Ministerio de Justicia de España
El Ministerio de Justicia de España, y más concretamente, el Área de Productos Horizontales, enfrentaba la necesidad de modernizar y digitalizar sus procesos documentales.
Desafíos y Necesidades
El Ministerio de Justicia de España, y más concretamente, el Área de Productos Horizontales, enfrentaba la necesidad de modernizar y digitalizar sus procesos documentales. Con un vasto número de aplicaciones y usuarios internos y externos, la administración de justicia requería una solución robusta para gestionar, almacenar y acceder a documentos de manera eficiente y segura.
Solución Implementada
Para hacer frente a estos desafíos, el Ministerio de Justicia adoptó la plataforma de gestión documental Alfresco de Hyland en 2011.
La Dirección General de Transformación Digital, se encarga de planificar y gestionar la transformación digital dentro del ámbito de la justicia. La implementación de Alfresco permitió al Ministerio ofrecer servicios documentales, tanto a aplicaciones internas como a usuarios finales, a través de clouds dedicadas.
Servicios Proporcionados
La plataforma de gestión documental Alfresco de Hyland ofrece dos servicios principales:
- Servicios para Aplicaciones: Actúa como un repositorio documental para todas las aplicaciones del Ministerio, facilitando la integración y la gestión de contenidos.
- Servicios para Usuarios Finales: Proporciona almacenamiento y acceso a documentos para diversas instancias judiciales, desde el Tribunal Supremo hasta los Juzgados de Paz.
Resultados y Beneficios
La adopción de Alfresco ha sido altamente beneficiosa para el Ministerio de Justicia., destacando entre sus logros la simplificación y universalización de accesos, gracias a la simplificación de los entornos y la estandarización de la gestión documental. Además mejoró la seguridad y auditoría, fundamental para el ministerio. También se consiguió manejar de manera eficiente y optimizada los grandes volúmenes de documentos y transacciones diarias, con una media de 109,000 ficheros y 300,000 transacciones diarias.
Para el soporte y mantenimiento, cuentan con un equipo de seis ingenieros cualificados, junto con el soporte premier de Alfresco, garantizando un servicio de mantenimiento eficaz. Cuentan también con una Consola de Administración Global, una herramienta centralizada para la gestión, auditoría y análisis de estadísticas mejorando así la toma de decisiones y la escalabilidad de la plataforma.
Se han implementado interfaces adaptadas, específicas para diversos usuarios, facilitando el acceso y la gestión documental. También se ha garantizado la integración con sistemas como el gestor de identidades y la firma electrónica, optimizando los flujos de trabajo.
Impacto y futuro
Alfresco no solo ha simplificado la gestión interna, sino que también ha mejorado la interacción con los ciudadanos y otras entidades judiciales. Con una visión de futuro, el Ministerio continúa desarrollando y mejorando sus servicios digitales, garantizando una justicia más eficiente y accesible para todos.