Universidad del Norte
La Universidad del Norte, en Colombia, digitaliza sus documentos y procesos con OnBase de Hyland.
El cliente
La Universidad del Norte, ubicada en Barranquilla, Colombia, es una de las principales instituciones de educación superior en la región Caribe y el país. Fundada en 1966, la universidad ha crecido de manera significativa, consolidándose como una de las universidades más prestigiosas y completas de Colombia. Desde su fundación, ha ampliado su oferta académica, que incluye programas de pregrado, posgrado, maestrías y doctorados en diversas áreas del conocimiento, tales como ingeniería, ciencias sociales, administración, derecho, medicina y humanidades.
El reto
La Universidad del Norte enfrentaba desafíos significativos en la gestión documental y la eficiencia operativa. Con una gran cantidad de archivos físicos acumulados que demandaban mucho espacio físico en bodegas, el proceso de manejo de documentos era ineficiente y demandaba mucho tiempo. La Universidad no solo corría un riesgo de deterioro de la información debido a una conservación inadecuada, también estaba próxima a incumplir las normativas legales relacionadas con la conservación de documentos contables y académicos. El uso insuficiente del espacio no era el único problema, los tiempos de respuesta para consultas de información eran elevados, lo que impactaba negativamente en la experiencia de estudiantes y empleados. Ante esta situación, la universidad necesitaba urgentemente una solución que optimizara el manejo de documentos y automatizara sus procesos administrativos.
La solución
La Universidad del Norte implementó OnBase de Hyland como su solución de gestión de contenido empresarial (ECM) que les permitió digitalizar toda su documentación, desde registros contables hasta los archivos académicos de estudiantes, comenzando con la digitalización de documentos en el área de Facturación, debido a la necesidad de mejorar los tiempos de respuesta en el manejo de facturas y cumplir con los plazos establecidos por la DIAN, reduciendo los tiempos de procesamiento de facturas de 15-20 días a solo 3 días. El proyecto de implementación fue un éxito, con OnBase, la universidad automatizó numerosos procesos lo que llevó a otros departamentos a solicitar la integración de la solución para optimizar sus propios flujos de trabajo. Así, OnBase se expandió a áreas como Registro Académico, Contabilidad y Admisiones, lo que resultó en una mejora significativa en la accesibilidad a la información, permitiendo a los empleados encontrar y utilizar datos en línea rápidamente, además de liberar espacio físico dentro de la universidad.
Los resultados de la implementación de OnBase fueron significativos. La Universidad del Norte ha alcanzado un 95% de digitalización en su gestión documental, acercándose cada vez más a su objetivo de ser una institución "Cero Papel". Además logró una mejora notable en la eficiencia operativa, con tiempos de respuesta reducidos en un 90% en algunos procesos.
La integración de OnBase con otros sistemas de gestión como Banner (ERP) y PeopleSoft permitió a la universidad optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la experiencia de estudiantes y empleados. La optimización del tiempo ha sido clave, ya que la automatización de procesos ha liberado muchas tareas manuales, permitiendo que el equipo se enfoque en proyectos nuevos y más estratégicos. La digitalización de documentos ha permitido la optimización de espacios redirigiéndolos hacia actividades más productivas dentro de la universidad, como laboratorios, salones y oficinas. La integración de procesos ha sido un gran avance en la automatización, lo que no solo mejora la eficiencia interna, sino que ha permitido a la universidad un ahorro significativo en costos operativos, con un impacto positivo en la satisfacción tanto de los usuarios internos como de los estudiantes.
La evolución constante de OnBase nos ha permitido crecer junto con la herramienta y seguir mejorando nuestros procesos internos para apoyar a toda la comunidad universitaria.
— Emma Galeano, Jefe de Operaciones de Tecnología, Universidad del Norte
Beneficios
Optimización del tiempo: La digitalización y automatización de procesos han reducido significativamente los tiempos de respuesta, permitiendo a los empleados concentrarse en tareas más estratégicas y aumentando la eficiencia en el flujo de trabajo.
Ahorro de espacio físico: OnBase ha facilitado la liberación de espacios de almacenamiento físico, los cuales ahora pueden ser destinados a otros usos dentro de la universidad.
Expansión en la implementación: OnBase se ha expandido a otros departamentos facilitando la integración de procesos en todo el campus y beneficiando a diferentes áreas de la universidad.
Integración de sistemas: OnBase se ha integrado con otros sistemas clave de la universidad facilitando la interoperabilidad entre plataformas y mejorando la experiencia del usuario.
Cumplimiento normativo:OnBase también ha facilitado el cumplimiento de normativas internas y externas, especialmente en la gestión de documentos fiscales, garantizando la integridad y accesibilidad de los registros.
Mayor satisfacción de los usuarios: La digitalización y automatización han transformado la manera en que los empleados y estudiantes interactúan con la universidad, mejorando significativamente los tiempos de respuesta y reduciendo la carga administrativa.
Líderes del proyecto
Emma Galeano, Jefe de operaciones de tecnología
Camilo Iglesias, Ingeniero de soporte de productos TIC