Un hospital pediátrico líder agiliza los flujos de trabajo clínicos para mejorar la experiencia del paciente mediante la digitalización de los formularios de consentimiento, la captura de firmas y el uso de pautas clínicas.
Han pasado más de cinco años desde que el Great Ormond Street Hospital (GOSH), uno de los principales hospitales pediátricos del mundo, decidió prescindir del papel como parte de su continuo recorrido de innovación digital.
Específicamente, querían reemplazar los formularios de consentimiento en papel que son fundamentales para su trabajo con los pacientes. Pero el personal del hospital sabía que cualquier movimiento para reemplazar el papel tenía que ir de la mano de una solución sólida de consentimiento electrónico. Además, GOSH necesitaba una solución que satisficiera necesidades muy específicas en relación con los formularios de consentimiento.
"Uno de los desafíos de ser un hospital pediátrico líder es que, por la naturaleza de nuestra organización, exigimos hasta seis versiones de los formularios de consentimiento para los distintos procedimientos", dijo Joanna Tucker, directora del programa de TIC de GOSH.
La ley del Reino Unido estipula que los hospitales pediátricos como GOSH deben recopilar formularios de consentimiento individuales para pacientes menores de 16 años, de 16 y 17 años, y de 18 años o más. También es responsabilidad del personal recopilar formularios de consentimiento asociados con la religión del paciente, principalmente para garantizar el uso adecuado de los productos sanguíneos según los sistemas de creencias individuales.
Asegurar el cumplimiento normativo y ético según estos criterios había resultado en una cantidad extraordinaria de papeleo esencial.
Según Chris Jephson, consultor de otorrinolaringología del GOSH, el hospital necesitaba gestionar hasta seis juegos de formularios de consentimiento de seis páginas para cada procedimiento. Y cualquier solución de consentimiento electrónico debía capturar varias firmas en un solo documento.
“A veces, la cantidad de firmas que necesitamos capturar en un formulario es enorme”, dijo Jephson. "Los padres deben firmar, el niño y el médico deben firmar, y es posible que necesitemos que también firmen un intérprete, servicios sociales o un médico secundario".
GOSH también requería formularios adicionales para fotografías, solicitudes de resonancia magnética y otros trámites clínicos. El resultado era un papeleo confuso que podía llevar a documentos extraviados, omisiones y confusión. En un determinado momento, el personal podía estar circulando varias versiones impresas de estos documentos por todo el hospital.
Ante tal complejidad, GOSH decidió diseñar su propio formulario de consentimiento electrónico dinámico adaptado a sus requisitos exactos. El hospital ya aprovechaba PACSgear para las imágenes médicas y OnBase, la plataforma de software de gestión de procesos y gestión de contenido empresarial de Hyland, en otras áreas del hospital. Además, utilizaba activamente la integración de Hyland con el sistema de registro electrónico de pacientes (EPR), Epic.
Como resultado, se incluyó a Hyland junto con otros proveedores en el proceso de averiguación de antecedentes para una solución de consentimiento electrónico.
— Joanna Tucker, directora del Programa de TIC, GOSH
Tucker continuó diciendo: "Ahora tenemos un formulario, y el formulario cambia dinámicamente según la edad y las creencias religiosas del paciente. Hoy en día es difícil completar un formulario incorrecto”.
El cambio de un proceso basado en papel a un formulario electrónico dinámico ha transformado esta parte importante del proceso de atención al paciente. También es infinitamente más seguro en términos de protección de la información del paciente.
“Tenerlo vinculado al encuentro hace que sea imposible perder el formulario de consentimiento”, dijo Jephson.
Acceder al formulario, completarlo y enviarlo es muy sencillo. Y todo se lleva a cabo a través de OnBase y dentro de la historia clínica del paciente.
Para empezar, el personal y los médicos simplemente crean un nuevo formulario, vinculándolo al encuentro médico-paciente en Epic.
Una vez que OnBase genera el formulario, completa automáticamente los campos con datos demográficos del registro de Epic. A continuación, el personal introduce los campos que no se hayan completado previamente de manera electrónica.
Una vez que hecho esto, se captan las firmas del paciente, el tutor y el médico digitalmente mediante un dispositivo de pantalla táctil.
Además, debido a que el formulario se agrega a la lista general de tareas del equipo, automáticamente le informa al equipo de atención médica cuando un paciente está listo para ingresar al quirófano. A través de los tableros de vuelo de Epic (que rastrean y proporcionan el estado del caso en el quirófano y brindan documentación de tiempo de espera para los equipos durante la cirugía), se informa a los médicos cuándo se completa el preoperatorio, cuándo se firma el formulario de consentimiento y cuándo se completa la lista de verificación.
“Con un formulario de consentimiento en papel, esto no era automático”, dijo Jephson.
La adopción de un sistema sin papel tuvo tanto éxito que el personal ha solicitado formularios modificados para diferentes departamentos y procedimientos específicos. Por ejemplo, un equipo solicitó un cuestionario sobre metales y un formulario de consentimiento para los pacientes que necesitan una resonancia magnética.
El formulario de consentimiento electrónico también proporciona una mejor experiencia al paciente. Si un paciente debe someterse al mismo procedimiento varias veces, ya no necesita completar toda su información en un nuevo formulario cada vez. La solución de Hyland guarda la información proporcionada en el formulario de consentimiento original, y simplemente borra las firmas para que el paciente lo vuelva a firmar.
