Autostrade per l'Italia
La implementación de OnBase por Hyland en Autostrade per l'Italia, facilitada por Florence Consulting Group, permitió una transformación digital significativa en la gestión de los procesos documentales.
El reto
Autostrade per l'Italia, el mayor operador de autopistas de Italia y uno de los más grandes de Europa, enfrentaba el desafío de gestionar grandes volúmenes de documentos relacionados con sus proyectos de infraestructura. Con más de 3000 kilómetros de carreteras gestionadas y presencia en 15 regiones, sentían la necesidad de una plataforma eficiente para digitalizar y gestionar documentos. La complejidad y magnitud de los proyectos, junto con la necesidad de cumplir con las regulaciones internacionales, requerían una solución robusta y escalable.
La solución
Para enfrentar estos desafíos, Autostrade decidió implementar OnBase, un software desarrollado por Hyland, mediante Florence Consulting Group, socio certificado de Hyland en Italia. OnBase ofrece muchas funcionalidades y una fácil integración con otros sistemas del mercado, lo que facilitó su adopción en un entorno tan complejo. El proceso de implementación siguió varias fases clave:
- Captura de documentación: Los documentos en papel fueron digitalizados e indexados por palabras clave para facilitar su archivo y recuperación. La información fue capturada mediante correo electrónico, archivos locales, formularios o carpetas de red.
- Control de documentos: OnBase gestionó la arquitectura de carpetas de manera automatizada, eliminando la necesidad de una lógica precisa para la creación de carpetas. Esto simplificó el flujo de trabajo diario y mejoró la eficiencia operativa.
- Recuperación de documentos: OnBase facilitó la búsqueda de información a través de consultas personalizadas y navegación por carpetas, lo que redujo la resistencia del equipo al cambio. También permitió la vinculación de documentos relacionados, proporcionando una visión completa de la información.
La diferencia
Digitalización y gestión de documentos
La implementación de OnBase fue un éxito y hoy Autostrade ha digitalizado más de 13 millones de documentos, con casi 2000 usuarios que utilizan la plataforma diariamente. La digitalización facilitó una gestión eficiente de documentos para la construcción y el mantenimiento de infraestructuras, mejorado la colaboración con terceros y asegurado el cumplimiento de las normativas internacionales.
Innovación y eficiencia
La integración de OnBase optimizó la entrega de proyectos y mejoró la satisfacción del cliente. La plataforma admite la gestión de grandes volúmenes de documentos y usuarios, demostrando su escalabilidad y eficiencia.
Aplicaciones especializadas
Se diseñaron e implementaron numerosas aplicaciones de procesos con OnBase, como el Plan de Reforzamiento Antisísmico, que se ocupa de la seguridad de los puentes y viaductos contra eventos sísmicos, y de la entrega de documentación a las agencias reguladoras y de protección civil. El más importante de estos es el Entorno Común de Datos (CDE), que gestiona y almacena todos los datos y documentos a lo largo del ciclo de vida de la infraestructura, en conformidad con la norma internacional ISO 19650.
Mantenimiento de infraestructura
El uso de OnBase también transformó los procesos de mantenimiento. Antes de 2022, los inspectores usaban documentación en papel. Ahora, gracias a una aplicación móvil nativa integrada con OnBase, todos los defectos e intervenciones se registran directamente en una tableta, mejorando la eficiencia y la precisión de la gestión del mantenimiento.
Conclusiones
La implementación de OnBase por Hyland en Autostrade per l'Italia, facilitada por Florence Consulting Group, permitió una transformación digital significativa en la gestión de los procesos documentales. Este resultado positivo mejoró la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente, estableciendo las bases para la expansión futura y para proyectos innovadores. La colaboración y el compromiso con la calidad continúan siendo los pilares del crecimiento y del éxito de Autostrade en el mercado.