa.
3 - Limitación del alcance y la complejidad para obtener resultados rápidos
Hay un momento y un lugar para abordar tácticas de "fruta al alcance de la mano", pero una implementación de software multimillonaria no lo es. Dedique a esta decisión el tiempo y la atención que merece, o corre el riesgo de tener que emprender de nuevo todo el proceso en cuestión de meses.
Cada una de estas trampas (aunque parezcan superables) suele llevar a un equipo de proyecto al desastre. Entonces, ¿qué ocurre con casi el 20 % de los intentos de implementación que resultan ser un completo fracaso? Muchos proyectos de TI "no llegan a la línea de meta y son abandonados, silenciosamente ignorados y finalmente olvidados, barriéndose sigilosamente los restos bajo la alfombra", afirma Information Age.
Este enfoque del fracaso no solo se opone directamente a la crucial transparencia corporativa, sino que provoca aprensión hacia futuras implementaciones y elude cualquier oportunidad de aprender una valiosa lección sobre cómo enfocar mejor el siguiente proyecto.
Afortunadamente, es totalmente posible enderezar un proyecto que parece estar desviándose.
Corrección de un proyecto existente que muestra signos de fracaso
Una de las mayores señales de advertencia de que un proyecto de TI va a fracasar es el llamado síndrome del lavadero. La ampliación del calendario, el presupuesto y las expectativas es una clara señal de que un proyecto puede tener problemas. Pero incluso si una organización se encuentra a mitad de camino de una implementación que se está saliendo de madre, el proyecto está lejos de estar condenado al fracaso.
En lugar de avanzar a toda velocidad, intentando recuperar el tiempo perdido, la forma más eficaz de volver a encarrilar un proyecto es reducir la velocidad.
Si una organización cuenta con los componentes necesarios para el éxito (apoyo ejecutivo, un equipo emocionalmente maduro, implicación de los usuarios, procesos optimizados y trabajadores cualificados), puede seguir estos seis pasos para enderezar su proyecto:
1 - Haga una pausa
Tómese un respiro. Elimine la frustración y la ansiedad de la situación para poder ver los retos con mayor claridad.
2 - Establezca prioridades
Revise la visión original del proyecto y discuta sus objetivos iniciales.
3 - Prepárese
Reconozca que el reto actual puede no ser el único. Desarrolle una estrategia para realinear el equipo de implementación si vuelve a ser necesario.
4 - Planifique
Averigüe el camino más eficiente y eficaz para volver al alcance original del proyecto.
5 - Ejecute
Ponga en marcha ese plan. Vuelva a hacer una pausa, de forma regular, para confirmar el estado del proyecto.
6 - Prevenga
Programe una reunión de evaluación posterior al proyecto para celebrar el éxito de la aplicación y discutir las oportunidades de mejorar el proceso para la próxima vez.
El mayor obstáculo para el éxito de la implementación y cómo evitarlo
Information Age afirma que "la mayor barrera para implementar con éxito el software empresarial moderno es la codificación personalizada" y que "la solución son las plataformas low-code y sin código".
Hay "dos partes en la definición" de una plataforma low-code, dice John Rymer, vicepresidente y analista principal de Forrester.
En primer lugar, afirma, "las plataformas low-code utilizan herramientas declarativas en lugar de lenguajes de programación para ayudar a la gente a entregar software. Las herramientas declarativas son herramientas de diagramación, hojas de propiedades, generadores de formularios, etc., que se utilizan para definir su aplicación en lugar de escribir código".
En segundo lugar está el modelo empresarial utilizado para ofrecer estos productos. "Ese modelo de negocio permite un acceso muy fácil y de bajo coste a las plataformas low-code", dice Rymer. "Fácil y de bajo coste significa que no tengo que pagar mucho para empezar, pago a medida que crezco. Fácil también significa que no tengo que realizar tres semanas de formación para ser productivo en la plataforma".