Un paciente de quimioterapia que se somete a seis ciclos de tratamiento, por ejemplo, ya no necesita completar un formulario de consentimiento para cada tratamiento. En su lugar, las firmas se añaden al final del formulario preexistente, lo que ahorra tiempo a los médicos y permite que el paciente se concentre en su tratamiento en lugar de en el papeleo.
— Chris Jephson, consultor de otorrinolaringología, GOSH
A medida que evoluciona la transformación digital del hospital, los médicos continúan descubriendo formas nuevas e innovadoras de simplificar la atención de los pacientes para el personal y los médicos a través de OnBase. Por ejemplo, a medida que Epic reemplaza ciertos sistemas heredados, OnBase sirve como un repositorio seguro y accesible para los datos históricos que GOSH debe retener de esos sistemas.
Otra innovación permite a los médicos utilizar sus propios dispositivos para capturar fotografías clínicas mientras trabajan con los pacientes. Por ley, los médicos no pueden mantener material identificable de los pacientes en sus dispositivos personales. Sin embargo, el método Haiku/Canto para capturar el consentimiento, que emplea las aplicaciones seguras de historias clínicas electrónicas de Epic, permite a los usuarios capturar una imagen y cargarla directamente en OnBase, sin pasar por el dispositivo personal.
Así, elimina el riesgo para los médicos clínicos y mejora la atención al paciente, ya que los médicos ya no necesitan enviar a un paciente a otro departamento para capturar imágenes.
En 2023, GOSH dio un paso más en su colaboración con Hyland creando Mind Palace, que está diseñado para capturar y gestionar guías clínicas, políticas y procedimientos que se integran con la plataforma OnBase de Hyland.
Mind Palace aborda uno de los aspectos más desafiantes del apoyo administrativo al paciente. ¿Cómo pueden los médicos buscar y localizar varios documentos en la huella digital cada vez mayor de un hospital? Y lo que es más importante, ¿cómo se puede lograr esto cuando se necesita acceso en tiempo real?
La solución, Mind Palace, sirve como una base de conocimientos para el personal que aborda estos problemas con navegación por facetas, búsqueda conversacional, soporte de lenguaje natural y otras funciones intuitivas para mejorar la productividad clínica y los resultados de los pacientes.
Esto significa que el personal ya no tiene que "conformarse" con sistemas antiguos de visualización de documentos que consumen mucho tiempo y no se adaptan del todo a su flujo de trabajo clínico.
En cambio, Mind Palace es una herramienta especializada que está siempre activa y es accesible desde cualquier lugar con una integración perfecta del sistema para asistir a los equipos clínicos de toda la organización.
El Dr. Shankar Sridharan, director de información clínica de GOSH, tiene claro el impacto que ha tenido esta nueva solución.
— Dr. Shankar Sridharan, director de información clínica, GOSH
La implementación de la solución de formulario de consentimiento electrónico sin papel, y la tecnología Mind Palace más reciente, subrayan la estrecha relación profesional entre GOSH e Hyland. Esto significa que GOSH puede continuar con su innovación digital con la seguridad de saber que Hyland es un socio establecido a largo plazo centrado en la atención al paciente.
Hasta la fecha, mediante ambos proyectos:
Se eliminó el papel y se ahorró tiempo: antes de implementar su solución de formulario de consentimiento electrónico, GOSH, con su formulario de consentimiento tradicional generado por EPR, imprimía el formulario, lo firmaba, lo volvía a escanear en la computadora y, a continuación, trituraba el papel. Con un formulario de consentimiento electrónico dinámico, el personal y los médicos pueden rellenar previamente los formularios cargando los datos del paciente almacenados en Epic. Los datos del paciente están siempre actualizados y los formularios de consentimiento tardan menos tiempo en completarse.
Se proporciona acceso rápido y sencillo a los formularios: Los usuarios tienen una interfaz única y fácil de usar para completar, firmar o imprimir paquetes de formularios precompletados a demanda. Los administradores predefinen paquetes de formularios según reglas personalizadas, lo que garantiza que los cuidadores produzcan con confianza los formularios correctos en todo momento.
La solución personalizada agiliza el acceso: la solución a medida de Mind Palace proporciona una interfaz de búsqueda única y federada para que el personal encuentre información y documentos de una variedad de fuentes en toda la gran huella digital de GOSH. La solución incluye navegación por facetas, búsqueda conversacional, soporte de lenguaje natural y otros elementos intuitivos que mejoran la productividad clínica y los resultados de los pacientes.
Mejora de la experiencia del paciente: en lugar de tener que hacer malabarismos con hasta seis juegos de formularios de consentimiento en papel de seis páginas, el formulario dinámico de consentimiento electrónico de GOSH permite al personal y a los médicos centrarse más en los pacientes que en el papel. La interactividad del formulario también es una ventaja para padres y pacientes, que se sienten partícipes de su proceso asistencial.
Hyland Healthcare ofrece soluciones de atención médica conectada que aprovechan el contenido no estructurado en todos los rincones de la empresa y lo vinculan con las principales aplicaciones clínicas y corporativas, como las historias clínicas electrónicas (EHR) y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Hyland Healthcare ofrece un paquete completo de servicios de contenido y herramientas de digitalización de imágenes empresariales, que llevan documentos, imágenes médicas y otros datos clínicamente valiosos a las partes interesadas del sector de la salud que más los necesitan. Esta visión integral de la información del paciente acelera los procesos empresariales, agiliza los flujos de trabajo clínicos y mejora la toma de decisiones clínicas.
