Florence Consulting Group
La implementación de Hyland OnBase en Autostrade per l'Italia, facilitada por Florence Consulting Group, ha permitido una transformación digital significativa en la gestión de procesos documentales.
El desafío
Autostrade per l'Italia, el mayor operador de autopistas en Italia y uno de los más grandes de Europa, enfrentaba el desafío de gestionar grandes volúmenes de documentación en sus proyectos de infraestructura. Con más de 3000 kilómetros de autopistas gestionadas y presencia en 15 regiones, sentían la necesidad de disponer de una plataforma eficiente para la digitalización y gestión de documentos. La complejidad y la magnitud de los proyectos, junto con la necesidad de cumplir con normativas internacionales, requerían una solución robusta y escalable.
La solución
Para abordar estos desafíos, Autostrade decidió implementar OnBase, un software desarrollado por Hyland, a través de Florence Consulting Group, partner certificado de Hyland en Italia. OnBase ofrece múltiples funcionalidades y una integración sencilla con otros sistemas del mercado, lo que facilitó su adopción en un entorno tan complejo. El proceso de implementación siguió varias fases clave:
- Captura de la documentación: Se digitalizaron e indexaron los documentos en papel utilizando palabras clave, facilitando su archivado y búsqueda. La adquisición de información se realizaba a través de correos electrónicos, ficheros locales, formularios o carpetas en red.
- Control documental: OnBase gestionó la arquitectura de carpetas de manera automatizada, eliminando la necesidad de una lógica precisa para la creación de carpetas. Esto simplificó el flujo de trabajo diario y mejoró la eficiencia operativa.
- Recuperación de la documentación: OnBase facilitó la búsqueda de información mediante consultas personalizadas y navegación por carpetas, lo que minimizó la resistencia al cambio por parte del equipo. Además, permitió relacionar documentos vinculados, proporcionando una visión completa de la información.
Impacto y beneficios
Digitalización y Gestión Documental
La implementación de OnBase ha sido todo un éxito y en la actualidad, Autostrade ha digitalizado más de 13 millones de documentos, con casi 2000 usuarios utilizando la plataforma diariamente. La digitalización ha permitido una gestión eficiente de documentos para la construcción y mantenimiento de infraestructuras, mejorando la colaboración con terceros y cumpliendo con normativas internacionales.
Innovación y Eficiencia
La integración de OnBase ha permitido agilizar la entrega de proyectos y ha mejorado la satisfacción del cliente. La plataforma soporta la gestión de grandes volúmenes de documentos y usuarios, demostrando su escalabilidad y eficiencia.
Aplicaciones Especializadas
Numerosas aplicaciones de proceso se han diseñado y realizado utilizando OnBase, como el plan de adaptación sísmica, que trata de la seguridad de puentes y viaductos frente a eventos sísmicos, y la entrega de documentación a organismos reguladores y la protección civil. La más importante de todas es el Entorno Común de Datos (CDE), que gestiona y almacena todos los datos y documentos durante todo el ciclo de vida de las infraestructuras, cumpliendo con la norma internacional ISO 19650.
Mantenimiento de Infraestructuras
El uso de OnBase también ha transformado los procesos de mantenimiento. Antes del 2022, los inspectores utilizaban documentación en papel. Ahora, gracias a una aplicación móvil nativa integrada con OnBase, todos los defectos e intervenciones se anotan directamente en una tablet, mejorando la eficiencia y la precisión en la gestión de mantenimientos.
Conclusión
La implementación de Hyland OnBase en Autostrade per l'Italia, facilitada por Florence Consulting Group, ha permitido una transformación digital significativa en la gestión de procesos documentales. Este éxito ha mejorado la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente, sentando las bases para futuras expansiones y proyectos innovadores. La colaboración y el compromiso con la calidad continúan siendo los pilares fundamentales para el crecimiento y éxito de Autostrade en el mercado.