A medida que la tecnología avanza a un ritmo vertiginoso, las industrias se notan la necesidad de una estrategia de modernización de la TI, que implica actualizar los sistemas informáticos para seguir siendo competitivas, ágiles y resistentes a los nuevos retos empresariales. Gartner proyecta que el gasto mundial en TI alcanzará los 5 billones de dólares en 2024, un aumento del 6.8 % con respecto a 2023.
Existe la idea errónea de que las actualizaciones de la TI significan invertir en los últimos y más sofisticados dispositivos del mercado. Pero en realidad es más importante considerar el propósito y los resultados de la modernización de la TI, que debe apuntar hacia la mejora del rendimiento, la mejora de la eficiencia y la alineación de las capacidades tecnológicas con los objetivos actuales del negocio.
Entonces, ¿qué es exactamente la modernización de la TI y cuál es la mejor manera de ponerla en práctica en su empresa?
¿Qué es la modernización de la TI?
La modernización de la TI es el proceso de actualizar los sistemas tecnológicos, los procesos y las estrategias de su organización para mejorar la eficiencia, la productividad y la prestación de servicios.
Muchas empresas construyeron su base digital sobre sistemas de gestión de contenido de primera generación, muchos de los cuales ya no satisfacen las necesidades comerciales debido a su tecnología obsoleta y su falta de compatibilidad con el acelerado entorno industrial actual. Las empresas deben abandonar estos sistemas y cambiar por soluciones tecnológicas con capacidades modernas y avanzadas, como la computación en la nube, los flujos de trabajo automatizados, el análisis de datos y las plataformas de software actualizadas.
La diferencia entre la modernización de la TI y la transformación digital
La modernización de la TI, que no debe confundirse con la transformación digital, involucra específicamente la infraestructura, los sistemas, los productos y las soluciones tecnológicas existentes. Centrarse en actualizar estas herramientas permite a las empresas preparar sus operaciones para el futuro, reducir los costos y mantenerse a la vanguardia de la competencia en un mundo cada vez más digital.
La transformación digital es más holística y abarca aspectos más amplios de cómo una organización integra la tecnología digital para operar de manera eficiente y ofrecer valor. Además de actualizar los sistemas de la TI, la transformación digital implica impulsar la innovación y reimaginar los procesos de negocio de toda la empresa, los flujos de trabajo de los empleados y las experiencias de los clientes.
La transformación de la TI desempeña un papel en el ámbito más amplio de la transformación digital, sirviendo como un primer paso crítico para proporcionar una base sólida para la adopción de nuevas tecnologías y estrategias innovadoras.
¿Por qué modernizar la TI?
Con la rápida evolución tecnológica actual, la modernización de la TI es una necesidad. Los clientes esperan experiencias digitales fluidas, y las empresas deben trabajar de manera más eficiente para satisfacer estas demandas.
La modernización de la TI puede ayudar en las siguientes áreas:
- Eficiencia operativa: la modernización tecnológica reduce la necesidad de mano de obra al automatizar y agilizar los procesos, además de facilitar una comunicación fluida a través de herramientas colaborativas. Estas capacidades integradas conllevan una mejor gestión de datos y toma de decisiones.
- Escalabilidad: las infraestructuras de TI modernas )como los servicios de contenido habilitados para la nube) son ágiles, lo que permite a las empresas escalar hacia arriba o hacia abajo en función de la demanda, las cargas de trabajo cambiantes y las necesidades del negocio variables sin muchas interrupciones.
- Seguridad mejorada: los sistemas de TI modernos incluyen medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos, la autenticación multifactor y herramientas de acceso seleccionadas, que protegen los datos cruciales y confidenciales de la empresa contra las amenazas para la ciberseguridad.
- Cumplimiento de la normativa: en los sectores fuertemente regulados, los sistemas de TI modernos pueden ayudar a cumplir los requisitos de cumplimiento mediante capacidades automatizadas de seguimiento normativo y elaboración de informes. Pueden generar informes en tiempo real y enviar informes regulatorios automáticamente, mantener registros cruciales seguros y fácilmente accesibles y proporcionar pistas de auditoría para garantizar que las empresas operen dentro de las pautas legales.
- Ahorro de costos y tiempo a largo plazo: las herramientas de TI contemporáneas requieren menos mantenimiento debido a sus sistemas de monitoreo, diagnóstico y actualización integrados. El mantenimiento de las soluciones compatibles con la nube a menudo recae en el proveedor de servicios, lo que significa que las empresas dedican menos tiempo, dinero y recursos a reparar la infraestructura de TI. La tecnología de TI moderna también permite ahorrar costos asociados con el almacenamiento físico, la energía, los materiales y la mano de obra humana.
