L'Oréal
L'Oréal es el líder mundial en la industria de la belleza. Este gigante de los cosméticos cuenta con 110 años de historia y ha crecido hasta abarcar 36 marcas conocidas internacionalmente, vendidas en 150 países, y emplea a 88 000 personas en todo el mundo. Con 6 500 millones de productos vendidos, en 2022 obtuvo unos ingresos de 38 260 millones de euros.
Invertir para mantenerse a la vanguardia
Para mantenerse a la vanguardia en un mercado competitivo, L'Oréal invierte fuertemente en innovación, con 4 000 científicos y 5 500 expertos técnicos y digitales y un presupuesto de 1 000 millones de dólares para investigación e innovación. En 1998, la empresa inició el proyecto Milor para crear una base de datos de documentos digitales sostenible para la investigación y la innovación, inicialmente centrada en reducir el uso de papel y mejorar la gestión de documentos.
Los sistemas ECM heredados frenan la innovación
Sin embargo, en los últimos años, L'Oréal se dio cuenta de que estos sistemas obsoletos los estaban frenando: se enfrentaban a problemas de usabilidad con la base de documentos existente, especialmente en la búsqueda de documentos debido a clasificaciones y subcarpetas complejas. Necesitaban proporcionar a los trabajadores una experiencia de usuario mejorada para lograr el cumplimiento del RGPD y un mejor control de la calidad de los datos.
La solución Nuxeo
L'Oréal hizo un estudio sobre el mercado de plataformas de servicios de contenido y seleccionó a Nuxeo de Hyland por su interfaz fácil de usar, arquitectura nativa de la nube, escalabilidad, capacidades de código bajo, capacidad de integración con el sistema de información de L'Oréal y gestión de API.
La implementación incluyó Milor+, un proyecto de transformación de documentos, con un enfoque en la clasificación basada en metadatos en lugar de estructuras de carpetas complejas, así como la utilización de la plataforma de gestión de documentos de Nuxeo y un módulo inteligente desarrollado en colaboración con el equipo de Servicios Profesionales de Hyland. Los objetivos principales fueron la categorización para la gestión de los derechos de acceso, la confidencialidad, la conservación de documentos y la identificación de datos personales.
Los resultados
Milor+ actualmente gestiona más de 7 millones de documentos con 6 000 usuarios en todo el mundo y apoya a 1 500 empleados de investigación y operaciones en todo el mundo. El proyecto funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con 70 000 documentos importados al mes (10 000 en forma manual, 60 000 en forma automática) y 90 000 consultas diarias. Milor+ gestiona varios tipos de documentos, incluidos archivos de materias primas, certificaciones, evaluaciones, archivos de comunicación y anuncios, con la capacidad de gestionar más tipos de documentos que se amplían continuamente.
Mirando hacia el futuro
L'Oréal tiene previsto actualizar a la versión LTS 2023 de Nuxeo e integrar firmas electrónicas a través de DocuSign. Las iniciativas futuras incluyen explorar las capacidades de IA generativa para extraer valor de los datos no estructurados dentro de la base de datos de documentos.