Asian airline
La mayor aerolínea de bajo costo de Asia se asocia con Hyland para mejorar los flujos de trabajo y la colaboración.
El reto
La aerolínea de bajo costo más grande de Asia quería digitalizar sus documentos en papel existentes y ponerlos a disposición de los empleados de forma electrónica para mejorar los procesos de flujo de trabajo. La empresa quería reducir el papeleo manual y configurar el intercambio de documentos entre ocho departamentos en tres países. El objetivo era agilizar los procesos, integrarse con otros sistemas comerciales y permitir una rápida toma de decisiones por parte de los gerentes.
Por ejemplo, la aerolínea recibe cientos de facturas en papel por día y necesitaba un sistema que pudiera capturar y almacenar facturas electrónicamente, así como integrarlas en flujos de trabajo automatizados para mejorar el procesamiento. Tener un repositorio centralizado facilitaría compartir y administrar documentos como facturas entre departamentos en lugar de usar correo electrónico o archivos en papel.
Para este proyecto, el equipo de TI de la aerolínea evaluó los sistemas de gestión de documentos en función de sus requisitos clave, que incluían:
- Capacidad para crear un flujo de trabajo sólido para la aprobación de documentos
- Estar construido a partir de una arquitectura abierta basada en estándares para una fácil integración con sistemas heredados
- Integre con su software Kofax existente para la captura de documentos
- Conviértase en un repositorio seguro centralizado que podría usarse en varios países
Con la plataforma Alfresco, los procesos empresariales de nuestro cliente son más eficientes y sus empleados pueden tomar decisiones empresariales con mayor rapidez, lo que les ha permitido seguir siendo la mejor aerolínea de bajo costo de Asia durante los últimos tres años".
— Anshul Sharma, Tech Mahindra
La solución
Tras evaluar soluciones, el cliente eligió la plataforma Alfresco de Hyland. Esta plataforma era la solución más escalable y rentable y podía adaptarse fácilmente a las necesidades de la aerolínea. Desde el principio, la empresa quedó impresionada con la facilidad de uso de la plataforma Alfresco, que permitía a los empleados conectarse al repositorio de documentos desde su entorno Windows actual. Con la plataforma Alfresco, los usuarios no tuvieron que aprender nuevos métodos de publicación, lo que facilitó la transición.
Para la implementación, el cliente recurrió al socio global de Alfresco, Tech Mahindra, para configurar el sistema e integrarlo con Kofax para la captura e ingestión de contenidos.La implementación, personalización e integración se realizó por fases a lo largo de 18 meses. El sistema debía configurarse y personalizarse para permitir el inicio de sesión único en sus oficinas de varios países. Se creó un repositorio centralizado para los múltiples países que garantiza el acceso seguro a los documentos en función de los niveles de permiso.
Una vez implementado el nuevo sistema, Tech Mahindra estableció flujos de trabajo para la creación, revisión y aprobación de documentos. Se creó una interfaz de usuario personalizada con el logotipo de la empresa que permitía a los empleados ver qué documentos necesitaban su revisión o aprobación.
Las funciones de elaboración de informes también permiten a la dirección ver qué documentos están en proceso de revisión o dónde puede haber ineficiencias.
La plataforma Alfresco se integra con numerosos sistemas departamentales heredados, como el sistema de gestión financiera de la empresa, para agilizar los procesos empresariales, incluida la gestión de facturas. Esta integración proporciona una interfaz de usuario única en varios sistemas, lo que facilita a los departamentos la búsqueda, recuperación y almacenamiento de resultados en todos sus sistemas. Se han desarrollado flujos de trabajo personalizados adicionales para cada departamento en función de sus requisitos y necesidades específicos.
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La diferencia
- El cliente ahora tiene una plataforma de contenido rica en funciones para automatizar sus procesos de flujo de trabajo de documentos en varios países
- El procesamiento automatizado de facturas se simplifica con la captura de documentos de Kofax y los flujos de trabajo de la plataforma Alfresco
- Más de 700 usuarios activos ahora pueden compartir y acceder a documentos de forma segura para mejorar la toma de decisiones
- El repositorio actual de la plataforma Alfresco contiene más de 50 GB de datos (el cliente captura y digitaliza entre 80 y 100 documentos en papel al día utilizando la solución integrada de la plataforma Kofax/Alfresco)
Resultados
- Habilitó el intercambio seguro de documentos y la colaboración en ocho departamentos de tres países
- Flujo de trabajo automatizado centrado en el contenido para procesos empresariales críticos y reducción de la necesidad de documentación en papel
- Creó la adopción inmediata del usuario y una mejor colaboración en equipo
- Proporcionó un almacenamiento centralizado y seguro de contenido
Próximos pasos
El cliente planea expandir su implementación y está considerando implementar un sistema de gestión del conocimiento en la plataforma Alfresco.