Ejemplos de modernización de la TI
Existen varios enfoques para la modernización de la tecnología, que giran en torno a diferentes áreas de la infraestructura de TI de una empresa.
| Migración a la nube | Modernización de aplicaciones | Automatización e integración de la IA | Modernización de la gestión de contenido empresarial (ECM) |
| Las empresas pueden migrar las aplicaciones, el almacenamiento de datos y los recursos informáticos de los sistemas heredados a las plataformas en la nube para obtener flexibilidad y rentabilidad. | Esto implica migrar de sistemas locales a soluciones en la nube o adoptar software y hardware más nuevos. | Las empresas están aprovechando la inteligencia artificial (IA) y las herramientas de automatización para agilizar las operaciones, reducir la intervención manual, agilizar la gobernanza y el cumplimiento de las políticas y mejorar la toma de decisiones. | Los sistemas ECM modernos utilizan soluciones nativas de la nube que permiten el almacenamiento digital, la gestión de documentos, la automatización inteligente y los sistemas de integración para una migración de datos sin problemas. |
Las organizaciones deben adaptar su estrategia de modernización de la TI en función de las necesidades específicas, los objetivos del negocio y las tendencias del sector. También debe tomar nota de las capacidades tecnológicas emergentes y los servicios de contenido disponibles en el mercado que mejoran la eficiencia.
El papel de las tecnologías emergentes en la modernización de la TI
Las tecnologías emergentes desempeñan un papel fundamental en la modernización de la TI; de hecho, es una de las principales razones por las que las empresas modernizan la TI.
La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) desempeñan un papel integral en la modernización de la TI. La IA es un impulsor crucial para las operaciones de misión crítica, ya que brinda a los sistemas modernos la capacidad de automatizar y optimizar tareas manuales basadas en reglas que tradicionalmente podrían requerir intervención humana; el aprendizaje automático es un subconjunto de la IA que utiliza algoritmos de datos para ayudar a que las computadoras aprendan a hacer predicciones y tomar decisiones clave sin necesidad de una programación previa en profundidad.
En conjunto, la IA y el ML permiten una automatización de alto nivel para ayudar a las empresas a optimizar los procesos, obtener información sobre los datos, mejorar la toma de decisiones y mejorar las estrategias de retención, liberando tiempo del personal para trabajar en la estrategia.
Con la creciente digitalización de los procesos de gobernanza, las medidas avanzadas de ciberseguridad se han vuelto esenciales para proteger los sistemas y los datos de las amenazas cibernéticas. Las tecnologías como las herramientas de cifrado, los firewalls y los controles de acceso se encuentran en las plataformas de software modernas y son cruciales para ayudar a proteger la infraestructura de TI y la información confidencial.
La computación cuántica es otra innovación prometedora promocionada por McKinsey como una de las próximas grandes tendencias en tecnología. Es un enfoque completamente nuevo de la computación que puede hacer varios cálculos a la vez, lo que les posibilita trabajar a una velocidad mucho más rápida que la tecnología construida en los sistemas informáticos clásicos.
Esto afecta a la modernización de la TI de varias maneras, incluida la posibilidad de procesar conjuntos de datos más grandes con mayor rapidez, acelerar los procesos de automatización y proporcionar medidas de seguridad más estrictas.
La tecnología 5G también es una palabra de moda que circula en estos momentos. Esencialmente, es la última actualización de la tecnología inalámbrica (después de 4G), que ofrece transferencias de datos significativamente más rápidas a través de servidores y plataformas en la nube y admite una gran cantidad de dispositivos conectados (Internet de las cosas) simultáneamente. Esto facilita una interoperabilidad más fluida entre las organizaciones, mejorando el procesamiento de datos, la automatización y la comunicación a gran escala.
Creación de una estrategia de modernización de la TI exitosa
Debe haber un enfoque sistemático para la planificación de la modernización de la TI, que implica la evaluación de la infraestructura de la TI existente, la identificación de áreas de mejora, la selección de estrategias de modernización adecuadas y el desarrollo de una hoja de ruta de implementación integral. Estos son los pasos que puede seguir:
1. Evaluación y planificación
En primer lugar, debe identificar oportunidades de modernización dentro de sus procesos actuales. ¿Hay lagunas en los procesos y espacio para la adopción de la nube, la automatización o las mejoras de seguridad?
Una vez que haya acotado sus oportunidades, priorice la implementación en función de qué tan estrechamente se alinea cada una con los objetivos comerciales individuales de su organización, la viabilidad de la implementación, los impactos (tanto positivos como negativos) que podría tener en sus operaciones y factores como el costo y el tiempo de creación de valor.
A continuación, puede empezar a desarrollar una hoja de ruta de modernización integral que describa la secuencia de iniciativas, plazos y recursos.
2. Participación de las partes interesadas
La modernización de la TI es un esfuerzo de toda la organización. Alinee sus objetivos de la TI con sus estrategias y recursos actuales en todos los departamentos, e incluya a las partes interesadas relevantes para informarles sobre lo que se requerirá de ellos.
3. Selección de las tecnologías adecuadas
Las tecnologías que seleccione deben alinearse con sus objetivos de negocio, teniendo en cuenta la escalabilidad, la seguridad y el costo.
Esto puede decidirse mediante la realización de evaluaciones de necesidades, la investigación de la tecnología en el mercado, la integración y compatibilidad con los sistemas actuales, el análisis de rentabilidad y otras investigaciones.
