Grupo Eulen

El Desafio

Grupo EULEN es una empresa líder en la prestación de servicios a empresas, instituciones y administraciones públicas. Se caracteriza principalmente por su diversificación empresarial, operando en sectores como la limpieza, el mantenimiento integral o el trabajo temporal, entre otros. En la actualidad, el Grupo tiene más de 7.000 clientes y está presente en Europa, Asia y Latinoamérica.

Gracias a su presencia capilar en el tejido empresarial español y mundial, Grupo EULEN cuenta con más de 75.000 empleados y mantiene un firme compromiso social. Promueve de manera positiva el acceso de las mujeres al mercado laboral y su plantilla de colaboradores con discapacidad supera las 12.000 personas.

Al tratarse de una empresa de gran tamaño con actividad en países donde la digitalización es menos común que en Europa, Grupo EULEN tenía un gran desafío por la dependencia de la documentación en papel. Según las estimaciones de la compañía, manejaban a diario más de 2.500 documentos que a su vez se subdividían en casi 200 tipos diferentes.

Como factor de conflicto adicional, cabe mencionar que cada persona y departamento trabajaba a su manera, imposibilitando la estandarización. Al mismo tiempo, el Grupo EULEN utilizaba tres gestores documentales distintos. En definitiva, hacía falta una digitalización exhaustiva, un nuevo modus operandi en el que los documentos “nacieran y murieran digitales”. Para lograrlo, la empresa se marcó los siguientes objetivos:

• Generar los documentos en formato digital.
• Almacenar o custodiar correctamente los expedientes.
• Garantizar la protección de datos.
• Permitir un acceso seguro y sencillo a la documentación.
• Cargar automáticamente los documentos.
• Integrar el gestor documental con otros sistemas.
• Implementar la firma digital.

La Solución

Para afrontar este desafío, la dirección de EULEN puso en marcha el proyecto Ártica, basado en el software Alfresco. El proceso se inició en 2018, con la implementación de una consultoría estratégica capaz de crear un centro de competencias. El siguiente escalón fue la consolidación de la plataforma y la creación tanto de un decálogo de buenas prácticas como de una hoja de ruta.

Dos años después comenzó el trabajo de campo: se cargaron más de 95.000 expedientes y se llevó a cabo la integración de las impresoras multifunción (junto con otros sistemas). En esta fase, se integraron 69 tipologías documentales y 9 plantillas. Aunque la digitalización completa de los procesos es inminente, por el momento no se ha podido prescindir de las impresoras, ya que algunos empleados no disponen aún de correo electrónico.

La etapa sucesiva empezó en 2022 y se focalizó principalmente en la administración de personal, la protección de datos y la integración de contratos y servicios de firma. Concretamente, se migraron más de 1.000.000 de documentos y se completó la integración de 90 tipologías documentales y unas 800 plantillas. Gracias a la facilidad de personalización de Alfresco, construir una interfaz amigable fue un asunto sencillo.

En la actualidad, Ártica es un cajón que reúne información muy diversa y tiene que estar alimentado por múltiples fuentes de información. Actualmente hay tres proveedores de firma:

• ERP.
• Google Docs - Un requisito indispensable para la suite ofimática del Grupo EULEN.
• Impresora multifunción - Cómo anticipamos, un buen número de trabajadores presentan sus cartas de renuncia (u otros documentos) en papel. Gracias a Alfresco, una vez escaneados en esta herramienta, el documento aparece automáticamente en el sistema. No fue un proceso sencillo, ya que cada impresora utiliza un sistema operativo distinto

En el futuro inminente la integración de soluciones es el reto principal. La empresa tiene el objetivo de optimizar el proceso de firma pasando de tres proveedores a uno. Todo esto será posible gracias a la integración con el ERP de Oracle, la implementación de un modelo en Cloud y, por supuesto, la colaboración con Alfresco.

Las Ventajas

Más eficiencia

La unificación de procesos y la implementación de un registro centralizado recorta los tiempos y garantiza una mejor usabilidad.

Cumplimiento legal

Una gestión más eficaz permite responder a tiempo en caso de litigio. Concretamente, el proyecto Ártica cumple las normas ISO 15489, 30300 y 30301.tiempos y garantiza una mejor usabilidad.

Más ahorro

Menos documentos en papel suponen un coste inferior en impresoras y electricidad.

Accesibilidad y usabilidad mejoradas

Con un front-end personalizado y user-friendly.

Más seguridad

La transformación digital conlleva una mayor protección de datos.