Ethias
La aseguradora belga pasa del almacenamiento heredado a una plataforma de contenidos adaptada a las organizaciones modernas.
Con 1.800 empleados, 40 oficinas regionales y más de 1 millón de clientes, Ethias es la tercera aseguradora más grande de Bélgica. Como proveedor directo de pólizas, Ethias tiene una larga trayectoria ayudando a clientes del sector privado, corporativo y público a protegerse contra pérdidas financieras sin la necesidad de utilizar un corredor.
¿Cómo modernizamos la gestión de contenidos?
Como organización que se enorgullece de ofrecer soluciones de seguros modernas, Ethias tiene que adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado de forma que satisfaga a los clientes. Esto significa proporcionar a empleados y clientes procesos fiables y datos precisos que les permitan comunicarse con eficacia y tomar decisiones bien informadas.
Uno de los principales obstáculos para el éxito era un sistema Documentum heredado. Originalmente se había diseñado para el almacenamiento de documentos y el archivo de correo electrónico, pero no podía convertir la enorme cantidad de datos que contenían sus 57 millones de registros en información procesable.
Esto creó importantes problemas financieros y de procesos empresariales:
- Costosos cargos de mantenimiento para un sistema obsoleto
- Oportunidades perdidas para crear nuevas fuentes de ingresos
- Falta de conocimiento para diseñar y proporcionar nuevos servicios y experiencias para el cliente
- Dificultades para localizar y acceder a documentos.
- Desafíos de la colaboración entre sucursales
La respuesta: Adoptar el enfoque de una aseguradora
Con experiencia demostrada en el cálculo del riesgo del cliente, el equipo de Ethias aplicó su mentalidad aseguradora a la creación de una lista exhaustiva de los retos de contenido a los que se enfrentaban.A continuación, investigaron el mercado de la gestión de contenido empresarial (incluidos EMC Documentum, IBM FileNet, OpenText y Oracle) antes de seleccionar al socio integrador de sistemas XeniT de Alfresco para que les proporcionara una solución Alfresco Content Services alojada en la nube.
Gracias a que la plataforma Alfresco de Hyland cumplía los estrictos criterios de una funcionalidad mucho mayor y un costo muy reducido, el equipo de XeniT se puso manos a la obra para transformar los sistemas heredados de Ethias en una plataforma de gestión de contenido flexible y escalable.
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La plataforma Alfresco ha demostrado ser escalable y robusta, lo que permite una fácil integración con otros sistemas. Eso fue crucial para el éxito del proyecto. Los usuarios tienen el contenido en los sistemas que utilizan para hacer su trabajo, con Alfresco gestionando el contenido y permitiendo capacidades avanzadas de búsqueda y visualización. Esto ha hecho que nuestros procesos sean más eficientes.
- Benoît Vard, Jefe de proyectos, Ethias
El proceso: una metodología minuciosa
Ethias adoptó un enfoque forense para crear el plan de su proyecto. Esto incluía enumerar todas las capacidades posibles de gestión de contenido, las aplicaciones con las que la plataforma Alfresco necesitaba conectarse, además de la legislación sobre datos y los requisitos reglamentarios.
La prioridad número uno era diseñar y ofrecer nuevas soluciones y mejores experiencias para sus clientes. Con mejoras programadas, incluida la incorporación de un proceso de reconocimiento óptico de caracteres, además de una nueva plataforma de producción de documentos, el equipo de Ethias valoró la capacidad de la arquitectura ágil y abierta de la plataforma Alfresco para liberar valor de sus metadatos y brindar seguridad absoluta.
La plataforma Alfresco también demostró que puede mejorar el flujo de información y facilitar la colaboración de los empleados al proporcionar conexiones confiables con aplicaciones industriales y de productividad existentes, incluidas Guidewire PolicyCenter, ClaimCenter y Salesforce.
“La plataforma Alfresco ha demostrado ser escalable y robusta, lo que permite una fácil integración con otros sistemas. Esto fue crucial para el éxito del proyecto”, afirmó Benoît Vard, director de proyectos de Ethias.
También era importante asegurarse de que la solución proporcionara valor monetario. Además de eliminar el costo continuo de Documentum, era vital que Ethias pudiera demostrar que su nueva solución de gestión de contenido ofrecería un retorno de la inversión claro.
El resultado: Rápido, flexible y preparado para el futuro
Bajo la dirección de XeniT, la migración fue un éxito increíble. Ethias transfirió sus 57 millones de documentos a la plataforma Alfresco en menos de tres meses. Y no solo la velocidad fue impresionante. Al establecer nuevos parámetros de metadatos, los datos históricos se volvieron más enriquecidos y valiosos.
Esto aportó nuevas mejoras en el ámbito de seguridad. Gracias a la plataforma Alfresco, Ethias se beneficia de un cifrado, una gestión de identidades y un control de acceso más eficaces.
Con la plataforma Alfresco actuando como capa de servicio de contenido común, la productividad se ha disparado. Ethias puede implementar e integrar nuevos procesos digitales más rápido que nunca. Y al utilizar una API empresarial, se benefician las interacciones entre la plataforma y las aplicaciones de terceros.
La plataforma Alfresco ha dado a Ethias la confianza de que tiene la capacidad y la flexibilidad para escalar a voluntad. En la actualidad, la plataforma Alfresco gestiona 70 millones de documentos, a los que se agregan entre 10 y 20 millones cada año. Con una arquitectura basada en contenedores, Ethias puede gestionar 100.000 interacciones de usuario con facilidad y está más que preparado para cuando alcancen el umbral de los 100 millones de documentos.
También son aptos para una mayor regulación. Gracias a su capacidad para admitir consultas más complejas, resulta fácil responder a las exigencias del Reglamento general de protección de datos.
¿Y el costo? La plataforma Alfresco no tardó mucho en demostrar su valía. La amortización se logró en menos de 12 meses y el costo total de propiedad se redujo en un 50 % en comparación con el sistema heredado. La estabilización de los gastos de explotación gracias a la migración es un beneficio que se percibe a diario y que permite a Ethias centrarse en ofrecer soluciones de seguros modernas, no en controlar los costos.