También es útil analizar las tendencias del sector y las tecnologías emergentes, principalmente el impacto que han tenido en empresas similares, así como la forma en que sus capacidades se adaptan a las necesidades de la empresa y a la infraestructura actual.
4. Implementación
Si bien puede resultar tentador para las empresas querer hacer grandes cambios, es mejor modernizarse por fases, empezando primero con proyectos más pequeños y ampliándolos gradualmente.
5. Capacitación y soporte
Para todas las partes interesadas involucradas, ofrezca capacitación y soporte para facilitar transiciones fluidas a nuevos sistemas y procesos, incluidas las nuevas soluciones de ECM. Este debe ser un esfuerzo continuo, ya que se necesitan capacitaciones y actualizaciones sistemáticas para mantener los procesos en funcionamiento.
6. Evaluación y adaptación continuas
Revise periódicamente el progreso de su modernización, asegurándose de que su estrategia puede adaptarse para responder fácilmente a los nuevos avances tecnológicos y necesidades empresariales.
Esta compañía de seguros transformó la gestión de reclamaciones con la modernización del ECM
NJM Insurance Group tenía un sistema heredado antiguo que no se integraba con su sistema principal, Guidewire. Esto daba lugar a desafíos como experiencias de servicio al cliente mediocres.
NJM modernizó su infraestructura de TI con la solución OnBase de Hyland. Ahora, la empresa gestiona digitalmente 300 millones de documentos e ingiere 17 millones de documentos al año, al tiempo que proporciona un portal de autoservicio para los clientes y logra una mejor atención al cliente.
Actualización de su plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) para los desafíos modernos
Durante mucho tiempo, las empresas se han enfrentado a desafíos a la hora de actualizar los sistemas de software heredados debido a su programación anticuada, escrita hace muchos años en códigos y lenguajes que ahora se consideran obsoletos.
A medida que los tiempos han cambiado, también lo ha hecho la agilidad del software. Con un enfoque moderno de plataforma en la nube, las organizaciones pueden integrarse sin problemas con las aplicaciones empresariales, implementar soluciones rápidamente y actualizar fácilmente el software con una intervención mínima.
Los sistemas modernos de gestión de contenido empresarial (ECM) están diseñados para ofrecer la máxima adaptabilidad. Pueden desempeñar un papel vital para ayudar a las empresas, incluso en situaciones impredecibles, de las siguientes maneras:
- Gestión de la información sin fisuras: los ECM conectan los puntos a través de bases de datos previamente aisladas mediante la lectura e identificación de datos, centralizándolos y administrándolos en una única plataforma basada en la nube, lo que permite el acceso en cualquier momento y lugar para permitir el trabajo remoto y mejorar el flujo de trabajo operativo general.
- Mitigación de riesgos: los ECM están diseñados para detectar automáticamente y combatir las amenazas cibernéticas de manera efectiva dentro del panorama digital cada vez más vulnerable de hoy, con medidas de protección como cifrado, permisos, gestión y retención de riesgos y procesos seleccionados de acceso y aprobación.
- Cumplimiento: los ECM modernos facilitan el cumplimiento, especialmente ante los requisitos reglamentarios en constante evolución, lo que reduce la complejidad de la gestión de la gobernanza en una amplia variedad de tipos de contenido.
- Agilidad empresarial: las empresas deben adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado, las demandas de los clientes y los requisitos internos. Los ECM modernos permiten esto al optimizar el acceso a la información, ayudando a los empleados a encontrar el contenido que necesitan de forma rápida y sencilla, e integrándose con otros sistemas empresariales para facilitar el intercambio de datos, agilizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración interfuncional para tiempos de respuesta y prestación de servicios más rápidos.
Los ECM de la actualidad permiten a las organizaciones satisfacer demandas rápidas o sin precedentes, lo que garantiza una gestión de datos segura, compatible y optimizada, y coloca a las empresas a la vanguardia del crecimiento, la eficiencia, el posicionamiento en la cima del mercado y la innovación.
La limpieza de los datos heredados y la implementación de tecnología moderna de servicios de contenido fueron los dos proyectos de gobernanza de la información más buscados en nuestro estudio reciente.
InfoGov World – Global Information Governance Survey 2021-2022, patrocinado por Hyland
Cómo elegir el ECM adecuado para usted
La modernización de las TI es un proceso continuo vital para mantener una ventaja competitiva y ayudar a las empresas a crecer y triunfar en el futuro.
Las empresas deben evaluar regularmente sus estrategias de modernización tecnológica y compararlas con sus productos, resultados y beneficios para el negocio.
Debido a su gama de capacidades, una plataforma ECM robusta puede mejorar significativamente varios aspectos de los procesos de TI de una empresa, incluida la eficiencia operativa, la seguridad, las medidas de cumplimiento, la colaboración y la comunicación.
La plataforma que seleccione debe tener capacidades que reflejen las brechas y cuellos de botella actuales en sus flujos de trabajo y unificará mejor su contenido para mejores visibilidad general, toma de decisiones y eficiencia. La suite de plataformas ECM modernizadas de Hyland proporciona soluciones que se adaptan a las necesidades empresariales de diversos sectores.
