First National Bank of America
Una entidad financiera utiliza el seguimiento de documentos para respaldar los flujos de trabajo de los préstamos, desde su originación hasta su administración.
El reto
First National Bank of America (FNBA) estaba bien encaminado hacia la transformación digital. Trabajando con Keymark, un proveedor de software de automatización inteligente y socio de Hyland, el banco había sustituido un sistema heredado, DART, antiguo y sin soporte, por la plataforma de información empresarial OnBase de Hyland. Mientras que el banco implementó originalmente OnBase para ser su nueva solución de almacenamiento de documentos, pronto revolucionó el flujo de trabajo de procesamiento de préstamos de FNBA al darle al banco más visibilidad de los préstamos que estaba originando, comprando y atendiendo.
Pero el enorme banco seguía trabajando para superar un reto persistente. Aunque siguió utilizando algunos componentes de DART para realizar un seguimiento de los documentos y garantizar que cada préstamo estuviera completo, fuera seguro y cumpliera las normas, el seguimiento se limitaba a los documentos finales, como la póliza de título definitiva y la hipoteca registrada. Además, como DART ya no recibía apoyo, era cuestión de tiempo que el banco se enfrentara a un reto mayor del que deseaba.
"Podía romperse en cualquier momento", afirma Jon Hinsman, director del departamento de registros de la FNBA. "Y no podíamos construir un sistema por nuestra cuenta que fuera rentable".
La FNBA necesitaba una solución que organizara los documentos en el tipo de documento adecuado y los preparara para la auditoría de cumplimiento. En concreto, el banco buscaba una solución que permitiera hacer un seguimiento de los documentos desde su registro hasta el servicio. Una solución que se centraría no solo en los documentos, sino en el préstamo como un todo.
El banco encontró su solución con OnBase.
La solución
Craig Bowman, director de TI de FNBA, y Hinsman descubrieron la solución en CommunityLIVE, la conferencia anual de usuarios de Hyland.
"Estábamos visitando la exposición y nos encontramos con una demostración de los expertos de Hyland de una nueva solución de seguimiento de documentos de préstamos", explica Hinsman.
Una demostración más exhaustiva con varios responsables de la FNBA mostró al banco cómo la solución de seguimiento de documentos de préstamos de Hyland tenía la capacidad de ofrecer una visión completa de la cuenta del préstamo y no solo de los documentos. El equipo de la FNBA tenía una larga lista de preguntas: "qué pasaría si" y "qué se puede hacer". El equipo de Hyland y Keymark las respondió todas.
"El planteamiento de la solución era innovador. Una forma completamente distinta de ver el problema", dijo Hinsman. "Aunque muchas empresas utilizan OnBase para hacer un seguimiento de los documentos y tipos de documentos, la mayoría de los bancos buscan una forma de hacer un seguimiento de los préstamos".
En otras palabras, los bancos están buscando una solución que vea el préstamo como un objeto en sí mismo, entendiendo los documentos que lo completan.
“Cada préstamo tiene un conjunto base de documentos necesarios para titularizar la transacción. El seguimiento de esos documentos a lo largo de la vida del préstamo es vital", afirma Hinsman.
Dado que FNBA ya utilizaba OnBase, desde la demostración hasta la puesta en marcha, la solución de seguimiento de documentos de préstamo tomó apenas seis meses. Aproximadamente un mes después de la implementación, FNBA ya está viendo una mejor documentación sobre documentos faltantes y excluidos.
"Además, una vez que tiene OnBase, echa un vistazo a todo lo que puede hacer y piensa: 'Madre mía, ¿qué hacemos ahora?". dijo Hinsman.
El planteamiento de la solución era innovador. Una forma completamente diferente de ver el problema. Aunque muchas empresas utilizan OnBase para hacer un seguimiento de los documentos y tipos de documentos, la mayoría de los bancos buscan una forma de hacer un seguimiento de los préstamos.
— Jon Hinsman, Gerente del Departamento de Registros, FNBA
Beneficios
Ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas de la industria
Al notificar de forma proactiva al prestamista los documentos necesarios o que faltan, la solución de seguimiento de documentos de préstamos de Hyland ayuda a garantizar el cumplimiento durante todo el ciclo de vida del préstamo.
También ayuda a identificar los documentos que caducan, informa a los gestores de préstamos de la nueva documentación que es necesario recopilar e inicia la conservación tras la liquidación. La organización evita multas y sanciones y la reputación se mantiene intacta. La solución también ofrece a los auditores una visión única del expediente del préstamo. Pueden ver rápidamente si un préstamo cumple los requisitos, qué documentos se han recopilado, cuáles faltan y por qué, qué elementos de la lista de control se han completado y por qué no se han completado determinados elementos de la lista de control.
Proporciona una visión completa de la cartera de clientes potenciales
La solución inicia el seguimiento en cuanto la entidad financiera recibe un cliente potencial, lo que ofrece a los empleados una visión completa de la cartera de clientes potenciales. Lo hace capturando electrónicamente información antes relegada a computadores locales o que solo existía en papel. Ahora, los empleados pueden ejecutar informes que proporcionan abundante información en tiempo real, incluido qué tipo de préstamos están en tramitación, así como datos sobre esos préstamos.
Esto incluye la capacidad de rastrear documentos y datos de clientes potenciales que aún no sean clientes del banco o miembros de la cooperativa de crédito.
Mejora la experiencia del cliente
La solución aborda la reutilización y renovación de las garantías de préstamos en el sector de los servicios financieros. Ya sea un banco, una cooperativa de crédito o un prestamista no tradicional, la solución ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de los datos, documentos y excepciones de los préstamos para múltiples prestatarios y múltiples préstamos.
Para ello, reúne y clasifica todas las garantías de préstamo, la correspondencia y la información sobre los prestatarios de cualquier producto de préstamo que pueda ofrecer una organización.También es independiente del tipo de proceso de préstamo.
La solución tiene la capacidad de informar sobre cualquier elemento de datos capturado, incluidos el tipo de garantía, el nombre de la entidad, los vencimientos, las excepciones, los tipos de documentos, los elementos actualizados a lo largo del proceso de préstamo, las garantías de los préstamos cerrados, la visibilidad de la cartera y la correspondencia.