Servier
Servier es un grupo farmacéutico internacional independiente comprometido con el progreso terapéutico de los pacientes.
El Desafio
Laboratorios Servier es un grupo farmacéutico internacional fundado en Francia en 1954, y dirigido por una organización sin ánimo de lucro y comprometido con el progreso terapéutico para atender las necesidades de los pacientes. En la actualidad está presente en más de 150 países, entre ellos España, y cuenta con más de 20.000 empleados. Su filosofía sitúa al paciente en el centro de la empresa, priorizando sus necesidades.
En el sector farmacéutico, la relación con médicos - apodada RELEM - es lo más importante. A pesar de su acrónimo, se dirige a un público más amplio: equipo comercial y de promoción, marketing, proveedores de servicios externos, contabilidad y finanzas, legal y equipo médico.
Sólo en el último año, más de 7.500 médicos formaban parte de la red de Servier. Un número tan elevado de actores se traduce en un gran volumen de documentos que gestionar, digitales y también en papel.
A diferencia de otras empresas, en Servier España la transformación inicial ya se había iniciado, pero los procesos eran largos. La ausencia de trazabilidad era otro obstáculo importante, ya que no era posible saber en qué punto del ciclo de vida se encontraba cada documento. Resumiendo, la falta de visibilidad se traducía necesariamente en una falta de seguridad.
Como agravante adicional, ERP y CRM no se comunicaban y cada vez que surgía una incoherencia había que comprobarla manualmente, lo que acrecentaba aún más la pérdida de tiempo. La empresa precisaba de una herramienta capaz de extraer la información necesaria del CRM y solicitar autónomamente lo que faltaba al usuario. En resumen, Servier necesitaba:
- Ver dónde se hallaba cada documento en cada momento.
- Ser capaz de guiar al usuario.
- Apoyar a diferentes departamentos .
- Una herramienta abierta, expandible y sencilla de utilizar.
- Un desarrollo no demasiado largo.
La Solución
La filosofía corporativa de Servier desempeñó un papel importante en la elección de la plataforma de Hyland. La multinacional utiliza el Slim Model, una expresión que se resume en la frase “Atrévete a innovar”. Es un modelo que incentiva a sus empleados a aportar nuevas ideas que permitan mejorar el trabajo diario. Gracias a esta cultura empresarial, Sonia López - Financial Solution Specialist de Servier - encontró OnBase. Recurriendo a sus mismas palabras, “fue amor a primera vista”.
La filial española de Servier funcionaba con un CRM (Veeva) y un ERP (JD Edwards - Oracle). OnBase pasó a ser el cerebro de todas las operaciones y supuso un cambio radical en la gestión documental de Servier. Su función consistía en extraer informaciones del CRM para generar automáticamente documentos y repartir correctamente las instrucciones para completar tareas. Además, se implementó un desarrollo específico para las facturas. En palabras sencillas, cuando un recibo entra en el ERP se contabiliza automáticamente y en los “asientos” correspondientes, trabajando de forma autónoma. Todo ello permite un mejor control presupuestario, asegurando al mismo tiempo transparencia: un factor esencial en el sector farmacéutico.
El proceso empezó en septiembre de 2021 y ya estaba listo en febrero de 2022. Resumiendo, la implementación de OnBase permitió alcanzar los siguientes objetivos:
- Definir roles y responsabilidades de cada actor.
- Optimizar el proceso de documentación y transparencia.
- Disponer de un control presupuestario visible y útil.
- Asegurar el FMW.
Una vez confirmado que OnBase era el compañero de viaje ideal, el equipo de Servier quiso seguir mejorando. Junto con Hyland, desarrollaron un proyecto basado en la célebre Metodología Agile con los siguientes objetivos: reducir tiempos, ganar flexibilidad y precisión, implementar la Firma Digital, agilizar la gestión de presupuestos, visualizar un dashboard instantáneo y traquear los estatus del RELEM.
Las Ventajas
On Base cumplió con creces las expectativas. Los excelentes resultados obtenidos pueden ser constatados por los empleados de Servier, que destacan sus múltiples ventajas:
De gestor documental a gestor de procesos
La flexibilidad de OnBase permite encontrar la solución a cada desafió empresarial. En el caso de Servier, logró transformar un gestor documental en un gestor de procesos. Esta fue la auténtica clave de vuelta.
Transformación digital
La introducción de OnBase ha eliminado la mayoría de los procesos manuales, lo que ha permitido reducir los errores y aumentar la eficacia.
Facilidad de uso
Lejos de ser una herramienta “hostil”, OnBase destaca por su funcionamiento sencillo y por su extrema adaptabilidad. Gracias a esta herramienta, los problemas se han convertido rápidamente en soluciones.