Stadtwerke München GmbH: la mayor empresa de servicios públicos de Europa

El reto

Stadtwerke München GmbH (SWM) es la mayor empresa de servicios públicos de Europa y se encuentra entre los proveedores de energía y servicios municipales más importantes de Alemania. SWM suministra a la ciudad de Múnich electricidad, gas natural, calefacción y refrigeración urbanas, así como agua dulce de manantial de los Prealpes bávaros. La compañía también gestiona las respectivas redes de suministro de energía y agua y se encarga de la distribución y las ventas, al tiempo que opera 18 piscinas cubiertas y al aire libre. Su filial de movilidad MVG gestiona servicios de alquiler de metro, autobús, tranvía y bicicletas. Al mismo tiempo, Stadtwerke München está ampliando la fibra óptica y otras redes de comunicación para sentar las bases de la Múnich conectada y acogedora del mañana.

Una variedad casi ilimitada de procesos presenta grandes desafíos

El inmenso grado de diversificación implica una gran profundidad de procesos para SWM. En consecuencia, en la gestión de contenidos empresariales (ECM), no hay dos procesos iguales, como explica Dieter Hauer, Technical Product Owner de DMS en SWM: "En lo que respecta a los procesos basados en documentos, un suministro de agua de red convencional para un departamento ocupado por el propietario es un mundo completamente diferente del suministro de agua muy regulado de un hospital. Esto significa que los procesos "listos para usar" no son útiles. En cambio, necesitamos un alto grado de libertad para los ajustes, así como amplias posibilidades de personalización, empezando por los funcionarios administrativos".

La solución

Alfresco Content Services se ha convertido en el principal sistema de documentación técnica de Stadtwerke München, proporcionando funciones ECM abiertas, flexibles y sumamente escalables, así como todas las ventajas de una plataforma moderna de servicios de contenido. Gracias a su perfecta integración con las aplicaciones empresariales cotidianas de los usuarios de SWM, la solución garantiza que los contenidos de todo tipo estén disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar: los empleados pueden acceder a documentos, contratos, planos, aprobaciones de inspecciones, facturas y acuerdos, incluida, por ejemplo, la documentación técnica completa de una nueva conexión a la red eléctrica. Al mismo tiempo, los cálculos de costos incluidos en los archivos de construcción se almacenan por separado para cada división del negocio. Esto aumenta aún más el nivel de diversificación, que se puede mapear fácilmente con la solución.

Además, Alfresco ofrece potentes funciones de búsqueda. Se han convertido en una de sus características más utilizadas, ya que permiten a Stadtwerke München hacer un seguimiento de procesos largos que abarcan todo el ciclo de vida de los edificios. Como resultado, la compañía se encuentra actualmente en el proceso de cambiar de complementos de terceros a las funciones nativas de la plataforma. 

Esta forma rápida y estructurada de acceder a los documentos almacenados durante largos períodos de tiempo se ha vuelto cada vez más importante a medida que las condiciones subyacentes para procesos y tareas específicos han cambiado repetidamente a lo largo de los años. Además, SWM necesita un estricto control de versiones para garantizar que, por ejemplo, cada archivo de construcción siga siendo válido años después, a pesar de las numerosas recuperaciones y ajustes.

Integración perfecta con SAP y otras soluciones

Dado que la estructura organizativa de SWM comprende varias divisiones, el entorno de software de la empresa es muy diverso. En los departamentos comerciales, por ejemplo, los documentos se intercambian con frecuencia a través de los servicios de SharePoint. En este sentido, "Alfresco demuestra sus puntos fuertes al interactuar constantemente con nuestras otras soluciones, especialmente con los sistemas que utilizamos para la documentación técnica", afirma Wolfgang Kress, Director de Integración y Servicios de Soluciones Empresariales de SWM IT.

Más concretamente, la empresa de servicios públicos de Múnich es capaz de operar tres entornos diferentes para procesos basados en documentos: SharePoint para documentos de Office, otra herramienta para protocolos de inspección y otros documentos relacionados con SAP y Alfresco para procesos con cambios y ajustes constantes. "Además, la interacción de todos estos programas y procesos de aplicación a través de Alfresco es verdaderamente ejemplar", añade Wolfgang Kress.

Una de las principales razones para que esto sea así son los empleados de SWM, que son muy expertos en tecnología y les gusta participar en los procesos de desarrollo, programación y optimización. "El concepto de código abierto de Alfresco resulta muy útil, ya que podemos hacer ajustes individuales cuando sea necesario y sin mucho esfuerzo", informa Dieter Hauer.

De los aproximadamente 10 000 empleados de SWM, alrededor de 4 000 utilizan la solución de Alfresco. A pesar de la gran cantidad de usuarios, la solución siempre funciona sin problemas. Wolfgang Kress explica: "En los últimos años, no hemos recibido ninguna queja sobre el rendimiento del sistema o la operatividad de nuestras herramientas front-end. Todos nuestros usuarios utilizan Alfresco sin ningún problema".

Muchas de las aplicaciones estándar de SWM cuentan con su propio sistema de gestión de archivos o documentos. "Con frecuencia, esto no es suficiente para nuestras aplicaciones, por lo que también utilizamos Alfresco para este fin", explica el experto técnico Dieter Hauer. Alrededor de 10 aplicaciones están ahora conectadas a la solución de Hyland. 

Totalmente satisfecho con Alfresco

Alfresco se ha utilizado ampliamente en SWM durante más de 10 años y seguirá desempeñando un papel importante para Stadtwerke München. El último tema candente es la minería de datos, ya que la dirección de la empresa tiene como objetivo impulsar la detección y el procesamiento de metadatos. Al mismo tiempo, el equipo está trabajando en gemelos digitales y en la optimización de datos, áreas en las que "la ECM desempeña un papel importante", según Dieter Hauer.

El veredicto de SWM sobre Alfresco es positivo en todos los aspectos: "La estabilidad nativa de la plataforma, las potentes herramientas y la facilidad de uso, junto con nuestro estrecho contacto con su proveedor, son las principales razones por las que estamos plenamente satisfechos con Alfresco", explica Dieter Hauer. "Podemos integrar otras soluciones a través de API estándar. También valoramos mucho la posibilidad de desarrollar nuestros propios front-ends y módulos con métodos y protocolos estándar, así como el enorme grado de libertad que ofrece el sistema de código abierto de Alfresco", añade Wolfgang Kress.

La diferencia

La plataforma Alfresco de Hyland se basa en un núcleo de código abierto con estándares y API abiertos, lo que la hace fácilmente integrable y garantiza que se pueda personalizar para cumplir con los requisitos empresariales. La arquitectura abierta y modular, así como las API y los SDK de REST, facilitan una ampliación flexible de la plataforma de Alfresco para satisfacer las demandas de la empresa. Además, Alfresco Development Framework ofrece una amplia gama de componentes sumamente configurables y reutilizables, que se pueden utilizar para desarrollar aplicaciones modernas y con capacidad de respuesta para navegadores y dispositivos móviles. Además, Hyland ofrece soporte listo para usar para aplicaciones líderes como Microsoft Office, Office 365, Google Docs, Salesforce y más.