DGT
Dirección General de Tráfico, organismo autónomo adscrito al Ministerio del Interior de España.
El Desafio
La Dirección General de Tráfico (DGT) es el organismo encargado de la gestión del tráfico de vehículos y de la seguridad vial en España. Cada año, tramita millones de registros de compra/venta, nuevas matriculaciones, sanciones y otros expedientes. Ofrece por tanto un servicio de alto impacto para particulares, empresas y también para otras administraciones públicas, colaborando, por ejemplo, con las fuerzas y cuerpos de seguridad en el aporte de información clave para la identificación de delitos. En definitiva, la modernización de la gestión y tramitación documental es un reto permanente para la DGT, especialmente por su alta repercusión para la ciudadanía.
Antes de 2015, la cultura organizativa de la DGT estaba cien por cien vinculada al papel. Entre otras cuestiones, presentaba importantes dificultades para la trazabilidad de sus documentos, con los consecuentes sobrecostes de archivado y de gestión humana. El camino hacia una estrategia de digitalización institucional sólida supuso un cambio radical en la organización y un importante desafío tecnológico en el que Hyland sigue presente.
El equipo técnico de la DGT no solo tenía que convencer a toda una organización de los beneficios de la oficina sin papel, debía planificar una migración exitosa priorizando cuestiones como la interoperabilidad, la transparencia y la agilidad en la gestión. Calcularon el ROI de este desafío: un ahorro de más de 2 millones de euros al año.
El objetivo era desarrollar un sistema electrónico de gestión documental que contemplara expedientes en papel, electrónicos e híbridos, integrando todo el ciclo de vida de estos expedientes basado en una solución técnica con garantías de futuro, empleando soluciones de mercado con una alta capacidad de customización (evitando el encarecimiento de las soluciones ad-hoc) y facilitando la integración de múltiples aplicaciones de negocio. Flexibilidad, autonomía, escalabilidad y y proyección de futuro son las claves de este caso de éxito que, actualmente, evoluciona con la incorporación de una herramienta para sistematizar las tramitaciones previas a la gestión de documentos.
La Solución
Hasta llegar a la fase de desarrollo actual, focalizada en la automatización de los trámites electrónicos, la solución de la DGT ha ido evolucionando e incorporando nuevos desafíos.
En 2015 tuvo lugar la definición del marco de referencia e implementación del primer sistema que permitía a la DGT cumplir con la legislación vigente sobre digitalización de documentos, el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad). Esta ley requiere que los documentos expedidos por la administración tengan un formato con unos metadatos determinados asignados.
En 2018 se abordó la implementación de la firma electrónica, la geolocalización de expedientes, el desarrollo de un repositorio multimedia y el control del ciclo de vida de los expedientes.
En 2020 la institución experimentó un gran incremento en el volumen de expedientes electrónicos y una expansión de la digitalización en general, principalmente debido a la pandemia COVID-19.
En la actualidad, la DGT y Hyland trabajan en la automatización de procesos a través de la RPA, en la optimización de la interoperabilidad y en el desarrollo de un nuevo tramitador de expedientes. El tramitador asigna expedientes al personal de la DGT encargado de su gestión, digamos que es el equivale a la ventanilla en la que el funcionario recibe las peticiones de la ciudadanía y que es un complemento ideal a la gestión documental. Todo ello utilizando capacidades de work-flow del propio producto y recurriendo a base de datos no relacionales como Mongo DB.
Las Ventajas
Ahorro en tiempo
Antes de la digitalización, cada empleado invertía una media hora al día en buscar, organizar y enviar documentos; ahora ya no. Además, con el nuevo tramitador, la DGT ahorrará cerca de 800 horas de trabajo durante el primer año.
Uso más eficiente de los datos
Durante la implementación, millones de datos se trasladaron a procesos de gestión más eficientes. Actualmente los expedientes que se tramitan en oficinas presenciales no llegan al 5-10% del total.
Complejidad simplificada
Utilizando RPA, un proceso complejo en el que estaban implicados múltiples sistemas y partes interesadas se agilizó y pasó a ser un proceso único.
Interoperabilidad de expedientes
Interoperabilidad de expedientes El intercambio con otras administraciones públicas es cada vez más sofisticado. El sistema permite el volcado de los resultados del ciclo de vida de expedientes de la DGT al archivo general de la administración.