Política de Retención en Perceptive Content
Cuando implementa una política de retención integral, proporciona a su organización una valiosa información sobre su rendimiento y mitiga los riesgos asociados a la falta de gobierno de la información.
Cuando implementa una política de retención integral, proporciona a su organización una valiosa información sobre su rendimiento y mitiga los riesgos asociados a la falta de gobierno de la información.
Con Retention Policy Manager, los documentos, correos electrónicos, archivos electrónicos y otras formas de información se capturan fácilmente, se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellos al instante siempre que los necesite.
Proporciona una forma intuitiva de rastrear, auditar y descubrir contenidos, desde su creación hasta su disposición final, lo que le permite gestionar el ciclo de vida completo de toda la información de forma automática.
Con una visión única de los registros de la organización, los usuarios pueden demostrar el cumplimiento de las normativas y políticas internas y externas sin que ello afecte a la productividad diaria.
Las normativas sectoriales y gubernamentales exigen que las organizaciones gestionen y conserven determinados registros. A muchas organizaciones les resulta difícil hacerlo porque carecen de automatización de su información cuando se trata de su retención y destrucción.
Para demostrar el cumplimiento durante una auditoría o ante un tribunal, las organizaciones deben tener visibilidad de las acciones que se producen en registros específicos. Muchas organizaciones no saben qué información tienen, dónde está almacenada, cuántas copias circulan y si el propio registro es auténtico y digno de confianza.
La búsqueda, recuperación y revisión de información para litigios lleva mucho tiempo y es costosa. Las organizaciones necesitan una herramienta que no solo les permita buscar información, sino que garantice que esta pueda ser retenida y protegida contra modificaciones o eliminaciones si ha expirado el periodo de retención y exportada en formato nativo o PDF.
El cumplimiento de la normativa es la clave para evitar sanciones y pesadillas en materia de auditorías, pero es casi imposible esperar que los usuarios finales conozcan y sigan los complejos requisitos en torno a la gestión de archivos, especialmente en el mundo digital. La automatización típica de la gestión de registros debe incluir la gestión de disposiciones y retenciones, un control exhaustivo pero flexible y una integración fluida con los procesos empresariales existentes.
Las políticas se asignan automáticamente a nivel de tipo de documento, a medida que los documentos se introducen en el sistema y se indexan, garantizando el cumplimiento sin interrumpir los procesos empresariales diarios.
La destrucción automatizada de la información puede reducir los gastos de la revisión de litigios, a la vez que facilita el acceso a los documentos conservados para una auditoría de cumplimiento. También ahorra en copias de seguridad, accesibilidad y migración de datos, lo que disminuye los costes de mantenimiento y reduce la cantidad de información que se gestiona.
Demuestre rápidamente el cumplimiento de la normativa, a la vez que gana en coherencia en las políticas internas.
Cuando se les pide que proporcionen información relacionada con el cumplimiento de la normativa o con litigios pendientes, los usuarios pueden buscar fácilmente la información y ponerla en espera, produciendo esta información para su revisión externa sin crear un riesgo para la seguridad.
Garantice un acceso rápido a la información pertinente sobre las actividades pasadas y mejore las decisiones para las actividades actuales y futuras mediante un acceso rápido a la información que sea fiable, precisa y digna de confianza.
Proteja la información privada y cumpla las leyes de privacidad de datos.
La solución Perceptive Content de Hyland ayuda a las organizaciones a adelantarse a la creciente presión de las cambiantes normativas sobre seguridad de datos.
Perceptive Content proporciona capacidades de flujo de trabajo fiables y amplias integraciones que ayudan a las organizaciones a superar el contenido no estructurado y los procesos ad hoc, desde la captura hasta la eliminación.
Perceptive Content es:
Mientras que muchas soluciones de servicios de contenidos requieren mucho tiempo y esfuerzo para integrarse con los sistemas empresariales existentes, Perceptive Content lo hace fácil.
La tecnología patentada de modo de aprendizaje permite a los usuarios capturar datos de cualquier aplicación empresarial mediante un sencillo método de apuntar y hacer clic.
Aunque los registros definidos legalmente deben conservarse de forma segura durante un periodo de tiempo determinado, Retention Policy Manager también le ofrece la posibilidad de gestionar y eliminar la información transitoria.
Esto reduce la cantidad de información que se busca, a la que se accede y que se gestiona, lo que disminuye en gran medida el riesgo y el coste potencial de los litigios.
Retention Policy Manager coloca automáticamente cada documento bajo la política correcta en función de sus valores de índice, lo que permite a los usuarios finales continuar con sus procesos empresariales cotidianos sin trabajo adicional.
Business Insight es una actualización opcional de su sistema Perceptive Content que permite a todos los usuarios de su empresa ejecutar y visualizar informes, agilizando las auditorías e impulsando la eficiencia en todos los flujos de trabajo.
Cuando también se utiliza Business Insight, los gestores de registros pueden ejecutar varios informes, incluido un informe de disposición de documentos y otro de destrucción de documentos.
Un informe de disposición de documentos muestra las políticas de retención para cada tipo de documento y la acción que debe llevarse a cabo tras su disposición. Este informe se ejecuta antes de la disposición de los documentos.
Un informe de destrucción de documentos muestra qué política de retención se ha ejecutado, los documentos específicos que se han destruido y quiénes son los aprobadores, junto con información sobre cuándo se ha aprobado su destrucción y cuándo se ha destruido.